Cydnabod y gŵyn
-
Mae’r canllaw hwn yn esbonio beth sydd angen i chi ei wneud i fodloni’r gofynion newydd i gael proses gwynion diogelu data, fel y nodir yn y Ddeddf Data (Defnyddio a Mynediad). Er nad yw’r gofynion hyn yn dod i rym tan 19 Mehefin 2026, rydym o’r farn ei bod yn ddefnyddiol i gyhoeddi hyn nawr fel eich bod yn barod ar gyfer y newidiadau hyn. Hyd yn oed cyn i’r gofynion hyn ddod i rym, rydym o’r farn bod yr hyn a nodir yn y canllaw hwn yn cynrychioli arfer da.
Cydnabod y gŵyn
Gofynnwyd i'r ymatebwyr ddweud i ba raddau roedden nhw’n cytuno bod yr adran yma yn esbonio'n glir beth rydyn ni'n ei olygu wrth 'cydnabod'. Atebon nhw:
- Cytuno'n gryf: 20 (26%)
- Cytuno: 48 (62%)
- Anghytuno: 6 (8%)
- Anghytuno'n gryf: 1 (1%)
- Ansicr / ddim yn gwybod: 2 (3%)
Gofynnwyd i'r ymatebwyr ddweud a oedden nhw’n credu bod unrhyw beth arall y dylen ni ei gynnwys yma. Atebon nhw:
- Oes: 24 (31%)
- Nac oes: 53 (69%)
Gofynnodd ymatebwyr am ganllawiau cliriach ar gydnabod cwynion, gan gynnwys:
- sut i gyfrifo 30 diwrnod;
- sut mae hyn yn cyd-fynd â'r rhwymedigaeth i ymchwilio heb oedi amhriodol;
- beth ddylai cydnabyddiaeth ei gynnwys; ac
- ym mha fformat y dylai cydnabyddiaeth fod.
Roedd nifer fach o’r ymatebwyr o'r farn bod aros 30 diwrnod i gydnabod cwyn yn rhy hir ac y gallai hyn ei hun fod yn oedi amhriodol.
Ymateb yr ICO
Rydyn ni wedi egluro sut i gyfrifo 30 diwrnod. Rydyn ni hefyd wedi ei gwneud yn glir bod y rhwymedigaeth i ymchwilio heb oedi amhriodol yn dechrau cyn gynted ag y daw’r gŵyn i law, nid ar ôl y 30 diwrnod neu ar ôl i'r gydnabyddiaeth gael ei hanfon.
Rydyn ni wedi esbonio, os yw sefydliad yn cwblhau ei ymchwiliad o fewn 30 diwrnod, nad oes angen iddo ddarparu cydnabyddiaeth a chanlyniad ar wahân.
Mewn ymateb i'r cais am ragor o fanylion am sut y dylai sefydliadau gydnabod cwynion, rydyn ni wedi tanlinellu mai’r peth allweddol yw sicrhau bod yr achwynydd yn deall bod ei gŵyn wedi dod i law ac y bydd yn cael ei harchwilio.
Rydyn ni wedi egluro y dylai sefydliadau arddel agwedd synhwyrol, synnwyr cyffredin at gydnabod. Er enghraifft, os oes angen i sefydliad ofyn am ID neu gadarnhau awdurdod, mae'n annhebygol y bydd angen iddo ddarparu cydnabyddiaeth ychwanegol. Yn achos cwynion llafar, rydyn ni wedi ychwanegu camau sy'n debygol o ddigwydd yn ymarferol.
Rydyn ni hefyd wedi egluro y caiff sefydliadau ddewis y dull cydnabod sy'n gweithio orau iddyn nhw, yn amodol ar yr angen i gydymffurfio â’r ddeddfwriaeth cydraddoldeb. Defnyddio'r dull a ddefnyddiwyd gan yr achwynydd neu y gofynnodd yr achwynydd amdano yw'r peth mwyaf ymarferol. Bydd hyn hefyd yn helpu i sicrhau bod y gydnabyddiaeth yn cael ei hanfon at y person cywir.
Rydyn ni wedi ei gwneud yn gliriach bod neges gydnabod ar ffurf ebost awtomatig yn debygol o fod yn ddigonol, ac nad yw'r rhestr rydyn ni wedi'i darparu yn orfodol nac yn gynhwysfawr.