Paratoi i gael cwynion

Gofynnwyd i'r ymatebwyr ddweud i ba raddau roedden nhw’n cytuno bod yr adran yma yn esbonio'n glir beth mae angen i sefydliadau ei wneud i sicrhau eu bod yn barod i gael cwynion diogelu data. Atebon nhw:

Cytuno'n gryf: 17 (22%)
Cytuno: 44 (57%)
Anghytuno: 10 (13%)
Anghytuno'n gryf: 2 (3%)
Ansicr / ddim yn gwybod: 4 (5%)

Gofynnwyd i'r ymatebwyr ddweud i ba raddau roedden nhw’n credu bod y canllawiau’n esbonio'n glir sut i delio â chwynion gan blant, neu ar ran plant. Atebon nhw:

Cytuno'n gryf: 9 (12%)
Cytuno: 53 (69%)
Anghytuno: 7 (9%)
Anghytuno'n gryf: 3 (4%)
Ansicr / ddim yn gwybod: 5 (6%)

Gofynnwyd i'r ymatebwyr ddweud a oedden nhw’n credu bod unrhyw beth arall y dylen ni ei gynnwys yma. Atebon nhw:

Oes: 36 (47%)
Nac oes: 41 (53%)

Tynnodd yr ymatebwyr sylw at y meysydd canlynol:

Diffiniad o gŵyn diogelu data

Gofynnodd llawer o’r ymatebwyr inni ddiffinio cwyn diogelu data, a gofyn hefyd inni egluro sut mae cwyn yn wahanol i gais am hawliau neu anfodlonrwydd cyffredinol.

Ymateb yr ICO

Nid yw’r ddeddfwriaeth diogelu data yn diffinio cwyn, ond mae Deddf 2025 yn dweud y caiff pobl wneud cwynion "if the data subject considers that, in connection with personal data relating to the data subject, there is an infringement of the UK GDPR or Part 3 of this Act.”

Rydyn ni wedi ehangu'r canllawiau i gynnwys y manylion hyn ac wedi ychwanegu rhai enghreifftiau eraill.

Dull cyflwyno cwyn

Roedd y canllawiau drafft yn cynnwys rhestr bwledi o ddulliau posibl y gallai pobl eu defnyddio i gwyno. Gofynnodd yr ymatebwyr inni egluro:

a oes rhaid iddyn nhw roi’r holl ddulliau yma ar waith;
a oes unrhyw un neu ragor yn orfodol;
a yw cyfeiriad ebost yn ddigon;
a gâi achwynwyr ddefnyddio unrhyw bwynt cysylltu sydd ganddyn nhw eisoes; ac
a ydyn nhw’n cael defnyddio neu addasu dulliau presennol.

Ymateb yr ICO

Rydyn ni wedi egluro, er y caiff sefydliadau ddynodi dull ar gyfer derbyn cwynion, fod cwyn sy’n cael ei chyflwyno trwy ddull gwahanol (e.e. trwy ebost yn hytrach na thrwy borth dynodedig) yn dal yn ddilys.

Rydyn ni hefyd wedi ei gwneud yn glir bod y dulliau a awgrymir yn ddewisol, bod defnyddio un dull yn ddigonol, ac rydyn ni wedi ychwanegu 'cyfeiriad ebost' fel un o'r opsiynau y caiff pobl eu defnyddio. Rydyn ni hefyd wedi egluro y caiff sefydliadau ddefnyddio neu addasu eu dulliau presennol.

Ysgrifennu gweithdrefn gwyno

Gofynnodd ymatebwyr inni egluro a oes angen gweithdrefn annibynnol arnyn nhw, beth ddylai gael ei gynnwys, ac a oes rhaid iddyn nhw ei chyhoeddi.

Ymateb yr ICO

Rydyn ni wedi newid yr argymhelliad y dylai gweithdrefn gwyno gael ei llunio, er mwyn egluro mai dim ond un opsiwn y caiff sefydliadau ei ystyried yw hwn.

Rydyn ni hefyd wedi cynnwys enghreifftiau o ba wybodaeth y gallai gweithdrefn gwyno ei chynnwys. Rydyn ni wedi ei gwneud yn glir y gellir ymgorffori'r wybodaeth yma mewn pwyntiau gwybodaeth presennol.

Rydyn ni hefyd wedi egluro, os oes gan sefydliadau weithdrefnau mewnol i staff eu dilyn pan fyddan nhw’n cael cwyn, nad oes disgwyl iddyn nhw gyhoeddi'r rhain yn allanol.

Cysoni â fframweithiau eraill neu brosesau presennol

Dywedodd llawer o’r ymatebwyr fod ganddyn nhw brosesau presennol eisoes nad ydyn nhw’n benodol i ddiogelu data, ond y gellid eu defnyddio neu eu haddasu at gwynion diogelu data. Dywedodd ymatebwyr eraill fod ganddyn nhw ganllawiau a fframweithiau presennol sydd eisoes yn cynnwys amserlenni, a’u bod yn awyddus i ddeall a gaen nhw gysoni eu prosesau.

Ymateb yr ICO

Rydyn ni wedi egluro, cyn belled â bod sefydliadau'n gallu bodloni'r rhwymedigaethau a nodir yn y canllawiau, eu bod nhw’n cael integreiddio cwynion diogelu data yn eu prosesau presennol.

