Mae'r ICO yn bodoli i'ch grymuso chi drwy gyfrwng gwybodaeth.

Gwneud cais am swydd neu secondiad

Rhannu

Tudalennau

Fformat

Diben y prosesu a’r sail gyfreithiol drosto

Ein diben ni wrth brosesu'r wybodaeth hon yw asesu’ch addasrwydd chi ar gyfer rôl rydych wedi gwneud cais amdani a'n helpu i ddatblygu a gwella’n proses recriwtio.

Y sail gyfreithlon rydyn ni’n dibynnu arni er mwyn prosesu’ch data personol yw erthygl 6(1)(b) o GDPR y Deyrnas Unedig, sy'n ymwneud â phrosesu sy'n angenrheidiol i gyflawni contract neu i gymryd camau ar eich cais, cyn ymrwymo i gontract. Ac erthygl 6(1)(f) at ddibenion ein buddiannau cyfreithlon.

Os byddwch yn rhoi unrhyw wybodaeth inni ynghylch addasiadau rhesymol y mae arnoch eu hangen o dan Ddeddf Cydraddoldeb 2010, y sail gyfreithlon rydym yn dibynnu arni er mwyn prosesu'r wybodaeth hon yw erthygl 6(1)(c) er mwyn cydymffurfio â'n rhwymedigaethau cyfreithiol o dan y Ddeddf.

Y sail gyfreithlon rydyn ni’n dibynnu arni i brosesu unrhyw wybodaeth rydych chi’n ei rhoi fel rhan o'ch cais ac sy’n ddata categori arbennig, megis gwybodaeth iechyd, crefydd, cyfeiriadedd rhywiol neu ethnigrwydd yw Erthygl 9(2)(b) o GDPR y Deyrnas Unedig, sy'n ymwneud â'n rhwymedigaethau mewn cyflogaeth ac wrth ddiogelu’ch hawliau sylfaenol neu Erthygl 9(2)(g) sy'n angenrheidiol am resymau sydd o fudd sylweddol i'r cyhoedd.

Yr amodau prosesu ychwanegol yn Neddf Diogelu Data 2018 rydyn ni’n dibynnu arnyn nhw yw Atodlen 1 rhan 1(1) sydd eto'n ymwneud â phrosesu at ddibenion cyflogaeth ac Atodlen 1, rhan 2 paragraff 6 – dibenion statudol etc a dibenion y llywodraeth.

Rydym yn prosesu gwybodaeth ynghylch euogfarnau a throseddau ymgeiswyr. Y sail gyfreithlon rydym yn dibynnu arni i brosesu'r data hwn yw Erthygl 6(1)(e) er mwyn cyflawni’n tasg gyhoeddus. Yn ychwanegol, rydym yn dibynnu ar yr amod prosesu yn Atodlen 1, rhan 2, paragraff 6(2)(a).

Beth wnawn ni â’r wybodaeth a roddwch i ni?

Byddwn yn defnyddio’r holl wybodaeth a roddwch yn ystod y broses recriwtio i symud eich cais yn ei flaen gyda golwg ar gynnig contract cyflogaeth ichi gyda ni, neu er mwyn cyflawni gofynion cyfreithiol neu ofynion rheoleiddio os oes angen hynny.

Wnawn ni ddim rhannu’r wybodaeth a roddwch gydag unrhyw drydydd partïon at ddibenion marchnata.

Pa wybodaeth rydyn ni’n gofyn amdani, a pham?

Pa wybodaeth rydyn ni’n gofyn amdani, a pham?

Dydyn ni ddim yn casglu mwy o wybodaeth nag y mae arnom ei hangen i gyflawni’r dibenion rydyn ni wedi’u nodi a dydyn ni ddim yn ei chadw yn hirach nag y mae ei angen.

Mae’r wybodaeth y gofynnwn amdani’n cael ei defnyddio i asesu’ch addasrwydd i gael eich cyflogi. Does dim rhaid ichi ddarparu’r hyn rydyn ni’n gofyn amdano ond fe allai effeithio ar eich cais os na wnewch chi.

Byddwn yn defnyddio unrhyw adborth a roddwch am ein proses recriwtio i ddatblygu a gwella’n hymgyrchoedd recriwtio yn y dyfodol.

Adeg gwneud cais

Os ydych yn defnyddio ein system cofrestru ar-lein, bydd eich manylion yn cael ei gasglu gan ein proseswr data Workday dros chi.

