Awdurdod annibynnol y Deyrnas Unedig a sefydlwyd i gynnal hawliau gwybodaeth er budd y cyhoedd, annog cyrff cyhoeddus i fod yn agored a hybu preifatrwydd data i unigolion.

Diben y prosesu a’r sail gyfreithiol drosto

Ein diben ni wrth brosesu'r wybodaeth hon yw asesu’ch addasrwydd chi ar gyfer rôl rydych wedi gwneud cais amdani a'n helpu i ddatblygu a gwella’n proses recriwtio.

Y sail gyfreithlon rydym yn dibynnu arni ar gyfer prosesu eich data personol yw erthygl 6(1)(b) o GDPR y DU, sy'n ymwneud â phrosesu sy'n angenrheidiol i gyflawni contract neu i gymryd camau ar eich cais, cyn ymrwymo i gontract.

Os byddwch yn rhoi unrhyw wybodaeth inni ynghylch addasiadau rhesymol y mae arnoch eu hangen o dan Ddeddf Cydraddoldeb 2010, y sail gyfreithlon rydym yn dibynnu arni er mwyn prosesu'r wybodaeth hon yw erthygl 6(1)(c) er mwyn cydymffurfio â'n rhwymedigaethau cyfreithiol o dan y Ddeddf.

Y sail gyfreithlon rydym yn dibynnu arni i brosesu unrhyw wybodaeth a ddarparwch fel rhan o'ch cais sy'n ddata categori arbennig, fel gwybodaeth am iechyd, crefydd neu ethnigrwydd yw erthygl 9(2)(b) o GDPR y Deyrnas Unedig, sy'n ymwneud â'n rhwymedigaethau ni mewn cyflogaeth a diogelu’ch hawliau sylfaenol chi, ac Atodlen 1, rhan 1(1), o Ddeddf Diogelu Data 2018 sydd unwaith eto'n ymwneud â phrosesu at ddibenion cyflogaeth.

Rydym yn prosesu gwybodaeth ynghylch euogfarnau a throseddau ymgeiswyr. Y sail gyfreithlon rydym yn dibynnu arni i brosesu'r data hwn yw Erthygl 6(1)(e) er mwyn cyflawni’n tasg gyhoeddus. Yn ychwanegol, rydym yn dibynnu ar yr amod prosesu yn Atodlen 1, rhan 2, paragraff 6(2)(a).

Beth wnawn ni â’r wybodaeth a roddwch i ni?

Byddwn yn defnyddio’r holl wybodaeth a roddwch yn ystod y broses recriwtio i symud eich cais yn ei flaen gyda golwg ar gynnig contract cyflogaeth ichi gyda ni, neu er mwyn cyflawni gofynion cyfreithiol neu ofynion rheoleiddio os oes angen hynny.

Wnawn ni ddim rhannu’r wybodaeth a roddwch gydag unrhyw drydydd partïon at ddibenion marchnata.

We’ll use the contact details you give us to contact you to progress your application. We may also contact you to request your feedback about our recruitment process. We’ll use the other information you provide to assess your suitability for the role.

Pa wybodaeth rydyn ni’n gofyn amdani, a pham?

Dydyn ni ddim yn casglu mwy o wybodaeth nag y mae arnom ei hangen i gyflawni’r dibenion rydyn ni wedi’u nodi a dydyn ni ddim yn ei chadw yn hirach nag y mae ei angen.

Mae’r wybodaeth y gofynnwn amdani’n cael ei defnyddio i asesu’ch addasrwydd i gael eich cyflogi. Does dim rhaid ichi ddarparu’r hyn rydyn ni’n gofyn amdano ond fe allai effeithio ar eich cais os na wnewch chi.

Byddwn yn defnyddio unrhyw adborth a roddwch am ein proses recriwtio i ddatblygu a gwella’n hymgyrchoedd recriwtio yn y dyfodol.

Adeg gwneud cais

Os byddwch yn defnyddio’n system ymgeisio ar-lein, caiff eich manylion eu casglu gan brosesydd data ar ein rhan (gweler isod).

