Adborth cyffredinol
-
Mae’r canllaw hwn yn esbonio beth sydd angen i chi ei wneud i fodloni’r gofynion newydd i gael proses gwynion diogelu data, fel y nodir yn y Ddeddf Data (Defnyddio a Mynediad). Er nad yw’r gofynion hyn yn dod i rym tan 19 Mehefin 2026, rydym o’r farn ei bod yn ddefnyddiol i gyhoeddi hyn nawr fel eich bod yn barod ar gyfer y newidiadau hyn. Hyd yn oed cyn i’r gofynion hyn ddod i rym, rydym o’r farn bod yr hyn a nodir yn y canllaw hwn yn cynrychioli arfer da.
Adborth cyffredinol
Adolygiad annibynnol
Dywedodd nifer fach o’r ymatebwyr fod y gofynion newydd yn cyfyngu ar ba bryd y caiff pobl ddod â chwyn i'r ICO ar gyfer adolygiad mwy annibynnol. Dywedon nhw hefyd na fydd gofyn i sefydliadau adolygu eu penderfyniadau eu hunain bob amser yn helpu i symud pethau ymlaen i achwynwyr (e.e. lle gall ymddiriedaeth yr achwynwyr yn y sefydliad fod yn gyfyngedig).
Ymateb yr ICO
Mae'r gofyniad i fod â phroses gwyno, ynghyd â'r gofynion presennol i fod yn dryloyw ac yn atebol, yn rhoi cyfle i sefydliadau wneud pethau'n iawn ac mae’n lleihau nifer y cwynion sy'n dod aton ni yn rhy gynnar. Mae'n annog sefydliadau i adolygu'r gwersi a ddysgwyd, ac yn agor deialog rhwng sefydliadau a phobl sydd eisiau cwyno. Nid yw hyn yn disodli hawl pobl i gwyno i ni. Rydyn ni wedi ehangu'r canllawiau i ddweud y caiff pobl wneud hyn unrhyw bryd.
Rydyn ni hefyd wedi esbonio'r gwahanol adegau lle mae'n rhaid i sefydliadau ddweud wrth bobl am eu hawl i gwyno, gan gynnwys cwyno i ninnau, megis wrth ymateb i gais testun am weld gwybodaeth (SAR).
Cyngor sector-benodol
Rhannodd rhai ymatebwyr awgrymiadau, neu ofyn am gyngor, oedd yn berthnasol yn benodol i'w sectorau nhw.
Ymateb yr ICO
Mae rhwymedigaethau ynglŷn â chwyno yn gymwys i sefydliadau ar draws yr economi gyfan, felly dydyn ni ddim wedi cynnwys cyfeiriadau at sectorau penodol neu achosion unigryw. Er hynny, pan rannodd ymatebwyr awgrymiadau sector-benodol neu ofyn am gyngor a allai fod yn berthnasol yn fwy cyffredinol, rydyn ni wedi cynnwys cyfeiriad at y rhain. Byddwn yn parhau i adolygu’r canllawiau a'r adborth, ac yn darparu eglurder pellach os oes ei angen.
Gofynion hygyrchedd
Gofynnodd ymatebwyr inni roi rhagor o gyngor ar sut y dylai'r broses gwyno ryngweithio â’r ddeddfwriaeth ar gydraddoldeb.
Ymateb yr ICO
Dydyn ni ddim yn cael rhoi cyngor ar ddeddfwriaeth nad ydyn ni’n ei rheoleiddio. Pan fydd ar sefydliadau angen mwy o wybodaeth am sut i fodloni gofynion cydraddoldeb, rydyn ni’n eu cyfeirio at y corff rheoleiddio perthnasol.
Cofnodion ac adroddiadau ar gyfer cydymffurfio
Gofynnodd rhai o’r ymatebwyr am ragor o gyngor ar gofnodi niferoedd cwynion a’u canlyniadau, ac adrodd ar y rhain i'r ICO. Holodd nifer fach o ymatebwyr hefyd am olrhain cydymffurfiaeth â SARs a chwynion cysylltiedig o fewn cofnodion gofal.
Ymateb yr ICO
Yn y dyfodol, gallai’r Ysgrifennydd Gwladol gyflwyno deddfwriaeth yn ei gwneud yn ofynnol i sefydliadau ddweud wrthon ni faint o gwynion maen nhw'n eu cael o fewn cyfnod penodol. Does dim gofyniad i wneud hyn eto. Rydyn ni wedi dweud y gallai sefydliadau ddymuno cofnodi nifer y cwynion maen nhw'n eu cael, yn ogystal â thueddiadau a themâu cyson i'w helpu i wella.
Yn ddiweddar, rydyn ni wedi cyhoeddi canllawiau am ein safonau cofnodion gofal sydd hefyd yn awgrymu y dylai sefydliadau perthnasol fonitro cyfraddau cydymffurfio..
Mae gennyn ni hefyd gyngor ar , yn ein fframwaith archwilio diogelu data..
Templedi a hyfforddiant
Gofynnodd ymatebwyr a allwn ni lunio templedi, gan gynnwys cydnabyddiaeth a chanlyniadau. Gofynnodd ymatebwyr hefyd a allwn ni gynhyrchu hyfforddiant i staff.
Ymateb yr ICO
Rydyn ni’n awyddus i helpu sefydliadau gymaint ag y gallwn, felly byddwn ni’n edrych ar ddarparu rhai templedi maes o law. Rydyn ni hefyd yn lansio’n hyfforddiant ar hanfodion diogelu data yng Ngwanwyn 2026.
Gall gwell cydymffurfiaeth â SARs leihau nifer y cwynion
Dywedodd nifer fach o ymatebwyr y byddai gwella’r modd o ymdrin ag SARs yn lleihau nifer y cwynion. Codwyd hyn mewn perthynas â sefydliadau sy'n cadw neu'n creu cofnodion gofal ac yn ymateb i geisiadau am gael gweld y cofnodion hynny.
Ymateb yr ICO
Rydyn ni wedi cyhoeddi canllawiau am ein safonau cofnodion gofal yn ddiweddar ac rydyn ni hefyd wedi cyhoeddi canllawiau manwl ar SARs, wedi'u diweddaru ar gyfer sefydliadau. Trwy weithredu'r safonau hyn a dilyn y rhwymedigaethau ynglŷn â chydymffurfio â SARs, gallai hyn arwain at ganlyniadau gwell a llai o gwynion.