Os ni allwch chi defnyddio ein system cofrestru ar-lein, gallwch anfon eich CV a llythyr gorchuddio i ni er mwyn creu cyfrif i chi gan e-bostio[email protected].

Rydym yn gofyn ichi roi’ch manylion personol gan gynnwys eich enw a’ch manylion cysylltu. Byddwn yn holi hefyd ynghylch profiad blaenorol, addysg, canolwyr ac yn gofyn am atebion i gwestiynau sy’n berthnasol i’r swydd. Bydd ein tîm recriwtio’n cael gweld yr holl wybodaeth hon.

Gofynnir i chi hefyd ddarparu gwybodaeth am gyfle cyfartal. Nid yw hyn yn orfodol – os na fyddwch yn ei ddarparu, ni fydd yn effeithio ar eich cais. Ni fyddwn yn sicrhau bod y wybodaeth ar gael i unrhyw staff y tu allan i'n tîm recriwtio, gan gynnwys rheolwyr llogi, mewn ffordd a all eich adnabod. Bydd unrhyw wybodaeth a ddarperir gennych yn cael ei defnyddio i gynhyrchu a monitro ystadegau cyfle cyfartal. Gellir rhannu'r wybodaeth hon hefyd ag archwilwyr cydraddoldeb ac amrywiaeth allanol.

Creu rhestr fer

Mae’n rheolwyr cyflogi’n llunio rhestr fer o ymgeiswyr i gael cyfweliad. Fyddan nhw ddim yn cael eich enw na’ch manylion cysylltu na’r wybodaeth am gyfle cyfartal os ydych chi wedi’i rhoi.

Asesiadau

Fe allen ni ofyn ichi gymryd rhan mewn diwrnodau asesu; cwblhau profion neu holiaduron proffil personoliaeth galwedigaethol; dod i gyfweliad; neu gyfuniad o’r rhain. Bydd gwybodaeth yn cael ei chreu gennych chi a ninnau. Er enghraifft, efallai y byddwch yn gwneud prawf ysgrifenedig neu fe allen ni gymryd nodiadau mewn cyfweliad. Ni sy’n dal yr wybodaeth hon.

Os byddwch yn aflwyddiannus ar ôl cael eich asesu ar gyfer y swydd, fe allen ni ofyn a hoffech inni gadw’ch manylion yn ein cronfa dalentau. Os hoffech inni eu cadw, byddwn yn cysylltu â chi os bydd unrhyw swyddi gwag addas eraill yn codi.

Os byddwch chi’n dod i ddiwrnod asesu efallai y byddwn yn gofyn ichi ddod â dogfennau adnabod, fel eich pasbort neu’ch trwydded yrru, yn ogystal â phrawf o'ch cymwysterau. Byddwn yn cymryd copïau os bydd angen inni fwrw ymlaen ag unrhyw wiriadau cyn cyflogaeth. Rydyn ni’n casglu'r wybodaeth yma ar y diwrnod asesu gan bob ymgeisydd er mwyn lleihau unrhyw oedi cyn i’r ymgeiswyr llwyddiannus allu dechrau yn eu rôl yn yr ICO. Os na chewch eich penodi i rôl, byddwn yn dileu’ch gwybodaeth ar unwaith.

Cynnig amodol

Os byddwn yn gwneud cynnig cyflogaeth amodol, byddwn yn cyflawni gwiriadau cyn cyflogi. Rhaid ichi gwblhau gwiriadau cyn cyflogi yn llwyddiannus er mwyn symud ymlaen i’r cynnig terfynol. Rhaid i ninnau gadarnhau pwy yw ein staff a chadarnhau eu hawl i weithio yn y Deyrnas Unedig, a cheisio sicrwydd ynghylch eu hymddiriedaeth, eu gonestrwydd a'u dibynadwyedd.

