Ystyriaethau effaith

Yma rydyn ni wedi crynhoi'r ymatebion a gafwyd ynghylch effaith debygol deall a chymhwyso'r canllawiau. Gofynnwyd i'r ymatebwyr wahaniaethu rhwng:

• effeithiau a all gael eu priodoli i'r canllawiau: mae'r rhain yn codi yn sgil sut mae'r ICO yn dewis datblygu'r canllawiau; ac
• effeithiau nad oes modd eu priodoli i'r canllawiau: mae'r rhain yn deillio o'r gofynion yn Neddf 2025 y disgwylir i reolwyr gydymffurfio â nhw.

Ymateb i’r cwestiynau am effaith

Yn adran yr ymgynghoriad ynglŷn ag effeithiau, gofynnwyd:

• i’r sefydliadau am sut y byddai'r canllawiau a'r ddyletswydd newydd yn effeithio arnyn nhw; ac
• i’r rhai nad oedden nhw’n ymateb ar ran sefydliad a oedden nhw’n rhag-weld unrhyw effeithiau yn gysylltiedig â'r canllawiau.

Cawsom gyfanswm o 77 o ymatebion i'r cwestiynau am effaith (er bod y gyfradd ymateb yn amrywio yn ôl cwestiwn) ac roedd 70 (91%) o’r rhain gan sefydliadau, pump (6%) gan unigolion yn gweithredu mewn swyddogaeth breifat a dau (3%) "arall". Isod rydyn ni’n crynhoi'r ymatebion gan sefydliadau yn gyntaf ac yna'n archwilio'r rhai oedd yn ymateb mewn rôl arall.

Prosesau cwyno presennol

Gofynnwyd i sefydliadau a oedd ganddyn nhw broses ar waith ar gyfer unrhyw fath o gŵyn. O'r 67 sefydliad a ymatebodd, dywedodd y mwyafrif (94%, 63 o ymatebwyr) fod proses ganddyn nhw.

Tabl 1: Sefydliadau sydd â phroses gwyno

Ymateb	Niferoedd
Oes	63 (94%)
Nac oes	1 (2%)
Ddim yn gymwys	3 (4%)
Cyfanswm	67 (100%)

Ffynhonnell: Dadansoddiad yr ICO. 67 o ymatebwyr. Dim ond i’r rhai a oedd yn ymateb ar ran sefydliad y gofynnwyd y cwestiwn yma.

Rhwystrau sy’n atal datblygu a gweithredu proses gwyno diogelu data

Gofynnwyd i sefydliadau nodi'r prif heriau neu rwystrau oedd yn eu hatal rhag datblygu a gweithredu proses gwyno diogelu data. Y prif rwystrau a nodwyd oedd cysoni â’r prosesau cyfredol (29%, 15 ymatebydd) a'r amser a'r adnoddau sydd eu hangen i weithredu'r broses newydd (27%, 14 o ymatebwyr). Mae'r ymatebion wedi'u crynhoi yn Ffigur 1.

Tabl 2: Beth yn eich barn chi yw’r prif heriau neu rwystrau sy’n atal pobl rhag datblygu a gweithredu proses gwyno?

Ymateb	Nifer yr ymatebwyr
Cysoni â’r prosesau cyfredol	15
Amser ac adnoddau i roi’r broses ar waith	14
Osgoi gwrthdaro â chanllawiau eraill	13
Gofynion hyfforddi staff	9
Eglurder rhwng mathau o gwynion / ceisiadau	9
Cysondeb o fewn neu ar draws sefydliadau	6
Pryderon am ddyblygu ymdrechion	4
Diffiniadau ac amserlenni aneglur	4
Diffyg templedi / canllawiau pellach ar gyfer ymatebion	2

Ffynhonnell: Dadansoddiad yr ICO. 52 o ymatebwyr. Gallai’r ymatebwyr roi nifer o atebion. Dim ond i’r rhai oedd yn ymateb ar ran sefydliad y gofynnwyd y cwestiwn yma.

Mathau o gost o ganlyniad i'r canllawiau

Gofynnwyd i sefydliadau ddweud pa gostau roedden nhw'n disgwyl eu hysgwyddo o ganlyniad i'r canllawiau. Mae'r rhain wedi'u crynhoi yn Nhabl 2 gyda chostau ymgyfarwyddo yn sgil darllen a deall y canllawiau wedi’u nodi fel y prif faes. Nododd nifer o sefydliadau hefyd gostau 'eraill' ychwanegol (16%, 11 o ymatebwyr). Rydyn ni’n credu bod y costau 'eraill' yma i’w priodoli i'r ddyletswydd gyfreithiol newydd yn hytrach na'r canllawiau, felly trafodir y rhain yn yr adran 'amcangyfrif o gostau o ganlyniad i'r ddyletswydd gyfreithiol newydd'.

Tabl 3: Costau a ddisgwylir o ganlyniad i'r canllawiau

Ymateb	Nifer (%)
Amser a gymerir i ddarllen a deall y canllawiau	39 (56%)
Unrhyw gostau ymgyfarwyddo ehangach sy'n gysylltiedig â'r canllawiau	31 (44%)
Dim un o’r rhain	19 (27%)
Arall	11 (16%)

Ffynhonnell: Dadansoddiad yr ICO. 67 o ymatebion. Gallai’r ymatebwyr roi nifer o atebion. Dim ond i’r rhai oedd yn ymateb ar ran sefydliad y gofynnwyd y cwestiwn yma.

Amcangyfrif o'r gost o ganlyniad i'r canllawiau

Darparodd chwe sefydliad amcangyfrifon o gostau o ganlyniad i'r canllawiau. Roedd y costau hyn yn amrywio o £500 i £200,000. Er hynny, mae'r costau hyn yn cynnwys popeth gan nad oedd y rhan fwyaf o'r ymatebwyr yn gallu gwahaniaethu rhwng costau i’w priodoli i ganllawiau'r ICO a'r costau y gellir eu priodoli i'r ddyletswydd gyfreithiol newydd.

