I gael trosolwg sylfaenol ar yr wybodaeth isod, gweler ein ffeithlun 'what we do with your personal data when you...' infographic
Cynnwys
- Diben y prosesu a’r sail gyfreithiol drosto
- Yr hyn y bydd arnom ei angen
- Pam mae arnom ei angen
- Yr hyn a wnawn gydag ef
- Pa mor hir y byddwn yn ei chadw
- Beth yw’ch hawliau chi?
- Ydyn ni’n defnyddio unrhyw broseswyr data?
Diben y prosesu a’r sail gyfreithiol drosto
Ein diben ni yw ymchwilio a chymryd camau rheoleiddio yn unol â’n dyletswyddau statudol.
Y sail gyfreithlon rydym yn dibynnu arni i brosesu’ch data personol yw erthygl 6(1)(e) o GDPR y Deyrnas Unedig, sy'n ein galluogi i brosesu data personol pan fo hynny'n angenrheidiol er mwyn cyflawni’n tasgau cyhoeddus yn rhinwedd ein swydd fel rheoleiddiwr.
Os oes unrhyw ran o'r wybodaeth rydych chi’n ei rhoi inni mewn perthynas â chais am wybodaeth yn cynnwys data categori arbennig, megis gwybodaeth am iechyd, crefydd neu ethnigrwydd, y sail gyfreithlon rydym yn dibynnu arni i'w phrosesu yw erthygl 9(2)(g) o GDPR y Deyrnas Unedig, sydd hefyd yn ymwneud â'n tasg gyhoeddus ni a diogelu’ch hawliau sylfaenol chi, ac Atodlen 1, rhan 2(6), o Ddeddf Diogelu Data 2018 sy'n ymwneud â dibenion statudol a dibenion y llywodraeth.
Yr hyn y bydd arnom ei angen
Mae arnon ni angen gwybodaeth gennych i ymchwilio'n iawn i'ch cwyn, felly mae’n ffurflenni cwyno wedi'u cynllunio i'ch annog i roi popeth y mae arnom ei angen i ddeall beth sydd wedi digwydd.
Pan gawn ni gŵyn gennych, byddwn yn creu ffeil achos. Mae hon fel arfer yn cynnwys eich manylion cysylltu ac unrhyw wybodaeth arall rydych chi wedi'i rhoi inni am y partïon eraill yn eich cwyn.
Pam mae arnom ei angen
Mae angen inni wybod manylion eich cwyn er mwyn inni ymchwilio iddi a chyflawni’n swyddogaeth reoleiddio.
Yr hyn a wnawn gydag ef
Byddwn yn defnyddio'ch gwybodaeth bersonol i ymchwilio i'ch cwyn, a gallwn hefyd edrych ar lefel ein gwasanaeth drwy eich gwahodd i gwblhau arolwg boddhad cwsmeriaid. Rydym yn llunio ac yn cyhoeddi ystadegau sy'n dangos gwybodaeth fel nifer y cwynion a dderbyniwn, ond nid ar ffurf sy'n nodi unrhyw un.
Nid oes gan unrhyw drydydd partïon fynediad at eich gwybodaeth bersonol oni bai bod y gyfraith yn caniatáu hynny. Ond, os ydych chi wedi gwneud cwyn am sefydliad, fel arfer mae'n rhaid inni ddatgelu iddyn nhw pwy ydych chi, a hynny er mwyn inni allu egluro'n glir iddyn nhw beth sydd wedi mynd o'i le yn eich barn chi ac, os oes angen hynny, eu cynghori nhw ar sut i'w gywiro. Mae hyn hefyd yn golygu y gallwn gael gwybodaeth amdanoch chi oddi wrthyn nhw.
Os nad ydych am i wybodaeth sy'n eich adnabod chi gael ei rhannu gyda'r sefydliad rydych am gwyno amdano, byddwn yn ceisio parchu hynny. Ond, nid yw bob amser yn bosibl ymdrin â chwyn yn ddienw ac felly byddwn yn cysylltu â chi i drafod hyn.
Os byddwch yn cysylltu â ni i wneud cwyn am awdurdod cyhoeddus ynglŷn â rhyddid gwybodaeth, a'n bod ni’n cyhoeddi hysbysiad penderfynu, bydd angen ichi roi cyfeiriad gohebu adnabyddadwy neu gyfeiriad ebost personol i ni a fydd yn cael ei gynnwys ar gopi o unrhyw hysbysiad penderfynu a ddarperir i'r awdurdod cyhoeddus rydych chi wedi cwyno amdano.
Os ydych yn gweithredu ar ran rhywun sy'n gwneud cwyn, byddwn yn gofyn am wybodaeth i'n bodloni ni ynglŷn â phwy ydych chi ac, os yw'n berthnasol, yn gofyn am wybodaeth i ddangos bod gennych awdurdod i weithredu ar ran rhywun arall.
Wrth i ni anfon eich canlyniad i'ch cwyn, byddwn yn cynnwys linc i arolwg opsiynol. Gallwch cwblhau hyn i roi gwybod i ni beth oeddwch chi'n meddwl o ein gwasanaeth. Bydd angen i chi darparu eich rhif cyfeirnod achos ac yna uchel-radd ar gyfer ein meini prawf. Byddwn ni'n defnyddio eich adborth i helpu ni i adnabod sut ydyn ni'n delio gyda cwynion a chyfleoedd am welliant.
Efallai y byddwn hefyd yn cysylltu â chi i ofyn a fyddai gennych ddiddordeb mewn cymryd rhan mewn arolwg boddhad cwsmeriaid. Os hoffech gael eich cynnwys, byddwn yn trosglwyddo eich enw a'ch cyfeiriad e-bost i drydydd parti i gwblhau'r arolwg ar ein rhan.
Pa mor hir y byddwn yn ei chadw
I gael gwybodaeth am ba mor hir rydym yn cadw data personol, gweler einhamserlen cadw gwybodaeth..
Os ydych yn cytuno i gymryd rhan yn yr arolwg profiad cwsmeriaid, bydd ICS yn cadw eich ymateb i'r arolwg am 30 diwrnod o'r arolwg yn cau. Byddant yn cadw eich enw a'ch cyfeiriad e-bost am 9 mis o ddyddiad dod i ben yr arolwg.
Beth yw’ch hawliau chi?
Rydych yn rhoi’ch data personol inni er mwyn inni weithredu yn rhinwedd ein swyddogaeth swyddogol fe rheoleiddiwr, felly mae gennych chi hawl i wrthwynebu’n gwaith i brosesu’ch data personol. Mae yna resymau dilys pam y gallem wrthod eich gwrthwynebiad, sy’n dibynnu ar pam rydyn ni’n ei brosesu.
Am rhagor o wybodaeth am eich hawliau, gweler 'Eich hawl fel unigolyn'.
Ydyn ni’n defnyddio unrhyw broseswyr data?
Nid ydym yn defnyddio proseswyr data i ymdrin â chwynion.
Defnyddiwch Microsoft Forms ar gyfer ein holiadur ymdrin cwynion.
We use the Royal National Institute of Blind People (RNIB) as a data processor when we need to translate our correspondence into braille.
Rydym yn defnyddio'r Sefydliad Gwasanaethau Cwsmeriaid (ICS) fel prosesydd data i gynnal ein harolygon boddhad cwsmeriaid.