Y ‘dull trothwy’ arfaethedig

Roedd dros hanner yr ymatebwyr (54%) yn cefnogi’r ffordd roedden ni’n bwriadu defnyddio’r wybodaeth rydyn ni’n ei chasglu o gwynion ac yn meddwl y byddai hynny:

yn helpu sefydliadau i ddeall y materion diogelu data allweddol mewn cwynion a sut y gall y sefydliadau wella;
yn rhoi syniad ehangach o ba mor dda mae’r sefydliad yn dilyn y gyfraith diogelu data; ac
yn darparu gwybodaeth ddefnyddiol am dueddiadau.

Roedd eraill, traean (32%), yn anghytuno ac yn pryderu am:

ddiffyg cyd-destun;
gwybodaeth anghyflawn ar gyfer cwynion na fydden ni’n ymchwilio ymhellach iddyn nhw; a
mwy o faich posibl ar sefydliadau, yn enwedig os nad ydyn ni’n cysylltu â nhw am gwynion nes iddyn nhw gyrraedd y trothwy.

Roedd rhai ymatebwyr o’r farn na ddylai’r trothwyon fod yn ddisymud ac y bydden nhw’n well pe baen ni’n tynnu ar fewnwelediadau dros amser.

Tryloywder

Hoffai sawl ymatebydd wybod mwy am y dull trothwy, gan gynnwys:

beth yw’r trothwy ac ydy’r trothwy’n amrywio ar gyfer gwahanol feintiau a mathau o sefydliadau neu sectorau;
sut y byddwn ni’n ei gymhwyso’n ymarferol;
sut y byddwn ni’n hysbysu sefydliadau pan fyddan nhw’n cyrraedd y trothwy;
pa fanylion y byddwn ni’n eu rhannu gyda nhw;
beth fydd angen i sefydliadau ei wneud os ydyn nhw’n cyrraedd y trothwy a beth fydd yr amserlenni; a
sut y bydd y trothwyon yn arwain at reoleiddio gweithredol.

Gofynnodd yr ymatebwyr hyn a fydden ni’n cyhoeddi manylion neu enghreifftiau o’r trothwyon ac unrhyw newidiadau iddyn nhw.

Gofynnodd sawl sefydliad am eglurder ynghylch y mecanweithiau adrodd newydd ar gyfer cwynion sy’n cael eu cofnodi er gwybodaeth. Holodd y rhain a fyddai’n rhaid iddyn nhw roi data inni am y cwynion maen nhw’n eu trin a beth fyddai fformat ac amlder yr adroddiadau. Codwyd pryderon ynghylch sut y bydden ni’n cyd-destunoli data cwynion ac a fyddai cyfranogiad yn orfodol ynteu’n wirfoddol.

Tegwch a chymesuredd

Credai ambell ymatebydd y dylen ni ystyried maint a natur sefydliad wrth ddefnyddio’r wybodaeth o gwynion a gosod trothwyon. Roedden nhw’n meddwl y gallai trin pob sefydliad yr un fath arwain at fwy o faich ar sefydliadau llai sydd â llai o adnoddau.

Awgrymodd rhai ymatebwyr edrych ar y canlynol:

faint o wybodaeth bersonol y mae sefydliadau’n ei defnyddio;
p’un a yw gwybodaeth bersonol yn ddata sensitif neu gategori arbennig;
nifer y cwynion a gadarnhawyd o’i gymharu â chyfanswm y cwynion;
nifer yr achwynwyr unigol; a
gwybodaeth ehangach.

Roedden nhw’n credu y dylai’r trothwy ystyried lefel y niwed yn ogystal â nifer y cwynion a ddaeth i law. Roedden nhw o’r farn y dylai cynnydd mewn cwynion risg isel achosi i sefydliadau gyrraedd y trothwy yn llai cyflym na chynnydd mewn cwynion risg uchel. Dylai ansawdd a difrifoldeb fod yn bwysicach na niferoedd.

Effeithiau posibl defnyddio trothwyon

Roedd rhai ymatebwyr yn pryderu y gallen ni golli sefydliadau gyda nifer fawr o gwynion am fod y niferoedd yn gyson ychydig yn is na’r trothwy neu efallai na fyddai sefydliadau bach byth yn cyrraedd y trothwy. Roedd rhai ymatebwyr o’r farn y gallai sefydliadau reoli eu cwynion fel eu bod yn parhau ychydig yn is na’r trothwy.

Roedd rhai ymatebwyr o’r farn y gallai’r dull yma olygu bod sefydliadau’n cyrraedd y trothwy pan nad yw’r cwynion wedi’u cyfiawnhau, o bosibl am fod pobl yn gwneud cwynion yn fwriadol i gyflawni hyn.