Gallwch gyflwyno’ch cais inni heb fod angen creu cyfrif. I gael gafael ar gopi o'ch ffurflen gais ar ôl ei llenwi, gallwch Gwneud cyfrifneu anfonwch ebost i[email protected] .

Rydym yn gofyn ichi roi’ch manylion personol gan gynnwys eich enw a’ch manylion cysylltu. Byddwn yn holi hefyd ynghylch profiad blaenorol, addysg, canolwyr ac yn gofyn am atebion i gwestiynau sy’n berthnasol i’r swydd. Bydd ein tîm recriwtio’n cael gweld yr holl wybodaeth hon.

Gofynnir i chi hefyd ddarparu gwybodaeth am gyfle cyfartal. Nid yw hyn yn orfodol – os na fyddwch yn ei ddarparu, ni fydd yn effeithio ar eich cais. Ni fyddwn yn sicrhau bod y wybodaeth ar gael i unrhyw staff y tu allan i'n tîm recriwtio, gan gynnwys rheolwyr llogi, mewn ffordd a all eich adnabod. Bydd unrhyw wybodaeth a ddarperir gennych yn cael ei defnyddio i gynhyrchu a monitro ystadegau cyfle cyfartal. Gellir rhannu'r wybodaeth hon hefyd ag archwilwyr cydraddoldeb ac amrywiaeth allanol.

Creu rhestr fer

Mae’n rheolwyr cyflogi’n llunio rhestr fer o ymgeiswyr i gael cyfweliad. Fyddan nhw ddim yn cael eich enw na’ch manylion cysylltu na’r wybodaeth am gyfle cyfartal os ydych chi wedi’i rhoi.

Asesiadau

Fe allen ni ofyn ichi gymryd rhan mewn diwrnodau asesu; cwblhau profion neu holiaduron proffil personoliaeth galwedigaethol; dod i gyfweliad; neu gyfuniad o’r rhain. Bydd gwybodaeth yn cael ei chreu gennych chi a ninnau. Er enghraifft, efallai y byddwch yn gwneud prawf ysgrifenedig neu fe allen ni gymryd nodiadau mewn cyfweliad. Ni sy’n dal yr wybodaeth hon.

Os byddwch yn aflwyddiannus ar ôl cael eich asesu ar gyfer y swydd, fe allen ni ofyn a hoffech inni gadw’ch manylion yn ein cronfa dalentau. Os hoffech inni eu cadw, byddwn yn cysylltu â chi os bydd unrhyw swyddi gwag addas eraill yn codi.

Cynnig amodol

Os rhown ni gynnig cyflogaeth amodol, byddwn yn gofyn ichi roi gwybodaeth er mwyn inni wneud gwiriadau cyn eich cyflogi. Rhaid ichi gwblhau’r gwiriadau hyn yn llwyddiannus cyn symud ymlaen i gael cynnig terfynol. Rhaid i ninnau gadarnhau pwy yw ein staff, cadarnhau eu hawl i weithio yn y Deyrnas Unedig, a gofyn am sicrwydd ynghylch eu huniondeb a’u dibynadwyedd.

Gan hynny mae’n rhaid ichi ddarparu:

  • prawf o pwy ydych chi – gofynnir ichi ddod i’n swyddfa â dogfennau gwreiddiol; fe gymerwn ni gopïau
  • prawf o’ch cymwysterau – gofynnir ichi ddod i’n swyddfa â dogfennau gwreiddiol; fe gymerwn ni gopïau
  • datganiad cofnodion troseddol i ddatgan unrhyw euogfarnau sydd heb ddarfod
  • eich cyfeiriad ebost, y byddwn yn ei drosglwyddo i Wasanaeth recriwtio’r Llywodraeth, a fydd yn cysylltu â chi i lenwi cais am Wiriad Troseddol Sylfaenol drwy’r Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd, neu Access NI, a fydd yn gwirio’ch datganiad ynghylch troseddau sydd heb ddarfod.

