Awdurdod annibynnol y Deyrnas Unedig a sefydlwyd i gynnal hawliau gwybodaeth er budd y cyhoedd, annog cyrff cyhoeddus i fod yn agored a hybu preifatrwydd data i unigolion.

Diben y prosesu a’r sail gyfreithiol drosto

Ein diben ar gyfer casglu data personol yn ystod y broses talu ffioedd yw fel y gallwn gysylltu â chi ynglŷn â'ch taliad ffioedd neu am unrhyw ymholiadau eraill sy'n ymwneud â'ch cydymffurfiaeth â'r ddeddfwriaeth a oruchwylir gennym. Efallai y byddwn hefyd yn anfon gwybodaeth atoch am ein canllawiau neu ddigwyddiadau i'ch helpu i gydymffurfio â'r ddeddfwriaeth rydym yn ei goruchwylio neu'n cysylltu â chi i ofyn am eich adborth am y gwasanaethau a ddarparwn.

Y sail gyfreithlon rydym yn dibynnu arni i brosesu’ch data personol yw erthygl 6(1)(e) o GDPR y Deyrnas Unedig, sy'n ein galluogi i brosesu data personol pan fo hynny'n angenrheidiol er mwyn cyflawni’n tasgau cyhoeddus yn rhinwedd ein swydd fel rheoleiddiwr.

Mae hyn yn berthnasol i bob sefydliad neu unig fasnachwr sy'n gorfod talu ffi diogelu data.

Yr hyn y bydd arnom ei angen

Os yw’n ofynnol ichi dalu ffi, mae angen i ni gymryd gwybodaeth bersonol benodol gennych yn ystod y broses. Mae hyn yn cynnwys enw a manylion cysylltu’r sawl sy’n gyfrifol am dalu’r ffi a’ch Swyddog Diogelu Data (DPO) os oes un gennych. Byddwn yn cymryd gwybodaeth dalu hefyd, gan gynnwys manylion y cyfrif os byddwch yn talu drwy ddebyd uniongyrchol.

Pam mae arnom ei angen

Mae angen inni gasglu gwybodaeth am daliadau, er enghraifft eich cerdyn credyd neu ddebyd, neu fanylion eich cyfrif banc, er mwyn inni brosesu’ch taliad.

Mae angen gwybodaeth gyswllt arnom i anfon negeseuon atgoffa talu ffioedd, i godi unrhyw ymholiadau sydd gennym am eich taliad ac i anfon gwybodaeth ychwanegol atoch i'ch helpu i gydymffurfio â'r ddeddfwriaeth a oruchwylir gennym.

Gallwn gysylltu â chi hefyd os bydd gennym ymholiad y tu allan i broses y ffi, am sut mae’ch sefydliad yn prosesu data personol, os nad oes gennym bwynt cysylltu ar wahân ar gyfer ymholiadau.

Yr hyn a wnawn gydag ef

Byddwn yn defnyddio’r manylion talu a'r manylion cysylltu rydych chi’n eu rhoi i brosesu’ch taliad ar gyfer y ffi diogelu data.

Rydym yn cynnwys rhywfaint o’r wybodaeth y byddwch yn ei rhoi mewn cofrestr o’r rhai sy’n talu’r ffi, sydd ar gael yn gyhoeddus ar ein gwefan.

Bydd hyn yn cynnwys enw a chyfeiriad eich sefydliad. Fel rheolwr data, mae’n ofynnol i chi drefnu bod cyfeiriad ar gael i destunau data er mwyn iddyn nhw gysylltu â chi’n hawdd os bydd arnyn nhw eisiau arfer eu hawliau neu ofyn cwestiynau i chi.

Os ydych yn unig fasnachwr neu’n sefydliad bach rydym yn deall y gall y cyfeiriad rydych chi’n ei ddefnyddio ar gyfer eich busnes fod yn gyfeiriad preifat. Os felly, ac os na fyddech chi’n hoffi i’r cyfeiriad fod ar gael yn gyhoeddus ar y gofrestr rheolwyr, byddwch cystal â darparu Bwlch Post neu gyfeiriad arall yn lle’ch cyfeiriad preifat.