Defnyddio gwybodaeth o gwynion ar gyfer gweithredu ehangach

Roedd rhai ymatebwyr yn pryderu na fydden ni’n defnyddio’r wybodaeth o gwynion a gofnodwyd at ddibenion gwybodaeth i gymryd camau arwyddocaol. Roedd llawer o ymatebwyr o blaid defnyddio’r wybodaeth yma i nodi materion a thueddiadau, gan awgrymu enghreifftiau eang o’r hyn y gallen ni edrych arno. Roedd ymatebwyr am inni ddefnyddio’r wybodaeth yma yn weithredol er mwyn:

helpu i amddiffyn hawliau gwybodaeth pobl;
addysgu sefydliadau gyda chanllawiau wedi’u targedu ac astudiaethau achos;
cynhyrchu canllawiau rhagarweiniol; a
chymryd camau rheoleiddio a gorfodi.

Awgrymwyd cyhoeddi gwybodaeth am gwynion, tueddiadau, camau a gymerwyd ac arferion gorau y gallai sefydliadau eu defnyddio i fonitro a gwella’u perfformiad eu hunain. Gallai pobl hefyd ddefnyddio’r wybodaeth yma i’w helpu i benderfynu a ddylid ymddiried eu gwybodaeth bersonol i sefydliad ac i’w dal i gyfrif.

Adborth i achwynwyr a sefydliadau

Dywedodd sawl ymatebydd y dylen ni roi adborth i bobl sy’n gwneud cwynion ac i sefydliadau, gan awgrymu gwahanol ffyrdd o wneud hyn. Roedden nhw’n meddwl y byddai pobl eisiau gwybod a oedd a sut roedd eu cwyn wedi cyfrannu at weithredu ehangach, gan gynnwys camau gorfodi, fel na fydden nhw’n teimlo eu bod yn cael eu hanwybyddu neu fel y gallen nhw weld bod yna werth mewn cwyno. Roedden nhw’n credu y byddai sefydliadau eisiau gwybodaeth reolaidd, amserol sy’n eu gwneud yn ymwybodol o gwynion amdanyn nhw a materion diogelu data cysylltiedig er mwyn iddyn nhw wella – a’i gwneud yn llai tebygol bod angen i bobl wneud cwynion diogelu data yn y dyfodol.

Roedd rhai ymatebwyr o’r farn y dylen ni roi gwybod i sefydliadau pan fydden nhw’n agosáu at y trothwy er mwyn iddyn nhw fod yn rhagweithiol ac ymgysylltu yn gynnar.

Atebolrwydd

Dywedodd rhai ymatebwyr yr hoffen nhw inni werthuso o dro i dro sut mae defnyddio’r wybodaeth o gwynion yn cyfrannu at ganlyniadau gwell. Awgrymwyd cyhoeddi crynodebau rheolaidd o’r tueddiadau a’r camau rydyn ni’n eu cymryd a defnyddio dangosyddion perfformiad allweddol.

Ymateb yr ICO

Byddwn ni’n rhoi’n dull newydd o ymdrin â chwynion diogelu data ar waith yn gyntaf, gan gynnwys brysbennu, ac yn ddiweddarach yn 2026, byddwn ni’n cyflwyno’n prosesau ar gyfer defnyddio’r wybodaeth rydyn ni’n ei chasglu o gwynion. Byddwn ni’n cyhoeddi tudalen newydd ar ein gwefan maes o law, yn esbonio sut y bydd hyn yn gweithio.

Pwrpas y trothwy yw codi tueddiadau, themâu a mewnwelediadau defnyddiol o’r nifer fawr o gwynion sy’n dod i law er mwyn inni ymyrryd yn gynnar, cyn i niwed pellach ddigwydd, pan fydd sefydliadau’n dangos patrymau o ddiffyg cydymffurfio. Mae’n bwysig deall nad yw’r trothwy ei hun yn fodd o ymdrin â chwynion, a byddwn ni’n parhau i ymchwilio i bob cwyn i’r graddau priodol.

Bydd y gwaith yma yn bwydo'n uniongyrchol i'n gwaith rheoleiddio ehangach. Mae'r wybodaeth rydyn ni’n ei chasglu o gwynion yn ein helpu i adnabod materion y gall fod angen ymchwilio’n fanylach iddyn nhw. Pan welwn ni batrymau neu bryderon difrifol sy'n dod i'r amlwg fel hyn, gallwn eu huwchgyfeirio i'w hystyried ymhellach.

Byddwn ni’n rhannu’r wybodaeth rydyn ni’n ei chasglu o’r cwynion yma gyda thimau perthnasol o fewn yr ICO, gan roi golwg glir, gyffredinol iddyn nhw o’r holl gwynion sy’n dod i law. Bydd hyn yn ein helpu i flaenoriaethu a gwneud penderfyniadau’n effeithiol ar draws ein swyddogaethau rheoleiddio. Rydyn ni’n disgwyl y gallen ni gael nifer sylweddol o gwynion am rai sefydliadau a fydd yn golygu eu bod yn cyrraedd y trothwy. Er hynny, nid yw hyn o reidrwydd yn golygu nad ydyn nhw wedi cydymffurfio â’r gyfraith diogelu data. Ni fydd y trothwy yn gweithredu fel sbardun awtomatig ar gyfer camau rheoleiddio.

