Mae'r ICO yn bodoli i'ch grymuso chi drwy gyfrwng gwybodaeth.

Sut gallwch gysylltu â ni

Rhannu

Tudalennau

Fformat

Ffonio’n llinell gymorth

Pan fyddwch yn ffonio ein prif linell gymorth (0303 123 1113), rydym yn casglu gwybodaeth Adnabod Llinell Galw (CLI). Dyma'r rhif ffôn rydych chi'n galw ohono (os nad yw'n cael ei ddal yn ôl). Mae gennym log o rif ffôn, dyddiad, amser a hyd yr alwad, ond nid ydym yn recordio'r alwad ei hun. Rydym yn cadw'r wybodaeth hon am 100 diwrnod.

Rydym yn defnyddio’r wybodaeth hon i ddeall y galw am ein gwasanaethau ac er mwyn gwella sut rydyn ni’n gweithredu. Gallwn ddefnyddio’r rhif hefyd i’ch ffonio chi’n ôl os ydych wedi gofyn inni wneud hynny, os aiff eich galwad yn farw neu os bydd problem ar y llinell. Gallwn ei ddefnyddio hefyd i wirio faint o alwadau rydyn ni wedi’u cael o’r rhif hwnnw.

Fyddwn ni ddim yn recordio sain galwadau, ond fe allen ni gymryd nodiadau. Gallai staff eraill yr ICO gwrando ar eich galwad at ddiben hyfforddi neu sicrhau ansawadd.

Weithiau rydym yn cynnal arolygon ar ein llinell gymorth i'n helpu i nodi tueddiadau yn yr ymholiadau sy’n dod i law a gwella'r ffordd rydym yn gweithredu. Os ydych chi’n rheolwr, efallai y byddwn yn gofyn a ydych chi wedi talu’ch ffi diogelu data ac yn holi sut rydych chi’n defnyddio'n gwefan a'n hadnoddau cyfarwyddyd. Os oes arnoch chi angen galwad ddilynol, fe fyddwn ni hefyd yn gofyn ichi roi’ch manylion cysylltu i ni.

Rydyn ni'n defnyddio defnydd ar-lein gan Snap Surveys i recordio eich ymatebion i'r holiaduron.Gallwch darllen ein polisi preifatrwydd ymaMae data sy’n cael ei gasglu gan Snap Surveys ar ran yr ICO yn cael ei storio ar weinyddion yn y Deyrnas Unedig.

Efallai y byddwn hefyd yn eich gwahodd i gymryd rhan mewn arolwg boddhad cwsmeriaid. Os hoffech gael eich cynnwys, byddwn yn trosglwyddo eich enw a'ch cyfeiriad e-bost i drydydd parti, y Sefydliad Gwasanaeth Cwsmeriaid (ICS), sy'n cynnal ein harolygon boddhad cwsmeriaid.

Rydym yn defnyddio gwasanaeth cyfieithu a ddarperir gan Language Line Limited i gwsmeriaid sydd heb Saesneg yn iaith gyntaf. Dydyn ni a Language Line ddim yn cadw sgriptiau galwadau. Mae’r alwad yn cael ei phrosesu’n fyw at ddibenion ei chyfieithu.

Rydym yn croesawu galwadau yn Gymraeg ar 0330 414 6421.

Os oes angen ichi gysylltu â ni dros y ffôn a'ch bod yn fyddar neu os oes gennych nam ar eich clyw neu'ch lleferydd, gallwch ddefnyddio gwasanaeth di-dâl BT, Relay UK.

Lawrlwythwch yr ap am ddim, gallwch ffeindio ar y stor apiau eich dyfais - ffon, tabled, neu gyfrifiadur. Yna, galwch ein llinell cyngor ar 0303 123 1113, o ddydd Llun i ddydd Gwener, 9yb i 5yp. Mae'r gwasanaeth Relay UK am ddim. Byddwch dim ond yn talu eich costau arferol am y galwadau.

Os rydych chi eisiau defnyddio eich ffon i gysylltu gyda ni, galwch ar 18001 0303 123 1113. Dydyn ni ddim yn cadw unrhyw gwybodaeth galwadau neu negeseuon sy'n cael ei adael ar y ffon.

Fel arall, gallwch hefyd gysylltu â ni drwy ddefnyddio’n sgwrs fyw.

Rydyn ni’n dal gwybodaeth ystadegol am y galwadau rydyn ni’n eu cael am nifer o flynyddoedd, ond nid yw hyn yn cynnwys data personol.

Cyflwyno ffurflen trwy ein gwefan

Mae ein gwefan yn caniatáu ichi gyflwyno ffurflenni inni, er enghraifft, wrth wneud cwyn neu dalu'r ffi diogelu data. Rydym yn defnyddio Twilio Sendgrid i ategu’n seilwaith ebost a gweithrediad y gwasanaethau hyn. Gall unrhyw wybodaeth bersonol rydych chi'n ei rhannu gyda ni gael ei rhannu gyda Twilio a gall hyn gynnwys trosglwyddo data i UDA. Mae gennyn ni Gymalau Contractiol Safonol ar waith i ddiogelu'r trosglwyddiad hwn ac nid yw Twilio yn cadw data am fwy na 61 o ddiwrnodau.