Amcangyfrif o gostau o ganlyniad i'r ddyletswydd gyfreithiol newydd

Gofynnwyd i sefydliadau ddweud a oedden nhw'n disgwyl ysgwyddo unrhyw gostau o ganlyniad i'r ddyletswydd gyfreithiol newydd. Nododd rhyw draean o'r ymatebwyr (36%, 25 o ymatebwyr) gostau gan gynnwys:

• darparu hyfforddiant i’r staff (20 o ymatebwyr);
• diweddaru polisïau mewnol (16 o ymatebwyr);
• datblygu neu addasu'r broses gwyno a'i hymgorffori'n ymarferol (11 o ymatebwyr);
• diweddaru polisïau allanol gan gynnwys hysbysiadau preifatrwydd a gwybodaeth sy'n wynebu'r cyhoedd (10 ymatebydd); a
• chynyddu adnoddau staffio (8 ymatebydd).

Roedd ymatebwyr yn ei chael hi'n anodd darparu amcangyfrif o'r costau yma, gyda sawl un yn nodi bod angen gwell dealltwriaeth o faint y ddyletswydd newydd cyn gallu gwneud hynny. Drwyddi draw, rhoddodd deg ymatebydd (14%) amcangyfrifon oedd yn amrywio o hyd at £10,000 i dros £100,000 (gweler Tabl 4).
 
Tabl 4: Rhowch ddisgrifiad ac amcangyfrif bras o'r costau rydych chi'n disgwyl eu hysgwyddo o ganlyniad i'r ddyletswydd gyfreithiol newydd.

Cost	Nifer y sefydliadau	Maint y sefydliadau	Mathau o gost
≥£100,000	2	1x Canolig  1x Mawr	Hyfforddiant staff Adolygu a diweddaru gweithdrefnau mewnol Hysbysebion i gleientiaid
£10,000 - £99,999	2	1x Bach  1x Mawr	Ymdrin â chwynion diogelu data ar wahân
≤£10,000	4	2x Mawr  2x Micro	Diweddaru'r wefan Hyfforddiant staff Adolygu a diweddaru gweithdrefnau mewnol Hysbysebion i gwsmeriaid a staff Rheoli prosiectau Amserau arwain llywodraethu gwybodaeth
Ni ddarparwyd amcangyfrif	2	2x Mawr	Creu cronfa ddata i gofnodi cwynionFfurfioli proses a threfnu diweddariadau i ganllawiau sy'n wynebu'r cyhoedd Hyfforddiant staff Adolygu a diweddaru gweithdrefnau mewnol Amser gweinyddol

Ffynhonnell: Dadansoddiad yr ICO. Deg ymatebydd. Dim ond i’r rhai oedd yn ymateb ar ran sefydliad y gofynnwyd y cwestiwn yma.

Manteision o ganlyniad i'r canllawiau

Gofynnwyd i sefydliadau am y manteision a ddisgwylir o ganlyniad i’r canllawiau (gweler Tabl 5). Roedd bron hanner y sefydliadau (46%, 31 o ymatebwyr) o'r farn bod y canllawiau’n rhoi gwell dealltwriaeth iddyn nhw o sut i gydymffurfio â'r ddeddfwriaeth. Doedd sawl sefydliad (7 ymatebydd) ddim yn rhag-weld yr un o'r manteision a restrir yn Tabl 5.

Tabl 5: Manteision a ddisgwylir o ganlyniad i'r canllawiau

Ymateb	Nifer (%)
Gwell dealltwriaeth o'r hyn mae'n rhaid i'm sefydliad ei wneud i gydymffurfio â'r ddeddfwriaeth	31 (46%)
Mwy o hyder bod fy sefydliad yn darparu cynnyrch/gwasanaeth/proses sy'n cydymffurfio	25 (38%)
Gallu cefnogi fy nghwsmeriaid yn well	9 (14%)
Gwell enw da o roi proses gwyno ar waith	9 (14%)
Gallu mynd i'r afael yn brydlon â chwynion diogelu data	8 (12%)
Llai o gostau cyfreithiol neu gostau cynghori	4 (6%)
Dim un o'r rhain	7 (10%)

Ffynhonnell: Dadansoddiad yr ICO. 67 o ymatebwyr. Gallai’r ymatebwyr roi nifer o atebion. Dim ond i’r rhai oedd yn ymateb ar ran sefydliad y gofynnwyd y cwestiwn yma.

Barn y rhai nad oedden nhw’n ymateb ar ran sefydliad

Gofynnwyd i'r saith (10%) ymatebydd nad oedden nhw’n ymateb ar ran sefydliad a oedden nhw’n rhag-weld unrhyw effeithiau (cadarnhaol neu negyddol) yn gysylltiedig â'r canllawiau.

Roedd yr effeithiau cadarnhaol a nodwyd gan yr ymatebwyr hyn yn cynnwys:

• rheoli disgwyliadau cwsmeriaid; maen nhw’n deall pam na fyddan nhw o bosibl yn cael ymateb i gŵyn diogelu data; a hefyd
• y canllawiau'n egluro beth i'w gynnwys mewn gweithdrefn gwyno diogelu data.

Roedd yr effeithiau negyddol a nodwyd gan yr ymatebwyr hyn yn cynnwys:

• rheolwyr yn dehongli'r canllawiau i'w gwneud hi'n anodd gwneud cwynion;
• rheolwyr â gormod o amser i gydnabod y cwynion; ac
• angen mwy o adnoddau i ddelio â chwynion diogelu data.