Mae’r ddeddfwriaeth diogelu data yn ei gwneud yn ofynnol i sefydliadau ymchwilio i gwynion a darparu canlyniad heb oedi diangen. Rydyn ni wedi egluro, os ydyn nhw’n cysoni â'r amserlenni presennol, fod rhaid iddyn nhw sicrhau nad yw hyn yn achosi oedi amhriodol. Mae'r hyn sy'n 'amhriodol’ yn gysyniad sy'n dibynnu ar gyd-destun yn hytrach nag amser rhagnodedig, felly bydd angen i sefydliadau wneud yr asesiad yma fesul achos.

Themâu cyffredinol

Gofynnodd ymatebwyr hefyd am ragor o fanylion am y themâu cyffredinol canlynol, gan gynnwys:

sut i ddelio â chwynion amwys a wneir trwy'r cyfryngau cymdeithasol;
cyngor ynghylch sut y dylai cyd-reolwyr a phroseswyr ddelio â chwynion diogelu data;
eglurder ynghylch pwy yn y sefydliad sydd yn y sefyllfa orau i ymdrin â chwynion diogelu data;
a oes unrhyw eithriadau; a
chyngor ar sut i gofnodi ac olrhain cwynion sy'n cwmpasu sawl maes.

Ymateb yr ICO

Rydyn ni wedi diweddaru'r adran yma i gynnwys cyngor sy'n ymdrin â’r pwyntiau uchod.

Rydyn ni’n deall bod rhai sefydliadau’n cael cwynion sy'n cwmpasu sawl maes lle mae diogelu data yn un rhan yn unig. Mae nifer fach o sefydliadau wedi codi pryderon y bydd hyn yn anodd ei gofnodi a'i olrhain, e.e. lle nad oes modd dyrannu ond un rhif cyfeirnod, ac wedi gofyn am fwy o arweiniad. Bydd prosesau a systemau'r sefydliad yn amrywio'n sylweddol felly allwn ni ddim cynnwys y lefel yma o fanylion yn y canllawiau. Er hynny, rydyn ni’n rhyddhau'r canllawiau hyn cyn i'r rhwymedigaethau cwyno ddod i rym, er mwyn rhoi cyfle i sefydliadau baratoi.

Cwynion gan blant

Gofynnodd ymatebwyr am eglurder neu awgrymiadau yn y meysydd canlynol:

sut i asesu cymhwysedd, cydsyniad, ac awdurdod trydydd parti;
a ddylid annerch y plentyn pan fydd rhywun yn codi cwyn ar eu rhan;
eiriolaeth, gan gynnwys sut y gall sefydliadau helpu person ifanc i ddewis eiriolwr. Cafwyd ambell awgrym hefyd y dylid ei gwneud yn ofynnol i grwpiau penodol gael cynnig eiriolwr neu gefnogwr;
y Cod Dylunio Oed-briodol, gydag ychydig o ymatebwyr yn gofyn am ragor o esboniad ac enghreifftiau ar gyfer safon 15;
a allwn ni gynnwys rhagor o enghreifftiau yn y canllawiau, yn hytrach na chysylltu ag adnoddau eraill;
a oes angen i sefydliadau weithredu proses sy'n gyfeillgar i blant, os mai nifer fach yn unig o blant sy’n debygol o gyrchu eu gwasanaeth;
y dylen ni ehangu'r adran ar blant i gynnwys rhagor o fanylion am reoli cwynion gan bobl a ddisgrifiwyd gan rai o’r ymatebwyr fel oedolion 'agored i niwed' a grwpiau â nodweddion gwarchodedig;
pryd mae'n briodol cyfathrebu â rhieni;
cyfeirio at y ddyletswydd newydd yn Erthygl 25(1) (materion amddiffyniad uwch i blant, a gyflwynwyd gan Ddeddf 2025); ac
eglurder ynghylch y sail gyfreithlon dros ddisgwyl i sefydliadau gynnig mecanweithiau i blant nodi pan fydd eu cwyn yn frys, a rhoi gweithdrefnau diogelu ar waith lle mae yna bryder parhaus ynglŷn â diogelu.

Ymateb yr ICO

Rydyn ni’n gwerthfawrogi'r adborth yn y maes yma ond yn nodi bod rhai pwyntiau yn mynd y tu hwnt i rychwant canllawiau ar gwynion a bod llawer o'r pynciau hyn wedi’u trafod mewn canllawiau ar wahân.

Mae preifatrwydd plant yn flaenoriaeth i'r ICO felly rydyn ni wedi cynnwys cyngor sy'n ymwneud â phlant yn benodol. Mae'n ofynnol inni hefyd ystyried y ffaith bod plant yn haeddu amddiffyniad penodol o ran prosesu eu gwybodaeth bersonol.

Er hynny, mae'n faes eang. I osgoi gorsymleiddio'r canllawiau presennol, rydyn ni wedi cynnwys rhai dolenni i ddeunydd darllen pellach. Mae hyn yn helpu i gadw'r canllawiau ar gwynion yn gryno.

Serch hynny, rydyn ni’n cydnabod yr hoffai ymatebwyr inni wneud hyn yn gliriach at ddibenion ymdrin â chwynion. Gan hynny, rydyn ni wedi symud 'cwynion ar ran eraill' i'w adran ei hun. Mae hyn yn ei gwneud hi'n glir nad oes angen i sefydliadau annerch y plentyn yn uniongyrchol pan fydd rhywun yn gwneud cwyn ar eu rhan. Rydyn ni hefyd wedi egluro ymhellach lle mae’r awgrymiadau’n ymwneud â safon 15 o'n cod dylunio oed-briodol.

We’ve included reference to child advocacy services, or other relevant not-for-profit organisations. We already have guidance on the role of advocacy services in representing children, which will soon be updated to include bringing a complaint to an organisation.