Awdurdod annibynnol y Deyrnas Unedig a sefydlwyd i gynnal hawliau gwybodaeth er budd y cyhoedd, annog cyrff cyhoeddus i fod yn agored a hybu preifatrwydd data i unigolion.

Diben y prosesu a’r sail gyfreithiol drosto

Ein diben ni wrth brosesu'r wybodaeth hon yw asesu’ch addasrwydd chi ar gyfer rôl rydych wedi gwneud cais amdani a'n helpu i ddatblygu a gwella’n proses recriwtio.

Y sail gyfreithlon rydym yn dibynnu arni ar gyfer prosesu eich data personol yw erthygl 6(1)(b) o GDPR y DU, sy'n ymwneud â phrosesu sy'n angenrheidiol i gyflawni contract neu i gymryd camau ar eich cais, cyn ymrwymo i gontract.

Os byddwch yn rhoi unrhyw wybodaeth inni ynghylch addasiadau rhesymol y mae arnoch eu hangen o dan Ddeddf Cydraddoldeb 2010, y sail gyfreithlon rydym yn dibynnu arni er mwyn prosesu'r wybodaeth hon yw erthygl 6(1)(c) er mwyn cydymffurfio â'n rhwymedigaethau cyfreithiol o dan y Ddeddf.

Y sail gyfreithlon rydym yn dibynnu arni i brosesu unrhyw wybodaeth a ddarparwch fel rhan o'ch cais sy'n ddata categori arbennig, fel gwybodaeth am iechyd, crefydd neu ethnigrwydd yw erthygl 9(2)(b) o GDPR y Deyrnas Unedig, sy'n ymwneud â'n rhwymedigaethau ni mewn cyflogaeth a diogelu’ch hawliau sylfaenol chi, ac Atodlen 1, rhan 1(1), o Ddeddf Diogelu Data 2018 sydd unwaith eto'n ymwneud â phrosesu at ddibenion cyflogaeth.

Rydym yn prosesu gwybodaeth ynghylch euogfarnau a throseddau ymgeiswyr. Y sail gyfreithlon rydym yn dibynnu arni i brosesu'r data hwn yw Erthygl 6(1)(e) er mwyn cyflawni’n tasg gyhoeddus. Yn ychwanegol, rydym yn dibynnu ar yr amod prosesu yn Atodlen 1, rhan 2, paragraff 6(2)(a).

Beth wnawn ni â’r wybodaeth a roddwch i ni?

Byddwn yn defnyddio’r holl wybodaeth a roddwch yn ystod y broses recriwtio i symud eich cais yn ei flaen gyda golwg ar gynnig contract cyflogaeth ichi gyda ni, neu er mwyn cyflawni gofynion cyfreithiol neu ofynion rheoleiddio os oes angen hynny.

Wnawn ni ddim rhannu’r wybodaeth a roddwch gydag unrhyw drydydd partïon at ddibenion marchnata.

Pa wybodaeth rydyn ni’n gofyn amdani, a pham?

Pa wybodaeth rydyn ni’n gofyn amdani, a pham?

Dydyn ni ddim yn casglu mwy o wybodaeth nag y mae arnom ei hangen i gyflawni’r dibenion rydyn ni wedi’u nodi a dydyn ni ddim yn ei chadw yn hirach nag y mae ei angen.

Mae’r wybodaeth y gofynnwn amdani’n cael ei defnyddio i asesu’ch addasrwydd i gael eich cyflogi. Does dim rhaid ichi ddarparu’r hyn rydyn ni’n gofyn amdano ond fe allai effeithio ar eich cais os na wnewch chi.

Byddwn yn defnyddio unrhyw adborth a roddwch am ein proses recriwtio i ddatblygu a gwella’n hymgyrchoedd recriwtio yn y dyfodol.

Adeg gwneud cais

Os byddwch yn defnyddio’n system ymgeisio ar-lein, caiff eich manylion eu casglu gan brosesydd data ar ein rhan (gweler isod).

Gallwch gyflwyno’ch cais inni heb fod angen creu cyfrif. I gael gafael ar gopi o'ch ffurflen gais ar ôl ei llenwi, gallwch greu cyfrif neu anfon neges ebost aton ni yn recruitment@ico.org.uk .

Rydym yn gofyn ichi roi’ch manylion personol gan gynnwys eich enw a’ch manylion cysylltu. Byddwn yn holi hefyd ynghylch profiad blaenorol, addysg, canolwyr ac yn gofyn am atebion i gwestiynau sy’n berthnasol i’r swydd. Bydd ein tîm recriwtio’n cael gweld yr holl wybodaeth hon.

