Gwneud ymholiad

View our 'what we do with your personal data when you...' infographic for a basic overview of the below information.

Cynnwys

• Diben y prosesu a’r sail gyfreithiol drosto
• What we need and why we need it
• Yr hyn a wnawn gydag ef
• Pa mor hir y byddwn yn ei chadw
• Beth yw’ch hawliau chi?
• Ydyn ni’n defnyddio unrhyw broseswyr data?

Diben y prosesu a’r sail gyfreithiol drosto

Pan fyddwch yn cysylltu â ni i wneud ymholiad, rydym yn casglu gwybodaeth, gan gynnwys eich data personol, er mwyn inni ymateb i’r ymholiad a chyflawni’n cyfrifoldebau rheoleiddio.

Y sail gyfreithlon rydym yn dibynnu arni i brosesu’ch data personol yw erthygl 6(1)(e) o GDPR y Deyrnas Unedig, sy'n ein galluogi i brosesu data personol pan fo hynny'n angenrheidiol er mwyn cyflawni’n tasgau cyhoeddus yn rhinwedd ein swydd fel rheoleiddiwr.

Os oes unrhyw ran o'r wybodaeth rydych chi’n ei rhoi inni mewn perthynas â chais am wybodaeth yn cynnwys data categori arbennig, megis gwybodaeth am iechyd, crefydd neu ethnigrwydd, y sail gyfreithlon rydym yn dibynnu arni i'w phrosesu yw erthygl 9(2)(g) o GDPR y Deyrnas Unedig, sydd hefyd yn ymwneud â'n tasg gyhoeddus ni a diogelu’ch hawliau sylfaenol chi, ac Atodlen 1, rhan 2(6), o Ddeddf Diogelu Data 2018 sy'n ymwneud â dibenion statudol a dibenion y llywodraeth.

Yr hyn y bydd arnom ei angen a pham mae arnom ei angen

Mae arnon ni angen digon o wybodaeth gennych i ateb eich ymholiad. Os byddwch yn galw’r llinell gymorth, fyddwn ni ddim yn recordio’r sain a fydd dim angen fel arfer inni gymryd gwybodaeth bersonol gennych. Ond o dan amgylchiadau penodol fe allwn ni wneud nodiadau er mwyn rhoi gwasanaeth arall ichi yn ôl yr angen.

Os byddwch yn cysylltu â ni drwy’r ebost neu’r post bydd arnon ni angen cyfeiriad i anfon ymateb iddo.

Yr hyn a wnawn gydag ef

Byddwn yn sefydlu ffeil achos ar ein system rheoli achosion i gofnodi eich ymholiad ac felly gallwn ei gael i'r maes cywir o'r busnes y dylid ymdrin ag ef. Byddwn hefyd yn cadw cofnod o'n hymateb. Rydym yn defnyddio'r wybodaeth a roddwyd i ni i ddelio â'r ymholiad ac unrhyw faterion dilynol a allai godi, ac efallai y byddwn hefyd yn gwirio lefel y gwasanaeth a ddarparwn drwy ofyn i chi gwblhau arolwg boddhad cwsmeriaid.

Pa mor hir y byddwn yn ei chadw

For information about how long we hold personal data, see our hamserlen cadw gwybodaeth..

Os ydych yn cytuno i gymryd rhan yn yr arolwg profiad cwsmeriaid, bydd ICS yn cadw eich ymateb i'r arolwg am 30 diwrnod o'r arolwg yn cau. Byddant yn cadw eich enw a'ch cyfeiriad e-bost am 9 mis o ddyddiad dod i ben yr arolwg.

Beth yw’ch hawliau chi?

Rydym yn gweithredu yn rhinwedd ein swyddogaeth swyddogol i ymateb i’ch ymholiad, felly mae gennych chi hawl i wrthwynebu’n gwaith i brosesu’ch data personol. Mae yna resymau dilys pam y gallem wrthod eich cais, sy’n dibynnu ar pam rydyn ni’n ei brosesu.

For more information on your rights, please see 'Eich hawl fel unigolyn'.

Ydyn ni’n defnyddio unrhyw broseswyr data?

Nid ydym yn defnyddio unrhyw broseswyr data i ymdrin ag ymholiadau.

We use large language models from Microsoft Azure AI Services to automate the creation of new enquiry cases in our case management system. All enquiries are then reviewed and responded to by a member of ICO staff.  

Rydyn ni’n defnyddio Sefydliad Cenedlaethol Brenhinol y Deillion (RNIB) fel prosesydd data pan fydd angen inni gyfieithu ein gohebiaeth i braille.

Rydym yn defnyddio'r Sefydliad Gwasanaethau Cwsmeriaid (ICS) fel prosesydd data i gynnal ein harolygon boddhad cwsmeriaid.