Awdurdod annibynnol y Deyrnas Unedig a sefydlwyd i gynnal hawliau gwybodaeth er budd y cyhoedd, annog cyrff cyhoeddus i fod yn agored a hybu preifatrwydd data i unigolion.

Ffonio’n llinell gymorth

Pan fyddwch yn ffonio ein prif linell gymorth (0303 123 1113), rydym yn casglu gwybodaeth Adnabod Llinell Galw (CLI). Dyma'r rhif ffôn rydych chi'n galw ohono (os nad yw'n cael ei ddal yn ôl). Mae gennym log o rif ffôn, dyddiad, amser a hyd yr alwad, ond nid ydym yn recordio'r alwad ei hun. Rydym yn cadw'r wybodaeth hon am 100 diwrnod.

Rydym yn defnyddio’r wybodaeth hon i ddeall y galw am ein gwasanaethau ac er mwyn gwella sut rydyn ni’n gweithredu. Gallwn ddefnyddio’r rhif hefyd i’ch ffonio chi’n ôl os ydych wedi gofyn inni wneud hynny, os aiff eich galwad yn farw neu os bydd problem ar y llinell. Gallwn ei ddefnyddio hefyd i wirio faint o alwadau rydyn ni wedi’u cael o’r rhif hwnnw.

Fyddwn ni ddim yn recordio sain galwadau, ond fe allen ni gymryd nodiadau. Gallai staff eraill yr ICO gwrando ar eich galwad at ddiben hyfforddi neu sicrhau ansawadd.

Weithiau rydym yn cynnal arolygon ar ein llinell gymorth i'n helpu i nodi tueddiadau yn yr ymholiadau sy’n dod i law a gwella'r ffordd rydym yn gweithredu. Os ydych chi’n rheolwr, efallai y byddwn yn gofyn a ydych chi wedi talu’ch ffi diogelu data ac yn holi sut rydych chi’n defnyddio'n gwefan a'n hadnoddau cyfarwyddyd. Os oes arnoch chi angen galwad ddilynol, fe fyddwn ni hefyd yn gofyn ichi roi’ch manylion cysylltu i ni.

Rydym yn defnyddio adnodd ar-lein sy’n cael ei gynnal gan Snap Surveys i gofnodi’ch ymatebion i arolygon. Gallwch ddarllen eu polisi preifatrwydd nhwymaMae data sy’n cael ei gasglu gan Snap Surveys ar ran yr ICO yn cael ei storio ar weinyddion yn y Deyrnas Unedig.

Efallai y byddwn hefyd yn eich gwahodd i gymryd rhan mewn arolwg boddhad cwsmeriaid. Os hoffech gael eich cynnwys, byddwn yn trosglwyddo eich enw a'ch cyfeiriad e-bost i drydydd parti, y Sefydliad Gwasanaeth Cwsmeriaid (ICS), sy'n cynnal ein harolygon boddhad cwsmeriaid.

Rydym yn defnyddio gwasanaeth cyfieithu a ddarperir gan Language Line Limited i gwsmeriaid sydd heb Saesneg yn iaith gyntaf. Dydyn ni a Language Line ddim yn cadw sgriptiau galwadau. Mae’r alwad yn cael ei phrosesu’n fyw at ddibenion ei chyfieithu.

Rydym yn croesawu galwadau yn Gymraeg ar 0330 414 6421.

Mae gennyn ni wasanaeth ffôn testun sy’n arbennig o ddefnyddiol os ydych yn fyddar, yn drwm eich clyw neu os oes gennych nam ar eich lleferydd. Dydyn ni ddim yn cadw gwybodaeth am alwadau na negeseuon sy’n cael eu gadael ar y ffôn.

Rydyn ni’n dal gwybodaeth ystadegol am y galwadau rydyn ni’n eu cael am nifer o flynyddoedd, ond nid yw hyn yn cynnwys data personol.

Cyfryngau cymdeithasol

Rydym yn defnyddio darparwr sy’n drydydd parti, Hootsuite, i reoli’n ymwneud â’r cyfryngau cymdeithasol. Os byddwch yn anfon neges breifat neu neges uniongyrchol aton ni drwy’r cyfryngau cymdeithasol, caiff ei storio gan Hootsuite am dri mis. Ni fydd yn cael ei rhannu gydag unrhyw sefydliadau eraill.

Rydym yn gweld yr holl wybodaeth hon ac yn penderfynu sut rydym yn ei rheoli. Er enghraifft, os byddwch yn anfon neges drwy'r cyfryngau cymdeithasol sydd angen ymateb gennym, efallai y byddwn yn ei phrosesu yn ein system rheoli achosion felymholiadneucwyn.Wrth gysylltu â'r ICO drwy lwyfan cyfryngau cymdeithasol, awgrymwn eich bod hefyd yn ymgyfarwyddo â gwybodaeth am breifatrwydd y platfform hwnnw.

Sgwrs fyw

Rydym yn defnyddio darparwr trydydd parti, Nasstar, i gyflenwi a chefnogi ein gwasanaeth sgwrsio byw.

Os byddwch yn defnyddio ein gwasanaeth sgwrsio byw byddwn yn casglu cynnwys eich sesiwn sgwrs fyw ac os byddwch yn dewis rhoi eich enw a'ch cyfeiriad e-bost iddo. Mae Nasstar yn cadw'r data hwn i ni am 100 diwrnod.

Chatbot

Our Chatbot service allows site visitors to ask, and get answers to, questions from a ‘bot’ (or automated service).

If you use the chatbot, the chatbot will share the contents of your chat with Microsoft Azure cognitive services, Google natural language processing services, Bing search and Bing spellchecker services, which are used to allow the bot to interpret and answer questions. The third party services only process your data during your chat session. It isn’t necessary for you to share your personal data with us when using this service, but if you chose to do so then your information would be shared with those services.

The ICO retains the contents of chats for 12 months, for training and analysis. We also hold statistical information about the Chatbot service, but this does not contain any personal data.

The ICO uses a third party, ICS.AI, to provide technical support for the chatbot.

Anfon neges ebost atom

Rydym yn defnyddio Diogelwch Haenau Trosgwyddo (TLS) i amgryptio ac i ddiogelu traffig ebost yn unol â chanllawiau’r llywodraeth ar ddiogelwch negeseuon ebost. Mae’r mwyafrif o wasanaethau gwebost, megis Gmail a Hotmail, yn defnyddio TLS yn ddiofyn.

Rydym yn defnyddio offer dysgu peiriant i adolygu cynnwys negeseuon e-bost a anfonir atom. Rydym yn defnyddio'r wybodaeth hon i hyfforddi ein systemau, cael cipolwg ar y galw am ein gwasanaethau a gwella'r ffordd rydym yn gweithredu. Efallai y byddwch yn derbyn ateb awtomatig, bydd eich cais e-bost gwreiddiol yn parhau heb ei newid a bydd staff Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth yn ei brosesu.

Byddwn ni hefyd yn monitro unrhyw negeseuon ebost sy’n cael eu hanfon atom, gan gynnwys atodiadau, am feirysau neu feddalwedd maleisus. Rhaid i chi sicrhau bod unrhyw neges ebost a anfonwch atom yn gyfreithlon.

Diben y prosesu a’r sail gyfreithiol drosto

Y sail gyfreithlon rydym yn dibynnu arni i brosesu’ch data personol yw erthygl 6(1)(e) o GDPR y Deyrnas Unedig, sy'n ein galluogi i brosesu data personol pan fo hynny'n angenrheidiol er mwyn cyflawni’n tasgau cyhoeddus yn rhinwedd ein swydd fel rheoleiddiwr.