Effaith ein dull arfaethedig

Ymateb yr ICO

Rydyn ni wedi ystyried y safbwyntiau a fynegwyd gan ymatebwyr ynghylch y grwpiau yr effeithir arnyn nhw a nodwyd yn ein hasesiad effaith. Er bod y mwyafrif o’r ymatebwyr yn cytuno â’r grwpiau yr effeithir arnyn nhw, cawsom nifer o awgrymiadau ychwanegol, a nodir isod.

Llysoedd, tribiwnlysoedd a’r proffesiwn cyfreithiol

Dydyn ni ddim yn rhag-weld y bydd y dull newydd yn arwain at gynnydd mewn ymgyfreitha preifat. Er hynny, fe allai arwain at gynnydd mewn ceisiadau adran 166 i’r Tribiwnlys Haen Gyntaf a cheisiadau am ganiatâd i ddwyn hawliadau am adolygiad barnwrol yn erbyn y Comisiynydd. O dan y dull newydd, bydd yr ICO yn dal i gymryd camau priodol i ymateb i gwynion a hysbysu achwynwyr o’r canlyniad. Dydyn ni ddim yn credu ei bod yn debygol y bydd nifer arwyddocaol o gwynion sy’n haeddu sylw rheoleiddiol yn mynd heb sylw. Pan fydd camgymeriadau’n digwydd, bydd ein proses adolygu achosion yn galluogi’r achwynwyr i herio’n penderfyniadau. Gan hynny, rydyn ni o’r farn bod effeithiau ar y grŵp yma wedi’u hystyried yn ddigonol fel is-set o ‘sefydliadau’ fel y’u nodwyd yn yr asesiad effaith.

Sefydliadau cyfraith ac eiriolaeth

Rydyn ni’n credu y bydd y dull diwygiedig yn gwella sicrwydd rheoleiddiol ac yn grymuso unigolion a sefydliadau i ddatrys cwynion yn annibynnol. Bydd y budd yma yn cynnwys sefydliadau cyfraith ac eiriolaeth, gan eu helpu i ddarparu cymorth effeithiol i unigolion. Gan hynny, rydyn ni o’r farn bod effeithiau ar y grŵp yma wedi’u hystyried yn ddigonol fel is-set o ‘sefydliadau’ fel y’u nodwyd yn yr asesiad effaith.

Unigolion “agored i niwed”

Mewn ymateb i adborth yn yr ymgynghoriad, rydyn ni wedi ymrwymo i wella tryloywder ac eglurder yn ein dull newydd. Bydd y newidiadau hyn yn gwneud y broses yn fwy hygyrch a dealladwy i bob unigolyn, gan gynnwys y rhai a allai fod yn agored i niwed. Gan hynny, rydyn ni o’r farn bod y grŵp yma yn is-set o ‘aelodau o’r cyhoedd sy’n codi cwynion diogelu data gyda’r ICO’ fel y’i nodwyd yn yr asesiad effaith.

Cynrychiolwyr etholedig

O dan y dull newydd, byddwn ni’n blaenoriaethu cwynion difrifol, gan sicrhau eu bod yn cael eu profi a’u hystyried yn gynt. Bydd hyn yn lleihau’r angen i uwchgyfeirio cwynion at gynrychiolwyr etholedig, gan y bydd achwynwyr sydd â phryderon arwyddocaol yn cael ateb cyflymach. Gan hynny, rydyn ni o’r farn bod effeithiau ar y grŵp yma wedi’u hystyried yn ddigonol fel is-set o ‘sefydliadau’ fel y’u nodwyd yn yr asesiad effaith.

Newyddiaduraeth a sefydliadau’r cyfryngau

O dan y dull diwygiedig, bydd cwynion risg isel yn cael eu dadflaenoriaethu er mwyn inni ymdrin â materion risg uchel yn fwy effeithiol. Pan fydd cwyn risg isel yn datblygu’n fater mwy difrifol, mae’r fframwaith yn darparu hyblygrwydd, gan sicrhau ymateb rheoleiddiol priodol. Rydyn ni’n credu y bydd unrhyw gostau i newyddiaduraeth neu sefydliadau’r cyfryngau trwy ddadflaenoriaethu cwynion risg isel yn cael eu gorbwyso gan y manteision i’r gymdeithas ehangach yn sgil ein ffocws ar achosion risg uchel. Gan hynny, rydyn ni o’r farn bod effeithiau ar y grŵp yma wedi’u hystyried yn ddigonol fel is-set o ‘sefydliadau’ fel y’u nodwyd yn yr asesiad effaith.

Ymateb yr ICO

Rydyn ni wedi ystyried y safbwyntiau a fynegwyd gan yr ymatebwyr ynghylch costau a buddion posibl y dull arfaethedig. Nodwn fod bron hanner yr ymatebion yn anghytuno â’n hasesiad effaith a bod rhyw ddwy ran o dair yn awgrymu costau neu fuddion. Rydyn ni wedi grwpio’n hymatebion fesul thema isod.