Gan hynny mae’n rhaid ichi ddarparu:

  • prawf o pwy ydych chi – gofynnir ichi ddod i’n swyddfa â dogfennau gwreiddiol; fe gymerwn ni gopïau
  • prawf o’ch cymwysterau – gofynnir ichi ddod i’n swyddfa â dogfennau gwreiddiol; fe gymerwn ni gopïau
  • datganiad cofnodion troseddol i ddatgan unrhyw euogfarnau sydd heb ddarfod
  • eich cyfeiriad ebost, y byddwn yn ei drosglwyddo i Wasanaeth recriwtio’r Llywodraeth, a fydd yn cysylltu â chi i lenwi cais am Wiriad Troseddol Sylfaenol drwy’r Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd, neu Access NI, a fydd yn gwirio’ch datganiad ynghylch troseddau sydd heb ddarfod.
  • Byddwn yn cysylltu â’ch canolwyr, gan ddefnyddio’r manylion y byddwch chi’n eu rhoi yn eich cais, yn uniongyrchol i ofyn am eirdaon.
  • Byddwn yn gofyn hefyd ichi lenwi holiadur am eich iechyd i ganfod a ydych yn ffit i weithio.
  • Byddwn hefyd yn gofyn ichi am unrhyw addasiadau rhesymol y gall fod arnoch eu hangen o dan Ddeddf Cydraddoldeb 2010. Bydd yr wybodaeth hon yn cael ei rhannu gyda staff perthnasol yr ICO i sicrhau bod y rhain ar waith pan fyddwch yn dechrau’ch cyflogaeth.

Os byddwn yn rhoi cynnig terfynol, byddwn yn gofyn am y canlynol hefyd:

  • manylion banc – i brosesu taliadau cyflog
  • manylion cysylltu mewn argyfwng – fel ein bod yn gwybod pwy y dylen ni gysylltu â nhw os cewch argyfwng yn y gwaith
  • unrhyw aelodaeth o Gynllun Pensiwn Gwasanaeth Sifil – er mwyn inni anfon holiadur i weld a ydych yn gymwys i ailymuno â’ch cynllun blaenorol. Neu byddwn yn rhoi’ch gwybodaeth i’n darparwr pensiwn partneriaeth os nad ydych am ymuno â chynllun pensiwn y Gwasanaeth Sifil.

Ar ôl eich dyddiad dechrau

Mewn rhai swyddi mae angen cliriad diogelwch ar lefel uwch – bydd hyn yn glir ar yr hysbyseb neu’r disgrifiad swydd (neu’r ddau). Os felly, gofynnir ichi gyflwyno gwybodaeth drwy’r broses Fetio Diogelwch Gwladol i CThEM. CThEM fydd y rheolwr data yn achos yr wybodaeth hon.

Bydd CThEM yn dweud wrthon ni a fydd eich cais yn llwyddiannus ai peidio. Os nad yw, fyddan nhw ddim yn rhoi’r rhesymau i ni ond fe all fod rhaid inni adolygu’ch addasrwydd i’r swydd neu sut y byddwch yn cyflawni’ch dyletswyddau.

Mae’n Cod Ymddygiad yn gofyn bod yr holl staff yn datgan a oes ganddyn nhw unrhyw wrthdrawiad buddiannau posibl, neu a ydyn nhw’n weithgar mewn plaid wleidyddol. Os byddwch yn llenwi datganiad, caiff yr wybodaeth ei chadw ar eich ffeil bersonél. Bydd angen hefyd ichi ddatgan unrhyw gyflogaeth eilaidd.

Secondiadau

Rydyn ni hefyd yn cynnig cyfleoedd i bobl ddod i weithio inni ar sail secondiad. Rydym yn derbyn ceisiadau gan unigolion neu sefydliadau sy’n credu y gallen nhw elwa os bydd eu staff yn gweithio gyda ni.

Mae’r ceisiadau’n cael eu hanfon yn uniongyrchol aton ni. Ar ôl inni ystyried eich cais, os oes gennym ddiddordeb i siarad â chi ymhellach, byddwn yn cysylltu â chi drwy defnyddio’r manylion rydych chi wedi’u rhoi.

Fe allen ni ofyn ichi roi rhagor o wybodaeth am eich sgiliau a’ch profiad neu’ch gwahodd i gyfweliad.

Os nad oes gennyn ni waith addas ar y pryd, byddwn yn rhoi gwybod ichi ond fe allen ni ofyn a fyddech chi’n hoffi inni gadw’ch cais er mwyn inni gysylltu â chi ynghylch cyfleoedd posibl yn y dyfodol. Os hoffech inni wneud hynny, byddwn yn cadw’ch cais am chwe mis.

Os cewch eich secondio i ni, byddwn yn gofyn ichi lenwi datganiad ar ymlyniad gwleidyddol. Hefyd, disgwylir ichi gadw at gytundeb cyfrinachedd a chod ymddygiad, a fydd yn cael eu cytuno gyda’ch sefydliad.