  • Byddwn yn cysylltu â’ch canolwyr, gan ddefnyddio’r manylion y byddwch chi’n eu rhoi yn eich cais, yn uniongyrchol i ofyn am eirdaon.
  • Byddwn yn gofyn hefyd ichi lenwi holiadur am eich iechyd i ganfod a ydych yn ffit i weithio.
  • Byddwn hefyd yn gofyn ichi am unrhyw addasiadau rhesymol y gall fod arnoch eu hangen o dan Ddeddf Cydraddoldeb 2010. Bydd yr wybodaeth hon yn cael ei rhannu gyda staff perthnasol yr ICO i sicrhau bod y rhain ar waith pan fyddwch yn dechrau’ch cyflogaeth.

Os byddwn yn rhoi cynnig terfynol, byddwn yn gofyn am y canlynol hefyd:

  • manylion banc – i brosesu taliadau cyflog
  • manylion cysylltu mewn argyfwng – fel ein bod yn gwybod pwy y dylen ni gysylltu â nhw os cewch argyfwng yn y gwaith
  • unrhyw aelodaeth o Gynllun Pensiwn Gwasanaeth Sifil – er mwyn inni anfon holiadur i weld a ydych yn gymwys i ailymuno â’ch cynllun blaenorol. Neu byddwn yn rhoi’ch gwybodaeth i’n darparwr pensiwn partneriaeth os nad ydych am ymuno â chynllun pensiwn y Gwasanaeth Sifil.

Ar ôl eich dyddiad dechrau

Mewn rhai swyddi mae angen cliriad diogelwch ar lefel uwch – bydd hyn yn glir ar yr hysbyseb neu’r disgrifiad swydd (neu’r ddau). Os felly, gofynnir ichi gyflwyno gwybodaeth drwy’r broses Fetio Diogelwch Gwladol i CThEM. CThEM fydd y rheolwr data yn achos yr wybodaeth hon.

Bydd CThEM yn dweud wrthon ni a fydd eich cais yn llwyddiannus ai peidio. Os nad yw, fyddan nhw ddim yn rhoi’r rhesymau i ni ond fe all fod rhaid inni adolygu’ch addasrwydd i’r swydd neu sut y byddwch yn cyflawni’ch dyletswyddau.

Mae’n Cod Ymddygiad yn gofyn bod yr holl staff yn datgan a oes ganddyn nhw unrhyw wrthdrawiad buddiannau posibl, neu a ydyn nhw’n weithgar mewn plaid wleidyddol. Os byddwch yn llenwi datganiad, caiff yr wybodaeth ei chadw ar eich ffeil bersonél. Bydd angen hefyd ichi ddatgan unrhyw gyflogaeth eilaidd.

Secondiadau

Rydyn ni hefyd yn cynnig cyfleoedd i bobl ddod i weithio inni ar sail secondiad. Rydym yn derbyn ceisiadau gan unigolion neu sefydliadau sy’n credu y gallen nhw elwa os bydd eu staff yn gweithio gyda ni.

Mae’r ceisiadau’n cael eu hanfon yn uniongyrchol aton ni. Ar ôl inni ystyried eich cais, os oes gennym ddiddordeb i siarad â chi ymhellach, byddwn yn cysylltu â chi drwy defnyddio’r manylion rydych chi wedi’u rhoi.

Fe allen ni ofyn ichi roi rhagor o wybodaeth am eich sgiliau a’ch profiad neu’ch gwahodd i gyfweliad.

Os nad oes gennyn ni waith addas ar y pryd, byddwn yn rhoi gwybod ichi ond fe allen ni ofyn a fyddech chi’n hoffi inni gadw’ch cais er mwyn inni gysylltu â chi ynghylch cyfleoedd posibl yn y dyfodol. Os hoffech inni wneud hynny, byddwn yn cadw’ch cais am chwe mis.

Os cewch eich secondio i ni, byddwn yn gofyn ichi lenwi datganiad ar ymlyniad gwleidyddol. Hefyd, disgwylir ichi gadw at gytundeb cyfrinachedd a chod ymddygiad, a fydd yn cael eu cytuno gyda’ch sefydliad.

Gallem ofyn ichi gwblhau’n gwiriadau cyn-gyflogi neu sicrhau cliriad diogelwch drwy’r broses Fetio Diogelwch Gwladol – y mae’r ddau yn cael eu disgrifio yn yr hysbysiad hwn. Bydd y cwestiwn a oes angen ichi wneud hyn yn dibynnu ar y math o waith y byddwch yn ei wneud inni.