Cydymffurfiaeth a hyder y cyhoedd

Dydyn ni ddim yn derbyn y farn y bydd y dull newydd yn arwain at ddiffyg cydymffurfio neu niwed eang. Fel y disgrifir yn yr asesiad effaith, rydyn ni’n credu y byddwn ni’n gallu dyrannu adnoddau’n fwy effeithiol ac effeithlon, gan ganolbwyntio ar y materion mwyaf arwyddocaol a darparu canlyniadau mwy amserol. Bydd blaenoriaethu fel hyn yn cryfhau sicrwydd rheoleiddiol ac yn cymell sefydliadau i gydymffurfio â’r gyfraith, gan leihau risg ariannol a risg i’w henw da. At hynny, rydyn ni’n credu y bydd delio ag achosion risg uchel yn fwy effeithlon yn arwain at leihau niwed diogelu data a’r costau cymdeithasol sy’n gysylltiedig â diffyg cydymffurfio.

Costau a buddion i sefydliadau

Rydyn ni’n cydnabod y bydd sefydliadau’n wynebu costau ymgyfarwyddo wrth ddeall y dull newydd, a bydd y rhain yn cael eu hadlewyrchu yn y dadansoddiad cost-budd. Er hynny, mae’r costau hyn yn debygol o gael eu gwrthbwyso gan fuddion mwy o sicrwydd rheoleiddiol a’r gallu i ddatrys cwynion yn fewnol. Dim ond pan nad yw sefydliad yn cydymffurfio y bydd angen adolygiadau mewnol ychwanegol yn y dull newydd. Mewn achosion o’r fath, mae adolygiadau mewnol yn debygol o leihau amlygiad i gamau rheoleiddiol neu gyfreithiol, sy’n gyfystyr â mesur arbed costau.

Dydyn ni ddim yn rhag-weld cynnydd mewn ymgyfreitha yn achos sefydliadau sy’n cydymffurfio. I’r gwrthwyneb, trwy ein galluogi i weithredu’n gynt mewn achosion o niwed difrifol, fe ddylai’r dull leihau risgiau ac annog sefydliadau i gymryd camau cywiro amserol.

Rydyn ni’n nodi bod y buddion ychwanegol i sefydliadau, sef eglurder, sicrwydd rheoleiddiol a phrydlondeb, eisoes wedi’u hadlewyrchu yn ein hasesiad effaith drafft.

Costau i unigolion

Rydyn ni’n cydnabod y gall rhai pobl fod yn anfodlon ar y dull newydd, fel y nodwyd yn yr asesiad effaith gwreiddiol. Rydyn ni’n credu bod yr asesiad yn ymdrin yn ddigonol â’r costau anariannol a nodwyd gan ymatebwyr. I liniaru’r pryderon hyn, rydyn ni’n gweithio i sicrhau bod y broses gwyno yn dal yn dryloyw ac yn hawdd ei ddefnyddio. Bydd y gwelliannau yma yn gwneud y broses yn gliriach ac yn fwy hygyrch i bob achwynydd.

Baich ar wasanaethau cyfreithiol

Codwyd pryderon am gynnydd posibl yn y baich ar sefydliadau cyfreithiol, llysoedd a thribiwnlysoedd, yn ogystal â chostau cynyddol i unigolion. Cafodd y pwyntiau hyn eu cydnabod yn ein hasesiad o’r costau i’r cyhoedd sy’n codi cwynion diogelu data gyda ni.

Er hynny, dydyn ni ddim yn rhag-weld y bydd y dull newydd yn arwain at gynnydd sylweddol mewn ymgyfreitha preifat. Trwy flaenoriaethu cwynion difrifol a’u datrys yn fwy effeithiol, fe ddylai’r dull newydd leihau nifer yr achosion sy’n cael eu huwchgyfeirio a’r costau cyfreithiol cysylltiedig.

Ymateb yr ICO

Argymhellion methodolegol

O gofio’r data sydd ar gael, rydyn ni’n credu ein bod ni wedi cynnal dadansoddiad o effeithiau posibl sy’n gymesur â’r penderfyniad dan sylw. Mae’n hasesiad yn adlewyrchu’r dystiolaeth orau sydd ar gael ar hyn o bryd ac yn cydbwyso’r angen am drylwyredd a chymesuredd. Yn unol â’n fframwaith, byddwn ni’n ystyried dull priodol o asesu effaith ex-post y dull gweithredu. Pan fydd tystiolaeth ar gael ac y bernir ei bod yn gymesur gwneud hynny, bydd yr adolygiad yma yn ystyried dadansoddiad dosbarthiadol o’r effaith ar grwpiau penodol, yn asesu effeithiau dilynol ar gydymffurfiaeth ac yn gwerthuso dylanwad y dull ar niweidiau diogelu data.

Tystiolaeth bellach

Rydyn ni’n cydnabod y costau sy’n gysylltiedig â pheidio â chydymffurfio â’r gyfraith diogelu data fel y nododd yr ymatebwyr. Er hynny, rydyn ni’n credu y bydd ein dull diwygiedig yn ein galluogi i fynd i’r afael â’r achosion mwyaf difrifol yn fwy effeithiol, a thrwy hynny gynnal y gyfraith diogelu data a lliniaru’r niwed cymdeithasol ac economaidd sy’n gysylltiedig â diffyg cydymffurfio. Trwy ganolbwyntio adnoddau ar faterion risg uchel, bydd y dull newydd yn cryfhau cydymffurfiaeth ac yn lleihau niwed. Rydyn ni o’r farn y bydd y dull yn helpu i adeiladu mwy o ymddiriedaeth rhyngon ni, sefydliadau a’r gymdeithas ehangach, gan atgyfnerthu hyder yn y fframwaith rheoleiddio.