Os byddwch yn rhoi manylion DPO, byddwn yn cyhoeddi ei fanylion cysylltu. Byddwn yn gofyn hefyd a gawn ni gyhoeddi ei enw. Os byddwch yn dewis ‘cewch’, fe fydd enw’r swyddog yn cael ei gyhoeddi. Rydym yn eich annog i fod yn dryloyw ynghylch pwy yw eich DPO.

Os byddwn yn rhoi Hysbysiad Cost i chi a'ch bod yn methu talu'r ffi o fewn yr amser a nodwyd, byddwn yn pasio'ch gwybodaeth cofrestru, gan gynnwys yr enw'r a'r cyfeiriad y person yr anfonom y Hysbysiad Cost i, i'n cyfreithwr fel y gallent gael y swm terfynol.

Efallai y byddwn yn anfon gwybodaeth atoch am ein canllawiau neu ddigwyddiadau i'ch helpu i gydymffurfio â'r ddeddfwriaeth rydym yn ei goruchwylio.

y byddwn hefyd yn cysylltu â chi i ofyn a fyddai gennych ddiddordeb mewn cymryd rhan mewn arolwg boddhad cwsmeriaid neu ymchwil debyg am y gwasanaethau a ddarparwn. Os hoffech gael eich cynnwys, byddwn yn trosglwyddo eich enw a'ch cyfeiriad e-bost i drydydd parti i gwblhau'r arolwg ar ein rhan.

Pa mor hir y byddwn yn ei chadw

I gael gwybodaeth am pa mor hir rydyn ni’n cadw data personol, gweler einhamserlen cadw gwybodaeth..

Os ydych yn cytuno i gymryd rhan yn yr arolwg profiad cwsmeriaid, bydd ICS yn cadw eich ymateb i'r arolwg am 30 diwrnod o'r arolwg yn cau. Byddant yn cadw eich enw a'ch cyfeiriad e-bost am 9 mis o ddyddiad dod i ben yr arolwg.

Beth yw’ch hawliau chi?

Rydym yn prosesu data personol sydd wedi'i gynnwys mewn taliadau ffioedd ac yn anfon gwybodaeth atoch am ein canllawiau neu ddigwyddiadau, yn rhinwedd ein swydd fel rheoleiddiwr, felly mae gennych yr hawl i wrthwynebu i ni brosesu eich data personol. Mae rhesymau dilys pam y gallwn wrthod eich gwrthwynebiad, sy'n dibynnu ar pam yr ydym yn ei brosesu.

Os oes angen i chi newid y manylion sydd gennym Cysylltwch â ni.

Os yw'n well gennych beidio â derbyn gwybodaeth am ganllawiau neu ddigwyddiadau i'ch helpu i gydymffurfio â'r ddeddfwriaeth rydym yn ei goruchwylio, anfonwch e-bost[email protected]gyda'ch cyfeirnod cofrestru ( ee Z5347709) ac enw eich busnes, neu eich enw os ydych yn unig fasnachwr a byddwn yn rhoi'r gorau i anfon y wybodaeth hon atoch.

Am rhagor o wybodaeth am eich hawliau, gweler 'Eich hawl fel unigolyn'.

Ydyn ni’n defnyddio unrhyw broseswyr data?

Ydyn. Rydyn ni’n defnyddio Global Payments i gymryd taliadau cerdyn. Ar gyfer taliadau debyd uniongyrchol, rydyn ni’n defnyddio gwasanaeth trydydd parti a ddarperir gan Data-8 i wirio bod gwybodaeth am y cyfrif banc a’r cod didoli yn gywir, a gwasanaeth BACS i brosesu'r taliad.

Rydym yn defnyddio cyfreithwyr allanol i adennill ffioedd a chosbau di-dâl.

Rydym yn defnyddio Corporate Document Services Ltd ar gyfer ein post lle mae'n ofynnol i ni anfon gohebiaeth drwy'r post.

Rydym yn defnyddio Exela Technologies sy'n darparu gwasanaeth ystafell bost ddigidol ar gyfer agor a sganio ein post.

Rydym yn defnyddio'r Sefydliad Gwasanaethau Cwsmeriaid (ICS) fel prosesydd data i gynnal ein harolygon boddhad cwsmeriaid.

Rydym yn defnyddio PA Consulting ar gyfer ymchwil ac ymgysylltu â rhanddeiliaid.