Gofynnir hefyd ichi roi gwybodaeth am gyfle cyfartal. Dydy hyn ddim yn orfodol – os na fyddwch yn ei rhoi, fydd hynny ddim yn effeithio ar eich cais. Wnawn ni ddim trefnu bod yr wybodaeth ar gael i unrhyw staff y tu allan i’n tîm recriwtio, gan gynnwys rheolwyr cyflogi, mewn modd sy’n gallu’ch adnabod chi. Bydd unrhyw wybodaeth y byddwch yn ei rhoi yn cael ei defnyddio i lunio a monitro ystadegau am gyfle cyfartal.

Creu rhestr fer

Mae’n rheolwyr cyflogi’n llunio rhestr fer o ymgeiswyr i gael cyfweliad. Fyddan nhw ddim yn cael eich enw na’ch manylion cysylltu na’r wybodaeth am gyfle cyfartal os ydych chi wedi’i rhoi.

Asesiadau

Fe allen ni ofyn ichi gymryd rhan mewn diwrnodau asesu; cwblhau profion neu holiaduron proffil personoliaeth galwedigaethol; dod i gyfweliad; neu gyfuniad o’r rhain. Bydd gwybodaeth yn cael ei chreu gennych chi a ninnau. Er enghraifft, efallai y byddwch yn gwneud prawf ysgrifenedig neu fe allen ni gymryd nodiadau mewn cyfweliad. Ni sy’n dal yr wybodaeth hon.

Os byddwch yn aflwyddiannus ar ôl cael eich asesu ar gyfer y swydd, fe allen ni ofyn a hoffech inni gadw’ch manylion yn ein cronfa dalentau. Os hoffech inni eu cadw, byddwn yn cysylltu â chi os bydd unrhyw swyddi gwag addas eraill yn codi.

Cynnig amodol

Os rhown ni gynnig cyflogaeth amodol, byddwn yn gofyn ichi roi gwybodaeth er mwyn inni wneud gwiriadau cyn eich cyflogi. Rhaid ichi gwblhau’r gwiriadau hyn yn llwyddiannus cyn symud ymlaen i gael cynnig terfynol. Rhaid i ninnau gadarnhau pwy yw ein staff, cadarnhau eu hawl i weithio yn y Deyrnas Unedig, a gofyn am sicrwydd ynghylch eu huniondeb a’u dibynadwyedd.

Gan hynny mae’n rhaid ichi ddarparu:

  • prawf o pwy ydych chi – gofynnir ichi ddod i’n swyddfa â dogfennau gwreiddiol; fe gymerwn ni gopïau
  • prawf o’ch cymwysterau – gofynnir ichi ddod i’n swyddfa â dogfennau gwreiddiol; fe gymerwn ni gopïau
  • datganiad cofnodion troseddol i ddatgan unrhyw euogfarnau sydd heb ddarfod
  • eich cyfeiriad ebost, y byddwn yn ei drosglwyddo i Wasanaeth recriwtio’r Llywodraeth, a fydd yn cysylltu â chi i lenwi cais am Wiriad Troseddol Sylfaenol drwy’r Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd, neu Access NI, a fydd yn gwirio’ch datganiad ynghylch troseddau sydd heb ddarfod.

  • Byddwn yn cysylltu â’ch canolwyr, gan ddefnyddio’r manylion y byddwch chi’n eu rhoi yn eich cais, yn uniongyrchol i ofyn am eirdaon.
  • Byddwn yn gofyn hefyd ichi lenwi holiadur am eich iechyd i ganfod a ydych yn ffit i weithio.
  • Byddwn hefyd yn gofyn ichi am unrhyw addasiadau rhesymol y gall fod arnoch eu hangen o dan Ddeddf Cydraddoldeb 2010. Bydd yr wybodaeth hon yn cael ei rhannu gyda staff perthnasol yr ICO i sicrhau bod y rhain ar waith pan fyddwch yn dechrau’ch cyflogaeth.

