Awdurdod annibynnol y Deyrnas Unedig a sefydlwyd i gynnal hawliau gwybodaeth er budd y cyhoedd, annog cyrff cyhoeddus i fod yn agored a hybu preifatrwydd data i unigolion.

Diben y prosesu a’r sail gyfreithiol drosto

Ein diben wrth brosesu yw cynnal cystadleuaeth ar gyfer gwobr yr ICO i Swyddog Diogelu Data'r Flwyddyn - byddwn yn asesu'r ceisiadau ac yn dewis enillydd.

Y sail gyfreithlon rydym yn dibynnu arni i brosesu’ch data personol yw erthygl 6(1)(e) o GDPR y Deyrnas Unedig, sy'n ein galluogi i brosesu data personol pan fo hynny'n angenrheidiol er mwyn cyflawni’n tasgau cyhoeddus yn rhinwedd ein swydd fel rheoleiddiwr.

Yr hyn y bydd arnom ei angen

Yr wybodaeth rydyn ni’n gofyn amdani yw'r wybodaeth y mae arnon ni ei hangen i asesu'r ceisiadau sy’n dod i law, cysylltu â’r enwebeion ar y rhestr fer, rhoi cyhoeddusrwydd i'w gwaith, a dewis enillydd.

Os ydych chi’n enwebu DPO i'w ystyried, byddwch yn cyflwyno’ch enw a'ch manylion cysylltu ynghyd â gwybodaeth am yr enwebai ar ffurflen gais ar-lein. Bydd hyn yn cynnwys enw a manylion cysylltu’r enwebai yn ogystal â datganiad ynghylch pam rydych chi’n ei enwebu.

Dylech sicrhau bod yr unigolyn rydych chi wedi'i enwebu yn ymwybodol eich bod yn darparu gwybodaeth amdanyn nhw a'u gwaith i’r ICO, a fydd yn cael cyhoeddusrwydd os cân nhw eu cynnwys ar y rhestr fer.

Pam mae arnom ei angen

Mae arnon ni angen data personol y sawl sy'n gwneud yr enwebiad er mwyn inni gysylltu â nhw gydag unrhyw ymholiadau a allai fod gennym. Mae arnon ni angen data personol yr enwebeion i asesu'r ceisiadau, gwirio eu rôl fel Swyddog Diogelu Data, cysylltu â nhw os cân nhw eu cynnwys ar y rhestr fer a rhoi cyhoeddusrwydd i'w gwaith.

Yr hyn a wnawn gydag ef

Bydd y ceisiadau'n cael eu hasesu gan banel mewnol o uwch-reolwyr. Byddwn yn cysylltu â’r enwebeion ar y rhestr fer i ddweud wrthyn nhw eu bod wedi cyrraedd y rhestr fer. Byddwn hefyd yn cysylltu â'r sawl a enwebodd yr ymgeiswyr ar y rhestr fer i'w hysbysu bod eu henwebai nhw wedi bod yn llwyddiannus.

Byddwn yn cyhoeddi'r wybodaeth am yr enwebeion ar y rhestr fer ar ein gwefan ni’n hunain, gan gynnwys eu henw, eu sefydliad a pham y cawson nhw eu henwebu.

Bydd yr ymgeiswyr ar y rhestr fer yn cael gwahoddiad i'n Cynhadledd Ymarferwyr Diogelu Data 2020 lle caiff enw’r enillydd ei gyhoeddi.

Pa mor hir y byddwn yn ei chadw

Byddwn yn cadw'r gwybodaeth am 12 mis.

Beth yw’ch hawliau chi?

Gan ein bod yn prosesu data personol mewn enwebiadau am y dyfarniad yn rhinwedd ein swydd fel rheoleiddiwr, mae gennych chi hawl i wrthwynebu prosesu’ch data personol. Mae yna resymau dilys pam y gallwn wrthod eich gwrthwynebiad, sy'n dibynnu ar pam rydyn ni’n ei brosesu.

I gael rhagor o wybodaeth am eich hawliau, gweler ‘Eich hawliau chi fel unigolyn’.

Ydyn ni’n defnyddio unrhyw broseswyr data?

Rydym ym aml yn defnyddio Snap Surveys i gasglu gwybodaeth ar ein rhan – bydd yn glir os ydyn ni’n defnyddio Snap Surveys. Mae unrhyw ddata sy’n cael ei gasglu gan Snap Surveys i’r ICO yn cael ei storio ar weinyddion yn y Deyrnas Unedig. Gallwch ddarllen eu Polisi Preifatrwydd yma.