Awdurdod annibynnol y Deyrnas Unedig a sefydlwyd i gynnal hawliau gwybodaeth er budd y cyhoedd, annog cyrff cyhoeddus i fod yn agored a hybu preifatrwydd data i unigolion.

Diben y prosesu a’r sail gyfreithiol drosto

Our purpose for collecting personal data during the fee payment process is so that we can contact you about your fee payment or about any other queries relating to your compliance with the legislation we oversee. We may also send you information about our guidance or events to help you comply with the legislation we oversee. 

Y sail gyfreithlon rydym yn dibynnu arni i brosesu’ch data personol yw erthygl 6(1)(e) o GDPR y Deyrnas Unedig, sy'n ein galluogi i brosesu data personol pan fo hynny'n angenrheidiol er mwyn cyflawni’n tasgau cyhoeddus yn rhinwedd ein swydd fel rheoleiddiwr.

Mae hyn yn gymwys i bob sefydliad neu unig fasnachwr y mae’n ofynnol iddyn nhw dalu ffi diogelu data.

Yr hyn y bydd arnom ei angen

Os yw’n ofynnol ichi dalu ffi, mae angen i ni gymryd gwybodaeth bersonol benodol gennych yn ystod y broses. Mae hyn yn cynnwys enw a manylion cysylltu’r sawl sy’n gyfrifol am dalu’r ffi a’ch Swyddog Diogelu Data (DPO) os oes un gennych. Byddwn yn cymryd gwybodaeth dalu hefyd, gan gynnwys manylion y cyfrif os byddwch yn talu drwy ddebyd uniongyrchol.

Pam mae arnom ei angen

Mae angen inni gasglu gwybodaeth am daliadau, er enghraifft eich cerdyn credyd neu ddebyd, neu fanylion eich cyfrif banc, er mwyn inni brosesu’ch taliad.

We need contact information to send fee payment reminders, to raise any queries we may have about your payment and to send you additional information to help you comply with the legislation we oversee. 

Gallwn gysylltu â chi hefyd os bydd gennym ymholiad y tu allan i broses y ffi, am sut mae’ch sefydliad yn prosesu data personol, os nad oes gennym bwynt cysylltu ar wahân ar gyfer ymholiadau.

Yr hyn a wnawn gydag ef

Byddwn yn defnyddio’r manylion talu a'r manylion cysylltu rydych chi’n eu rhoi i brosesu’ch taliad ar gyfer y ffi diogelu data.

Rydym yn cynnwys rhywfaint o’r wybodaeth y byddwch yn ei rhoi mewn cofrestr o’r rhai sy’n talu’r ffi, sydd ar gael yn gyhoeddus ar ein gwefan.

Bydd hyn yn cynnwys enw a chyfeiriad eich sefydliad. Fel rheolwr data, mae’n ofynnol i chi drefnu bod cyfeiriad ar gael i destunau data er mwyn iddyn nhw gysylltu â chi’n hawdd os bydd arnyn nhw eisiau arfer eu hawliau neu ofyn cwestiynau i chi.

Os ydych yn unig fasnachwr neu’n sefydliad bach rydym yn deall y gall y cyfeiriad rydych chi’n ei ddefnyddio ar gyfer eich busnes fod yn gyfeiriad preifat. Os felly, ac os na fyddech chi’n hoffi i’r cyfeiriad fod ar gael yn gyhoeddus ar y gofrestr rheolwyr, byddwch cystal â darparu Bwlch Post neu gyfeiriad arall yn lle’ch cyfeiriad preifat.

Os byddwch yn rhoi manylion DPO, byddwn yn cyhoeddi ei fanylion cysylltu. Byddwn yn gofyn hefyd a gawn ni gyhoeddi ei enw. Os byddwch yn dewis ‘cewch’, fe fydd enw’r swyddog yn cael ei gyhoeddi. Rydym yn eich annog i fod yn dryloyw ynghylch pwy yw eich DPO.

Os byddwn yn rhoi Hysbysiad Cost i chi a'ch bod yn methu talu'r ffi o fewn yr amser a nodwyd, byddwn yn pasio'ch gwybodaeth cofrestru, gan gynnwys yr enw'r a'r cyfeiriad y person yr anfonom y Hysbysiad Cost i, i'n cyfreithwr fel y gallent gael y swm terfynol.

We may send you information about our guidance or events to help you comply with the legislation we oversee.

Pa mor hir y byddwn yn ei chadw

I gael gwybodaeth am pa mor hir rydyn ni’n cadw data personol, gweler ein hamserlen cadw gwybodaeth..

Beth yw’ch hawliau chi?

We process personal data contained in fee payments and send you information about our guidance or events, in our capacity as a regulator, so you have the right to object to our processing of your personal data. There are legitimate reasons why we may refuse your objection, which depend on why we are processing it.

Os oes angen i chi newid y manylion sydd gennym, cysylltwch â ni.

If you prefer not to receive information about guidance or events to help you comply with the legislation we oversee, please email DPcommunity@ico.org.uk with your registration reference number, (eg Z5347709) and the name of your business, or your name if you are a sole trader and we’ll stop sending this information to you.

I gael rhagor o wybodaeth am eich hawliau, gweler ‘Eich hawliau chi fel unigolyn’.

Ydyn ni’n defnyddio unrhyw broseswyr data?

Ydyn. Rydyn ni’n defnyddio Global Payments i gymryd taliadau cerdyn. Ar gyfer taliadau debyd uniongyrchol, rydyn ni’n defnyddio gwasanaeth trydydd parti a ddarperir gan Data-8 i wirio bod gwybodaeth am y cyfrif banc a’r cod didoli yn gywir, a gwasanaeth BACS i brosesu'r taliad.

Rydym yn defnyddio cyfreithwyr allanol i adennill ffioedd a chosbau di-dâl.

Rydym yn defnyddio Corporate Document Services Ltd ar gyfer ein post lle mae'n ofynnol i ni anfon gohebiaeth drwy'r post.

Rydym yn defnyddio Adfer Rheoli Dogfennau sy'n darparu gwasanaeth ystafell bost ddigidol ar gyfer agor a sganio ein post.