Os byddwn yn rhoi cynnig terfynol, byddwn yn gofyn am y canlynol hefyd:

  • manylion banc – i brosesu taliadau cyflog
  • manylion cysylltu mewn argyfwng – fel ein bod yn gwybod pwy y dylen ni gysylltu â nhw os cewch argyfwng yn y gwaith
  • unrhyw aelodaeth o Gynllun Pensiwn Gwasanaeth Sifil – er mwyn inni anfon holiadur i weld a ydych yn gymwys i ailymuno â’ch cynllun blaenorol. Neu byddwn yn rhoi’ch gwybodaeth i’n darparwr pensiwn partneriaeth os nad ydych am ymuno â chynllun pensiwn y Gwasanaeth Sifil.

Ar ôl eich dyddiad dechrau

Mewn rhai swyddi mae angen cliriad diogelwch ar lefel uwch – bydd hyn yn glir ar yr hysbyseb neu’r disgrifiad swydd (neu’r ddau). Os felly, gofynnir ichi gyflwyno gwybodaeth drwy’r broses Fetio Diogelwch Gwladol i CThEM. CThEM fydd y rheolwr data yn achos yr wybodaeth hon.

Bydd CThEM yn dweud wrthon ni a fydd eich cais yn llwyddiannus ai peidio. Os nad yw, fyddan nhw ddim yn rhoi’r rhesymau i ni ond fe all fod rhaid inni adolygu’ch addasrwydd i’r swydd neu sut y byddwch yn cyflawni’ch dyletswyddau.

Mae’n Cod Ymddygiad yn gofyn bod yr holl staff yn datgan a oes ganddyn nhw unrhyw wrthdrawiad buddiannau posibl, neu a ydyn nhw’n weithgar mewn plaid wleidyddol. Os byddwch yn llenwi datganiad, caiff yr wybodaeth ei chadw ar eich ffeil bersonél. Bydd angen hefyd ichi ddatgan unrhyw gyflogaeth eilaidd.

Secondiadau

Rydyn ni hefyd yn cynnig cyfleoedd i bobl ddod i weithio inni ar sail secondiad. Rydym yn derbyn ceisiadau gan unigolion neu sefydliadau sy’n credu y gallen nhw elwa os bydd eu staff yn gweithio gyda ni.

Mae’r ceisiadau’n cael eu hanfon yn uniongyrchol aton ni. Ar ôl inni ystyried eich cais, os oes gennym ddiddordeb i siarad â chi ymhellach, byddwn yn cysylltu â chi drwy defnyddio’r manylion rydych chi wedi’u rhoi.

Fe allen ni ofyn ichi roi rhagor o wybodaeth am eich sgiliau a’ch profiad neu’ch gwahodd i gyfweliad.

Os nad oes gennyn ni waith addas ar y pryd, byddwn yn rhoi gwybod ichi ond fe allen ni ofyn a fyddech chi’n hoffi inni gadw’ch cais er mwyn inni gysylltu â chi ynghylch cyfleoedd posibl yn y dyfodol. Os hoffech inni wneud hynny, byddwn yn cadw’ch cais am chwe mis.

Os cewch eich secondio i ni, byddwn yn gofyn ichi lenwi datganiad ar ymlyniad gwleidyddol. Hefyd, disgwylir ichi gadw at gytundeb cyfrinachedd a chod ymddygiad, a fydd yn cael eu cytuno gyda’ch sefydliad.

Gallem ofyn ichi gwblhau’n gwiriadau cyn-gyflogi neu sicrhau cliriad diogelwch drwy’r broses Fetio Diogelwch Gwladol – y mae’r ddau yn cael eu disgrifio yn yr hysbysiad hwn. Bydd y cwestiwn a oes angen ichi wneud hyn yn dibynnu ar y math o waith y byddwch yn ei wneud inni.

Rydym yn gofyn am yr wybodaeth hon er mwyn inni gyflawni’n rhwymedigaethau i osgoi gwrthdrawiad buddiannau ac i ddiogelu’r wybodaeth sydd gennym.

Pa mor hir mae’r wybodaeth yn cael ei chadw?

I gael gwybodaeth am pa mor hir rydyn ni’n cadw data personol, gweler ein hamserlen cadw gwybodaeth.

Sut rydyn ni’n gwneud penderfyniadau am recriwtio

Mae’r penderfyniadau terfynol ynghylch recriwtio’n cael eu gwneud gan reolwyr cyflogi ac aelodau o’n tîm recriwtio. Rydym yn cymryd y cyfan o’r wybodaeth a gasglwyd yn y broses ymgeisio i ystyriaeth.

Mae unrhyw brofion ar-lein yn cael eu marcio ac mae canlyniad yn cael ei gynhyrchu’n awtomatig. Er hynny, os hoffech herio’r marc a gawsoch, gall y canlyniad gael ei wirio â llaw.