Rydym yn gofyn am yr wybodaeth hon er mwyn inni gyflawni’n rhwymedigaethau i osgoi gwrthdrawiad buddiannau ac i ddiogelu’r wybodaeth sydd gennym.

Pa mor hir mae’r wybodaeth yn cael ei chadw?

I gael gwybodaeth am pa mor hir rydyn ni’n cadw data personol, gweler einhamserlen cadw gwybodaeth..

Sut rydyn ni’n gwneud penderfyniadau am recriwtio

Mae’r penderfyniadau terfynol ynghylch recriwtio’n cael eu gwneud gan reolwyr cyflogi ac aelodau o’n tîm recriwtio. Rydym yn cymryd y cyfan o’r wybodaeth a gasglwyd yn y broses ymgeisio i ystyriaeth.

Mae unrhyw brofion ar-lein yn cael eu marcio ac mae canlyniad yn cael ei gynhyrchu’n awtomatig. Er hynny, os hoffech herio’r marc a gawsoch, gall y canlyniad gael ei wirio â llaw.

Gallwch holi am benderfyniadau ar eich cais drwy siarad â’ch cysylltiad yn ein tîm recriwtio neu drwy anfon neges ebost at [email protected]

Eich hawliau chi

Fel unigolyn, mae gennych hawliau penodol ynghylch eich data personol chi’ch hun.

I gael rhagor o wybodaeth am eich hawliau, gweler ‘Eich hawliau chi fel unigolyn’.

Ydyn ni’n defnyddio unrhyw broseswyr data?

Ydyn – rydyn ni’n defnyddio sawl prosesydd i ddarparu elfennau ar ein gwasanaeth recriwtio inni.

We use Vacancy Filler to operate our our online application system and to produce anonymised management information about campaigns. Here is a link to Vacancy Filler's privacy notice.

If you accept a final offer from us, some of your personnel records will be held on CIPHR, which is an internally used HR records system. Here is a link to its polisi preifatrwydd.

Os cewch eich cyflogi gennym, bydd manylion perthnasol amdanoch yn cael eu rhoi i Capita HR Services sy’n darparu’n gwasanaethau cyflogres. Bydd hyn yn cynnwys eich enw, eich manylion banc, eich cyfeiriad, eich dyddiad geni, eich rhif Yswiriant Gwladol a’ch cyflog.

Yn yr un modd, rhoddir eich manylion i MyCSP sy’n gweinyddu Cynllun Pensiwn y Gwasanaeth Sifil, yr ydym yn aelod-sefydliad ynddo. Cewch eich ymrestru’n awtomatig yn y cynllun pensiwn a’r manylion a roddir i MyCSP yw eich enw, eich dyddiad geni, eich rhif Yswiriant Gwladol a’ch cyflog. Fydd manylion eich cyfrif banc ddim yn cael eu trosglwyddo i MyCSP ar yr adeg hon.

We use Health Management to provide our Occupational Health service.

We’ll send you a link to the questionnaire that will take you to Health Management’s website. The information you provide will be held by Health Management, who will give us a fit to work certificate or a report with recommendations. You are able to request to see the report before it is sent to us. If you decline for us to see it, this could affect your job offer. If an occupational health assessment is required, this is likely to be carried out by Health Management. Here is a link to Health Management's privacy notice.

CEB provide online testing for us. If we ask you to complete one of its tests, we’ll send you a link to the test. Your answers will be provided to and held by CEB. Here is a link to CEB's privacy notice.

For senior vacancies, we sometimes advertise through Hays Recruitment. Hays will collect the application information and may ask you to complete a work preference questionnaire that is used to assess your suitability for the role; the results are assessed by recruiters. Information collected by Hays will be kept for 12 months after the end of our agreement with Hays. Here is a link to Hays' privacy notice.

We use Snap Surveys to gather your feedback about our recruitment process. Any data collected by Snap Surveys for us is stored on UK servers. You can read their ddarllen eu Polisi Preifatrwydd yma..

We use Clear Company for external equality and diversity audits. You can ddarllen eu Polisi Preifatrwydd yma..