Ymchwilio i'r gŵyn

Mae'r gyfraith yn ei gwneud yn ofynnol i reolwyr gymryd camau priodol i ymateb i gwynion heb oedi gormodol, sy'n cynnwys gwneud ymholiadau i'r graddau sy'n briodol. Gofynnwyd i'r ymatebwyr ddweud i ba raddau roedden nhw’n cytuno bod yr adran yma yn esbonio hyn yn glir. Atebon nhw:

Cytuno'n gryf: 11 (14%)
Cytuno: 43 (56%)
Anghytuno: 19 (25%)
Anghytuno'n gryf: 1 (1%)
Ansicr / ddim yn gwybod: 3 (4%)

Mae'r gyfraith hefyd yn ei gwneud yn ofynnol i reolwyr roi gwybod i'r achwynydd am gynnydd y gŵyn. Gofynnwyd i'r ymatebwyr ddweud i ba raddau roedden nhw’n cytuno bod yr adran yma yn esbonio hyn yn glir. Atebon nhw:

Cytuno'n gryf: 15 (19%)
Cytuno: 47 (61%)
Anghytuno: 13 (17%)
Anghytuno'n gryf: 2 (3%)
Ansicr / ddim yn gwybod: 0 (0%)

Gofynnwyd i'r ymatebwyr ddweud a oedden nhw’n credu bod unrhyw beth arall y dylen ni ei gynnwys yma. Atebon nhw:

Oes: 23 (30%)
Nac oes: 54 (70%)

Tynnodd yr ymatebwyr sylw at y meysydd canlynol:

Oedi amhriodol

Gofynnodd cyfran uchel o'r ymatebwyr inni egluro beth yw ystyr "heb oedi amhriodol". Gofynnodd llawer inni ddarparu cyfnod amser, a chynnwys ffactorau a all gael eu hystyried hefyd.

Ymateb yr ICO

Rydyn ni’n cydnabod yr hoffai sefydliadau inni nodi cyfnod penodol o amser lle rydyn ni’n disgwyl iddyn nhw ymchwilio i'r gŵyn. Mae'r ddeddfwriaeth yn dweud "without undue delay", sy'n dibynnu ar y cyd-destun. Gan hynny, rydyn ni wedi rhoi cyngor ynghylch sut i gwblhau'r ymchwiliad "heb oedi amhriodol".

Bydd hyn yn amrywio o un gŵyn i'r llall, ac o un sefydliad i'r llall. Gall amserlen a all gael ei chyfiawnhau ar gyfer un gŵyn fod yn amhosibl ei chyfiawnhau ar gyfer un arall. Bydd y ffactorau a allai arwain at unrhyw oedi hefyd yn wahanol, ond rydyn ni wedi cynnwys rhai categorïau eang fel man cychwyn i sefydliadau.

I ategu’r broses o wneud penderfyniadau, rydyn ni wedi egluro y dylai sefydliadau ystyried holl ffeithiau'r gŵyn fesul achos. Bydd hyn yn eu helpu i farnu a yw'r amser a gymerir i roi canlyniad yn debygol o fod yn amhosibl i’w gyfiawnhau neu'n ormodol.

Fel gyda llawer o gysyniadau mewn diogelu data, mae'r dull yn dibynnu ar y cyd-destun.

Graddfa briodol ymholiadau

Gofynnodd llawer o ymatebwyr inni egluro beth yw ystyr "priodol". Nododd nifer fach y bydd yr hyn sy'n briodol yn amrywio, gan fod hynny’n dibynnu ar natur y gŵyn. Pwysleisiodd un ymatebydd fod rhaid i'r lefel briodol o ymholiadau hefyd gynnwys ymateb rhesymol a chymesur sy'n adlewyrchu natur y gŵyn. Gofynnodd nifer fach o ymatebwyr hefyd sut y dylen nhw fynd i'r afael â chwynion maen nhw'n eu gweld fel 'blinderus’ neu 'ormodol'.

Ymateb yr ICO

Bydd yr hyn sy'n cael ei ystyried yn lefel briodol o ymholiadau yn dibynnu ar yr amgylchiadau, a bydd angen i sefydliadau wneud asesiad fesul achos.

Mae yna lawer o ffactorau a all ddylanwadu ar yr hyn sy'n briodol. Gall y rhain amrywio'n fawr gan ddibynnu ar y cyd-destun a'r sefydliad dan sylw. Mater i'r sefydliad fydd dyfarnu a hynny ar sail yr hyn maen nhw'n credu ei fod yn rhesymol yn y cyd-destun penodol.

Nid yw adran 164A yn cynnwys darpariaeth ar gyfer cwynion sy'n ‘flinderus’ neu'n 'ormodol'. Yn hytrach, mae'n ei gwneud yn ofynnol i sefydliadau wneud ymholiadau i'r graddau priodol. Bydd angen i sefydliadau allu cyfiawnhau pam mae’r camau a gymerwyd ganddyn nhw yn briodol yn yr amgylchiadau. Er hynny, rydyn ni wedi egluro nad oes disgwyl i sefydliadau gymryd camau sy'n afresymol neu'n anghymesur yn yr amgylchiadau.

Rhoi gwybod yn gyson i bobl am y cynnydd

Gofynnodd rhai o’r ymatebwyr inni egluro pa mor aml y dylen nhw ddiweddaru achwynwyr, a beth ddylai diweddariadau ei gynnwys.

Ymateb yr ICO

Rydyn ni wedi egluro y bydd diweddariadau, yn ymarferol, fel arfer yn ymwneud â pha mor hir mae'r ymchwiliad yn ei gymryd, yn hytrach nag esboniad manwl o bob cam neu ymholiad. Mae’n naturiol y gall hysbysu'r achwynydd am yr amseriad gynnwys esbonio'r rhesymau dros unrhyw oedi, ond mae'n debygol mai'r canlyniad fydd y lle gorau i nodi'r camau a gymerwyd yn llawn.

Does dim rheol osod ar ba mor aml y dylai sefydliadau ddarparu diweddariadau, gan y bydd hyn yn amrywio o un gŵyn i'r llall.