Neidio i’r prif gynnwys
Hafan

Talu ffi o dan Reoliadau Diogelu Data (Taliadau a Gwybodaeth) 2018 (y ffi diogelu data)

Cynnwys

Diben y prosesu a’r sail gyfreithiol drosto

Our purpose for collecting personal data during the fee payment process is so that we can contact you about your fee payment or about any other queries relating to your compliance with the legislation we oversee. We may also send you information about our guidance or events to help you comply with the legislation we oversee or contact you to request your feedback about the services we provide. 

Y sail gyfreithlon rydym yn dibynnu arni i brosesu’ch data personol yw erthygl 6(1)(e) o GDPR y Deyrnas Unedig, sy'n ein galluogi i brosesu data personol pan fo hynny'n angenrheidiol er mwyn cyflawni’n tasgau cyhoeddus yn rhinwedd ein swydd fel rheoleiddiwr.

Mae hyn yn gymwys i bob sefydliad neu unig fasnachwr y mae’n ofynnol iddyn nhw dalu ffi diogelu data.

Yr hyn y bydd arnom ei angen

Os yw’n ofynnol ichi dalu ffi, mae angen i ni gymryd gwybodaeth bersonol benodol gennych yn ystod y broses. Mae hyn yn cynnwys enw a manylion cysylltu’r sawl sy’n gyfrifol am dalu’r ffi a’ch Swyddog Diogelu Data (DPO) os oes un gennych. Byddwn yn cymryd gwybodaeth dalu hefyd, gan gynnwys manylion y cyfrif os byddwch yn talu drwy ddebyd uniongyrchol.

Pam mae arnom ei angen

Mae angen inni gasglu gwybodaeth am daliadau, er enghraifft eich cerdyn credyd neu ddebyd, neu fanylion eich cyfrif banc, er mwyn inni brosesu’ch taliad.

We need contact information to send fee payment reminders, to raise any queries we may have about your payment and to send you additional information to help you comply with the legislation we oversee. 

Gallwn gysylltu â chi hefyd os bydd gennym ymholiad y tu allan i broses y ffi, am sut mae’ch sefydliad yn prosesu data personol, os nad oes gennym bwynt cysylltu ar wahân ar gyfer ymholiadau.

Yr hyn a wnawn gydag ef

Byddwn yn defnyddio’r manylion talu a'r manylion cysylltu rydych chi’n eu rhoi i brosesu’ch taliad ar gyfer y ffi diogelu data.

Rydym yn cynnwys rhywfaint o’r wybodaeth y byddwch yn ei rhoi mewn cofrestr o’r rhai sy’n talu’r ffi, sydd ar gael yn gyhoeddus ar ein gwefan.

Bydd hyn yn cynnwys enw a chyfeiriad eich sefydliad. Fel rheolwr data, mae’n ofynnol i chi drefnu bod cyfeiriad ar gael i destunau data er mwyn iddyn nhw gysylltu â chi’n hawdd os bydd arnyn nhw eisiau arfer eu hawliau neu ofyn cwestiynau i chi.

If you are a sole trader or small organisation we understand that the address you use in the course of your business might be a domestic address. If this is the case, and you do not want the address to be made public on the register of controllers, please provide a PO Box or alternative address instead. 

Os byddwch yn rhoi manylion DPO, byddwn yn cyhoeddi ei fanylion cysylltu. Byddwn yn gofyn hefyd a gawn ni gyhoeddi ei enw. Os byddwch yn dewis ‘cewch’, fe fydd enw’r swyddog yn cael ei gyhoeddi. Rydym yn eich annog i fod yn dryloyw ynghylch pwy yw eich DPO.

Efallai byddwn yn rhannu rhai o'ch manylion cofrestru a chyswllt gyda HMRC i helpu ni adnabod busnesau sydd wedi cofrestru gyda HMRC. Efallai bydden nhw hefyd angen talu ffi diogelu data.

Os byddwn yn rhoi Hysbysiad Cost i chi a'ch bod yn methu talu'r ffi o fewn yr amser a nodwyd, byddwn yn pasio'ch gwybodaeth cofrestru, gan gynnwys yr enw'r a'r cyfeiriad y person yr anfonom y Hysbysiad Cost i, i'n cyfreithwr fel y gallent gael y swm terfynol.

Efallai y byddwn yn anfon gwybodaeth atoch am ein canllawiau neu ddigwyddiadau i'ch helpu i gydymffurfio â'r ddeddfwriaeth rydym yn ei goruchwylio.

y byddwn hefyd yn cysylltu â chi i ofyn a fyddai gennych ddiddordeb mewn cymryd rhan mewn arolwg boddhad cwsmeriaid neu ymchwil debyg am y gwasanaethau a ddarparwn. Os hoffech gael eich cynnwys, byddwn yn trosglwyddo eich enw a'ch cyfeiriad e-bost i drydydd parti i gwblhau'r arolwg ar ein rhan.

Pa mor hir y byddwn yn ei chadw

For information about how long we hold personal data, see our hamserlen cadw gwybodaeth..

Os ydych yn cytuno i gymryd rhan yn yr arolwg profiad cwsmeriaid, bydd ICS yn cadw eich ymateb i'r arolwg am 30 diwrnod o'r arolwg yn cau. Byddant yn cadw eich enw a'ch cyfeiriad e-bost am 9 mis o ddyddiad dod i ben yr arolwg.

Beth yw’ch hawliau chi?

Rydym yn prosesu data personol sydd wedi'i gynnwys mewn taliadau ffioedd ac yn anfon gwybodaeth atoch am ein canllawiau neu ddigwyddiadau, yn rhinwedd ein swydd fel rheoleiddiwr, felly mae gennych yr hawl i wrthwynebu i ni brosesu eich data personol. Mae rhesymau dilys pam y gallwn wrthod eich gwrthwynebiad, sy'n dibynnu ar pam yr ydym yn ei brosesu.

If you need to change the details we hold please Cysylltwch â ni.

If you prefer not to receive information about guidance or events to help you comply with the legislation we oversee, please email [email protected] with your registration reference number, (eg Z5347709) and the name of your business, or your name if you are a sole trader and we’ll stop sending this information to you.

For more information on your rights, please see 'Eich hawl fel unigolyn'.

Ydyn ni’n defnyddio unrhyw broseswyr data?

Yes. We use Global Payments to take card payments. For direct debit payments, we use a third party service provided by Data-8 to check that bank account and sort code information is correct, and the BACS service to process the payment. We use Sendgrid to email you confirmation of your payment.

Rydym yn defnyddio cyfreithwyr allanol i adennill ffioedd a chosbau di-dâl.

Rydym yn defnyddio Corporate Document Services Ltd ar gyfer ein post lle mae'n ofynnol i ni anfon gohebiaeth drwy'r post.

Rydym yn defnyddio Exela Technologies sy'n darparu gwasanaeth ystafell bost ddigidol ar gyfer agor a sganio ein post.

Rydym yn defnyddio'r Sefydliad Gwasanaethau Cwsmeriaid (ICS) fel prosesydd data i gynnal ein harolygon boddhad cwsmeriaid.

Rydym yn defnyddio PA Consulting ar gyfer ymchwil ac ymgysylltu â rhanddeiliaid.