Cyfryngau cymdeithasol

Rydyn ni'n ddefnyddio datrysiad trydydd parti, Brandwatch, er mwyn i reoli ein rhyngweithiadau cyfryngau cymdeithasol, gan gynnwys negeseuon preifat neu uniongyrchol wedi'u anfon at ni trwy cyfryngau cymdeithasol.

Rydym yn gweld yr holl wybodaeth hon ac yn penderfynu sut rydym yn ei rheoli. Er enghraifft, os byddwch yn anfon neges drwy'r cyfryngau cymdeithasol sydd angen ymateb gennym, efallai y byddwn yn ei phrosesu yn ein system rheoli achosion felymholiadneucwynneucais am wybodaeth. Pan yn cysylltu gyda'r ICO trwy platfformau cyfryngau cymdeithasol, awgrymwn ni i gyfarwyddo eich hunain gyda'r gwybodaeth preifatrwydd o'r platfform yna. Defnyddir y platfformau cyfryngau cymdeithasol canlynol:

Sgwrs fyw

Rydym yn defnyddio darparwr trydydd parti, Nasstar, i gyflenwi a chefnogi ein gwasanaeth sgwrsio byw.

If you use our live chat service we’ll collect the contents of your live chat session and if you choose to provide it your name, email address and telephone number. Nasstar retains this data for us for 100 days.

Chatbot

Mae ein gwasanaeth Chatbot yn caniatáu i ymwelwyr y safle ofyn, a chael atebion i, gwestiynau gan 'bot' (neu wasanaeth awtomataidd).

Os ydych chi'n defnyddio'r chatbot, bydd y chatbot yn rhannu cynnwys eich sgwrs gyda gwasanaethau gwybyddol Microsoft Azure, gwasanaethau prosesu iaith naturiol Google, chwilio Bing a gwasanaethau sillafu Bing, a ddefnyddir i ganiatáu i'r bot ddehongli ac ateb cwestiynau. Dim ond yn ystod eich sesiwn sgwrsio y mae'r gwasanaethau trydydd parti yn prosesu eich data. Nid yw'n angenrheidiol i chi rannu eich data personol gyda ni wrth ddefnyddio'r gwasanaeth hwn, ond pe baech yn dewis gwneud hynny yna byddai eich gwybodaeth yn cael ei rhannu â'r gwasanaethau hynny.

Mae'r ICO yn cadw cynnwys sgyrsiau am 12 mis, ar gyfer hyfforddiant a dadansoddi. Rydym hefyd yn cadw gwybodaeth ystadegol am wasanaeth Chatbot, ond nid yw hyn yn cynnwys unrhyw ddata personol.

Mae'r ICO yn defnyddio trydydd parti, ICS. AI, i ddarparu cymorth technegol ar gyfer y chatbot.

Anfon neges ebost atom

Rydym yn defnyddio Diogelwch Haenau Trosgwyddo (TLS) i amgryptio ac i ddiogelu traffig ebost yn unol â chanllawiau’r llywodraeth ar ddiogelwch negeseuon ebost. Mae’r mwyafrif o wasanaethau gwebost, megis Gmail a Hotmail, yn defnyddio TLS yn ddiofyn.

Rydym yn defnyddio offer dysgu peiriant i adolygu cynnwys negeseuon e-bost a anfonir atom. Rydym yn defnyddio'r wybodaeth hon i hyfforddi ein systemau, cael cipolwg ar y galw am ein gwasanaethau a gwella'r ffordd rydym yn gweithredu. Efallai y byddwch yn derbyn ateb awtomatig, bydd eich cais e-bost gwreiddiol yn parhau heb ei newid a bydd staff Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth yn ei brosesu.

Byddwn ni hefyd yn monitro unrhyw negeseuon ebost sy’n cael eu hanfon atom, gan gynnwys atodiadau, am feirysau neu feddalwedd maleisus. Rhaid i chi sicrhau bod unrhyw neges ebost a anfonwch atom yn gyfreithlon.

Ysgrifennu atom

Rydym yn defnyddio Exela Technologies sy'n darparu gwasanaeth ystafell bost ddigidol ar gyfer agor a sganio ein post. Os byddwch yn ysgrifennu atom, bydd eich post yn cael ei agor a'i sganio gan staff Exela sydd wedyn yn rhoi copi wedi'i ddigideiddio i staff ICO ei adolygu a'i weithredu.

Diben y prosesu a’r sail gyfreithiol drosto

Y sail gyfreithlon rydym yn dibynnu arni i brosesu’ch data personol yw erthygl 6(1)(e) o GDPR y Deyrnas Unedig, sy'n ein galluogi i brosesu data personol pan fo hynny'n angenrheidiol er mwyn cyflawni’n tasgau cyhoeddus yn rhinwedd ein swydd fel rheoleiddiwr.