Yn hytrach, pan fo sefydliad wedi cyrraedd y trothwy, byddwn ni’n dadansoddi’r wybodaeth sydd ar gael amdanyn nhw i benderfynu a ddylid ymyrryd. Mae hyn yn cynnwys, ymysg pethau eraill, data sy’n cael ei gadw o fewn yr ICO a gwybodaeth mewn cwynion amdanyn nhw sydd wedi dod i law. Y rheswm am hyn yw er mwyn inni allu penderfynu pam mae’r sefydliad wedi cyrraedd y trothwy.

Os ydyn ni o’r farn nad oes llawer o dystiolaeth o ddiffyg cydymffurfio systemig o fewn y sefydliad hwnnw, fyddwn ni ddim yn gweithredu ymhellach. Dim ond os ydyn ni’n credu y byddan nhw’n elwa os ydyn ni’n ymyrryd y byddwn ni’n cysylltu â’r sefydliad. Dydyn ni ddim yn bwriadu cysylltu â sefydliadau’n awtomatig pan fyddan nhw’n cyrraedd y trothwy, gan nad ydyn ni am eu gorlwytho os nad ydyn ni’n credu bod materion sylfaenol sy’n cyfiawnhau cymryd rhagor o gamau. Os yw sefydliadau eisiau gwybod faint o gwynion rydyn ni wedi’u cael amdanyn nhw, maen nhw’n gallu cael hyn o’r setiau data cwynion sy’n cael eu cyhoeddi ar ein gwefan.

Fyddwn ni ddim o reidrwydd yn ailagor achosion unigol os yw sefydliadau wedi cyrraedd y trothwy. Yn hytrach, byddwn ni’n cysylltu â sefydliadau i drafod tueddiadau lefel uchel neu faterion ailadroddus o fewn y cwynion rydyn ni wedi’u cael. Dim ond os nad yw’r sefydliadau’n ymgysylltu â ni y byddwn ni’n disgwyl cymryd camau rheoleiddio pellach, neu os ydyn ni’n teimlo bod y camau maen nhw wedi’u cymryd i fynd i’r afael â’r materion yn annigonol. Os ydyn ni o’r farn bod y mater yn ddigon difrifol, efallai y byddwn ni’n cymryd camau rheoleiddio pellach hyd yn oed pan fydd y sefydliadau wedi ymgysylltu â ni.

Rydyn ni’n bwriadu defnyddio’r un trothwy ar gyfer pob sefydliad waeth beth fo’u maint a’u sector, a hynny am y bydd y trothwyon yn nodi lle gallai fod problemau gyda chydymffurfiaeth yn hytrach na dangos prawf pendant o ddiffyg cydymffurfio. Am y rheswm yma, fyddwn ni ddim yn cyhoeddi rhestrau o sefydliadau sydd wedi cyrraedd y trothwy. Rydyn ni’n edrych ar amrywiol opsiynau i sicrhau nad yw’r trothwy’n anwybyddu sefydliadau llai sydd â llai o gwynion wedi’u codi amdanyn nhw.

Mae hwn yn ddull newydd, a byddwn ni’n parhau i’w fonitro ar ôl ei roi ar waith. Rydyn ni’n gobeithio cael mwy o fewnwelediadau i ba sectorau y mae pobl yn cwyno amdanyn nhw ac i fwydo hyn i’n gwaith ehangach. Byddwn ni hefyd yn gallu casglu adborth gan swyddogion achosion sy’n defnyddio’r broses newydd a gan sefydliadau rydyn ni wedi ymwneud â nhw. Byddwn ni’n dal i addasu’r dull ar sail y canfyddiadau hyn.

Rydyn ni’n cydnabod bod sefydliadau eisiau mwy o eglurder ynghylch y broses adrodd ac a fydd yn orfodol neu’n wirfoddol. Ar hyn o bryd, nid yw’r gyfraith yn ei gwneud yn ofynnol i sefydliadau roi gwybod inni am nifer y cwynion. Er hynny, mae’r llywodraeth wedi cyflwyno pwerau newydd o dan Ddeddf Data (Defnyddio a Mynediad) 2025, sy’n golygu, yn y dyfodol, y gallai rhoi gwybod ddod yn orfodol os bydd rheoliadau newydd yn cael eu cyflwyno. Byddwn ni’n diweddaru’n sefydliadau os bydd unrhyw yn y gofynion yma.