Gallem ofyn ichi gwblhau’n gwiriadau cyn-gyflogi neu sicrhau cliriad diogelwch drwy’r broses Fetio Diogelwch Gwladol – y mae’r ddau yn cael eu disgrifio yn yr hysbysiad hwn. Bydd y cwestiwn a oes angen ichi wneud hyn yn dibynnu ar y math o waith y byddwch yn ei wneud inni.

Rydym yn gofyn am yr wybodaeth hon er mwyn inni gyflawni’n rhwymedigaethau i osgoi gwrthdrawiad buddiannau ac i ddiogelu’r wybodaeth sydd gennym.

Pa mor hir mae’r wybodaeth yn cael ei chadw?

I gael gwybodaeth am pa mor hir rydyn ni’n cadw data personol, gweler einhamserlen cadw gwybodaeth..

Sut rydyn ni’n gwneud penderfyniadau am recriwtio

Mae’r penderfyniadau terfynol ynghylch recriwtio’n cael eu gwneud gan reolwyr cyflogi ac aelodau o’n tîm recriwtio. Rydym yn cymryd y cyfan o’r wybodaeth a gasglwyd yn y broses ymgeisio i ystyriaeth.

Mae unrhyw brofion ar-lein yn cael eu marcio ac mae canlyniad yn cael ei gynhyrchu’n awtomatig. Er hynny, os hoffech herio’r marc a gawsoch, gall y canlyniad gael ei wirio â llaw.

Gallwch ofyn am benderfyniadau ar eich cais drwy siarad â'ch cyswllt yn ein tîm recriwtio neu drwy anfon neges ebost at [email protected].

Eich hawliau chi

Fel unigolyn, mae gennych hawliau penodol ynghylch eich data personol chi’ch hun.

I gael rhagor o wybodaeth am eich hawliau, gweler 'Eich hawliau fel unigolyn’.

Ydyn ni’n defnyddio unrhyw broseswyr data?

Ydyn – rydyn ni’n defnyddio sawl prosesydd i ddarparu elfennau ar ein gwasanaeth recriwtio inni.

Rydyn ni'n defnyddio Workday i weithredu ein system ceisiadau ar-lein ac i gynhyrchu gwybodaeth rheolaeth am ymgyrchau. Hefyd i dderbyn a rheoli ceisiadau swyddi sy'n cael ei ddanfon i ni gan asiantaehau recriwtio. Dyma linc iHysbysiad preifatrwydd Workday.

Os ydych chi'n derbyn yr offer terfynol o ni, bydd eich gwybodaeth adnoddau dynol a chyflogres yn cael ei gadw ar Workday i alluogi ni i ddarparu gwasanaethau adnoddau dynol ac i brosesu eich taliadau.

When we appoint temporary staff, we use Alexander Mann Solutions (AMS) to carry out the Baseline Personnel Security Standard checks. Here is a link to Hysbysiad preifatrwydd AMS.

Bydd eich manylion yn cael ei ddarparu iMyCSPpwy yw'r gweinyddwr o Gynllun Penswin y Gwasanaeth Sifil, o feth rydyn ni'n sefydliad aelod. Byddwch chi'n cael ei gofrestru yn awtomatig i'r cynllun penswin a bydd y manylion sy'n cael ei ddarparu ar MyCSP yn eich enw, dyddiad geni, rhif yswiriant cenedlaethol a chyflog. Ni fydd eich manlyion banc yn cael ei basio ymlaen at MyCSP ar yr amser hyn.

Rydym yn defnyddio BHSF i ddarparu ein gwasanaeth Iechyd Galwedigaethol.

Byddwn yn anfon dolen atoch i'r holiadur a fydd yn mynd â chi i'w gwefan. Bydd yr wybodaeth rydych chi’n ei rhoi yn cael ei chadw gan BHSF, a fydd yn rhoi tystysgrif ffit i weithio inni neu adroddiad gydag argymhellion. Gallwch ofyn am gael gweld yr adroddiad cyn iddo gael ei anfon aton ni. Os byddwch chi’n gwrthod inni ei weld, gallai hyn effeithio ar eich cynnig swydd. Os oes angen asesiad iechyd galwedigaethol, mae'n debygol mai BHSF fydd yn gwneud hyn.

Rydym yn defnyddio Clear Companyar gyfer archwiliadau cydraddoldeb ac amrywiaeth allanol. Gallwch ddarllen eu Polisi Preifatrwydd yma..