Awdurdod annibynnol y Deyrnas Unedig a sefydlwyd i gynnal hawliau gwybodaeth er budd y cyhoedd, annog cyrff cyhoeddus i fod yn agored a hybu preifatrwydd data i unigolion.

Ffonio’n llinell gymorth

Cyfryngau cymdeithasol

Sgwrs fyw

Anfon neges ebost atom

Diben y prosesu a’r sail gyfreithiol drosto

Ffonio’n llinell gymorth

Pan fyddwch yn ffonio’n prif linell gymorth (0303 123 1113), rydym yn casglu gwybodaeth Adnabod Llinell Alw (CLI). Dyma’r rhif ffôn rydych chi’n ffonio arno (os nad yw wedi’i ddal yn ôl). Rydym yn cadw cofnod o’r rhif ffôn, ac o ddyddiad, amser a pharhad yr alwad, ond fyddwn ni ddim yn recordio sain yr alwad ei hun. Rydym yn cadw’r wybodaeth hon am 90 diwrnod.

Rydym yn defnyddio’r wybodaeth hon i ddeall y galw am ein gwasanaethau ac er mwyn gwella sut rydyn ni’n gweithredu. Gallwn ddefnyddio’r rhif hefyd i’ch ffonio chi’n ôl os ydych wedi gofyn inni wneud hynny, os aiff eich galwad yn farw neu os bydd problem ar y llinell. Gallwn ei ddefnyddio hefyd i wirio faint o alwadau rydyn ni wedi’u cael o’r rhif hwnnw.

Fyddwn ni ddim yn recordio sain galwadau, ond fe allen ni gymryd nodiadau. Gallai staff eraill yr ICO gwrando ar eich galwad at ddiben hyfforddi neu sicrhau ansawadd.

We sometimes conduct surveys on our helpline to help us identify trends in the enquiries we receive and improve how we operate. If you are a controller we may ask if you have paid your data protection fee and enquire about your use of our website and guidance resources. If you require a follow up call we will also ask you to provide us with your contact details.

We use an online tool hosted by Snap Surveys to record your survey responses. You can read their privacy policy here. Data collected by Snap Surveys for the ICO is stored on UK servers.

Rydym yn defnyddio gwasanaeth cyfieithu a ddarperir gan Language Line Limited i gwsmeriaid sydd heb Saesneg yn iaith gyntaf. Dydyn ni a Language Line ddim yn cadw sgriptiau galwadau. Mae’r alwad yn cael ei phrosesu’n fyw at ddibenion ei chyfieithu.

Rydym yn croesawu galwadau yn Gymraeg ar 0330 414 6421.

Mae gennyn ni wasanaeth ffôn testun sy’n arbennig o ddefnyddiol os ydych yn fyddar, yn drwm eich clyw neu os oes gennych nam ar eich lleferydd. Dydyn ni ddim yn cadw gwybodaeth am alwadau na negeseuon sy’n cael eu gadael ar y ffôn.

Rydyn ni’n dal gwybodaeth ystadegol am y galwadau rydyn ni’n eu cael am nifer o flynyddoedd, ond nid yw hyn yn cynnwys data personol.

Cyfryngau cymdeithasol

Rydym yn defnyddio darparwr sy’n drydydd parti, Hootsuite, i reoli’n ymwneud â’r cyfryngau cymdeithasol. Os byddwch yn anfon neges breifat neu neges uniongyrchol aton ni drwy’r cyfryngau cymdeithasol, caiff ei storio gan Hootsuite am dri mis. Ni fydd yn cael ei rhannu gydag unrhyw sefydliadau eraill.

Rydym yn gweld yr holl wybodaeth hon ac yn penderfynu sut i’w rheoli. Er enghraifft, os anfonwch chi neges drwy’r cyfryngau cymdeithasol y mae angen ymateb iddi, gallwn ei phrosesu yn ein system rheoli achosion fel ymholiad neu gŵyn.

Sgwrs fyw

Rydym yn defnyddio darparwr sy’n drydydd parti, GCI, i ddarparu ac i gefnogi’n gwasanaeth sgwrs fyw.

Os byddwch yn defnyddio’r gwasanaeth hwn, byddwn yn casglu’ch enw a chynnwys y sesiwn sgwrs fyw. Byddwn ni hefyd yn casglu’ch cyfeiriad ebost, os byddwch yn dewis ei roi, er mwyn cael trawsgrifiad o’r sgwrs. At ei gilydd, byddwn yn cadw’r wybodaeth hon am 100 diwrnod.

Anfon neges ebost atom

Rydym yn defnyddio Diogelwch Haenau Trosgwyddo (TLS) i amgryptio ac i ddiogelu traffig ebost yn unol â chanllawiau’r llywodraeth ar ddiogelwch negeseuon ebost. Mae’r mwyafrif o wasanaethau gwebost, megis Gmail a Hotmail, yn defnyddio TLS yn ddiofyn.

We use machine learning tools to review the content of emails sent to us. We use this information to train our systems, gain insight into demand for our services and to improve how we operate. Your original email request will remain unaltered and will be processed by ICO staff.

Byddwn ni hefyd yn monitro unrhyw negeseuon ebost sy’n cael eu hanfon atom, gan gynnwys atodiadau, am feirysau neu feddalwedd maleisus. Rhaid i chi sicrhau bod unrhyw neges ebost a anfonwch atom yn gyfreithlon.

Diben y prosesu a’r sail gyfreithiol drosto

Y sail gyfreithlon rydym yn dibynnu arni i brosesu data personol yw erthygl 6(1)(e) o'r GDPR, sy'n ein galluogi i brosesu data personol pan fo angen cyflawni’n tasg gyhoeddus.