Gallwch holi am benderfyniadau ar eich cais drwy siarad â’ch cysylltiad yn ein tîm recriwtio neu drwy anfon neges ebost at recuitment@ico.org.uk

Eich hawliau chi

Fel unigolyn, mae gennych hawliau penodol ynghylch eich data personol chi’ch hun.

I gael rhagor o wybodaeth am eich hawliau, gweler ‘Eich hawliau chi fel unigolyn’.

Ydyn ni’n defnyddio unrhyw broseswyr data?

Ydyn – rydyn ni’n defnyddio sawl prosesydd i ddarparu elfennau ar ein gwasanaeth recriwtio inni.

Rydym yn defnyddio Vacancy Filler i weithredu’n system ymgeisio ar-lein ac i gynhyrchu gwybodaeth reoli ddienw am ymgyrchoedd. Dyma ddolen i hysbysiad preifatrwydd Vacancy Filler.

Os byddwch yn derbyn cynnig terfynol oddi wrthon ni, caiff rhai o’ch cofnodion personél eu cadw ar CIPHR, sef system cofnodion adnoddau dynol sy’n cael ei ddefnyddio’n fewnol. Dyma ddolen i’w hysbysiad preifatrwydd.

Os cewch eich cyflogi gennym, bydd manylion perthnasol amdanoch yn cael eu rhoi i Capita HR Services sy’n darparu’n gwasanaethau cyflogres. Bydd hyn yn cynnwys eich enw, eich manylion banc, eich cyfeiriad, eich dyddiad geni, eich rhif Yswiriant Gwladol a’ch cyflog.

Yn yr un modd, rhoddir eich manylion i MyCSP sy’n gweinyddu Cynllun Pensiwn y Gwasanaeth Sifil, yr ydym yn aelod-sefydliad ynddo. Cewch eich ymrestru’n awtomatig yn y cynllun pensiwn a’r manylion a roddir i MyCSP yw eich enw, eich dyddiad geni, eich rhif Yswiriant Gwladol a’ch cyflog. Fydd manylion eich cyfrif banc ddim yn cael eu trosglwyddo i MyCSP ar yr adeg hon.

Rydym yn defnyddio Health Management i ddarparu’n gwasanaeth Iechyd Galwedigaethol.Anfonwn ddolen atoch i’r holiadur a bydd honno’n mynd â chi i wefan Health Management. Bydd yr wybodaeth y byddwch yn ei rhoi yn cael ei chadw gan Health Management, a fydd yn rhoi tystysgrif ffitrwydd i weithio inni neu adroddiad yn cynnwys argymhellion. Gallwch wneud cais am weld yr adroddiad cyn iddo gael ei anfon aton ni. Os byddwch yn gwrthod inni ei weld, gallai hynny effeithio ar eich cynnig swydd. Os bydd angen asesiad iechyd galwedigaethol, mae hwnnw’n debygol o gael ei wneud gan Health Management. Dyma ddolen i hysbysiad preifatrwydd Health Management.

CEB sy’n darparu’r profion ar-lein ar ein rhan. Os gofynnwn ichi gwblhau un o’u profion, byddwn yn anfon dolen i’r prawf atoch. Bydd eich atebion yn cael eu rhoi i CEB a’u cadw gan CEB. Dyma ddolen i hysbysiad preifatrwydd CEB.

Yn achos swyddi uwch, byddwn ni weithiau’n hysbysebu drwy Hays Recruitment. Hays fydd yn casglu’r wybodaeth o’r cais ac fe allen nhw ofyn ichi lenwi holiadur dewisiadau gwaith sy’n cael ei ddefnyddio i asesu’ch addasrwydd ar gyfer y swydd; mae’r canlyniadau’n cael eu hasesu gan recriwtwyr. Bydd yr wybodaeth sydd wedi’i chasglu gan Hays yn cael ei chadw am 12 mis ar ôl diwedd ein cytundeb gyda Hays. Dyma ddolen i hysbysiad preifatrwydd Hays.

Rydym yn defnyddio Snap Surveys i gasglu’ch adborth am ein proses recriwtio. Mae unrhyw ddata sy’n cael ei gasglu gan Snap Surveys ar ein rhan yn cael ei storio ar weinyddion yn y Deyrnas Unedig. Gallwch ddarllen eu Polisi Preifatrwydd nhw yma..