Crynodeb o’r ymatebion i’n hymgynghoriad ar newidiadau drafft i sut rydyn ni’n ymdrin â chwynion diogelu data

Rhagair y Comisiynydd i’r ymatebion i’r ymgynghoriad ar ymdrin â chwynion i’r ICO

Os yw pobl yn poeni am sut mae sefydliad wedi trin eu gwybodaeth bersonol, maen nhw’n cael dod aton ni yn yr ICO i gael help.

Rydyn ni yma i sicrhau bod sefydliadau’n parchu hawliau pobl ac i helpu sefydliadau i wneud hyn yn gywir.

Ond mae nifer y cwynion sy’n dod i law ar ei uchaf erioed, ac mae’n gwasanaethau ni’n dal i wynebu galw eithriadol.

Mae’n model presennol ar gyfer ymdrin â chwynion wedi’i ymestyn i’w eithaf. Gyda’r un adnoddau cyfyngedig, rydyn ni wedi cael trafferth bodloni’r cynnydd yma, gan gymryd llawer mwy o amser nag yr hoffem i fynd i’r afael â phryderon pobl.

I fod yn effeithiol, mae’n rhaid inni fod yn strategol – yn rheoleiddiwr sy’n rhoi’r flaenoriaeth i gwynion lle mae’r risg o niwed ar ei mwyaf gan ymyrryd lle mae’n fwyaf pwysig.

Dyna pam rydyn ni wedi penderfynu meddwl yn wahanol ac ystyried strategaethau newydd i drawsnewid sut rydyn ni’n ymdrin â chwynion diogelu data.

Ein nod yw darparu gwasanaeth sy’n rhoi ymatebion prydlon a chymesur i bob cwsmer, gan sbarduno cydymffurfiaeth ac atebolrwydd gan sefydliadau yr un pryd.

Ym mis Awst 2025, aethon ni ati i nodi’r cynigion hyn i drawsnewid ein hymagwedd at ymdrin â chwynion a chryfhau’n heffeithiolrwydd fel rheoleiddiwr.

Gwahoddwyd amrywiaeth o safbwyntiau trwy ein sesiynau ymgynghori ac ymgysylltu â rhanddeiliaid, felly diolch i bawb sydd wedi cyfrannu. Roedd eich adborth yn hanfodol i’n helpu i fireinio a siapio’r fframwaith newydd.

Mae’r ddogfen yma yn crynhoi’r adborth a gawson ni ar ein cynigion a sut rydyn ni wedi’i fabwysiadu er mwyn cyrraedd model terfynol.

O dan y fframwaith newydd, byddwn ni’n defnyddio set glir o feini prawf i asesu pob cwyn wrth iddi ddod i law. Mae hyn yn golygu y gallwn ganolbwyntio’n hadnoddau lle gallwn gael yr effaith fwyaf a darparu canlyniadau ystyrlon mewn achosion lle mae niwed difrifol yn glir neu mae materion systemig yn cael eu datgelu.

Bydd mewnwelediad o bob cwyn yn ein helpu i ddeall ymagwedd sefydliad at ddiogelu data, er mwyn inni godi safonau a sbarduno gwelliannau drwyddi draw. Byddwn ni hefyd yn cyflwyno mecanweithiau adrodd newydd i fonitro tueddiadau a nodi unrhyw risgiau sy’n dod i’r amlwg y gall fod angen inni fynd i’r afael â nhw.

Er ein bod yn sylweddoli nad pawb fydd yn croesawu’r newidiadau yma, gobeithio y bydd tryloywder ynghylch ein penderfyniadau yn helpu’r cyhoedd a’r sefydliadau i ddeall ein proses gwyno newydd ac ymwneud a hi.

Mae’r Ddeddf Data (Defnyddio a Mynediad) yn gosod rhwymedigaethau newydd ar sefydliadau i wella’u prosesau trin cwynion eu hunain hefyd, felly mae’n bosibl y byddwn ni’n dechrau gweld mwy o gwynion yn cael eu datrys heb i ninnau ymyrryd.

Rydyn ni’n hyderus y bydd ein fframwaith diwygiedig yn darparu proses gwyno deg, effeithlon ac effeithiol. Bydd eich adborth yn dal yn werthfawr wrth inni adolygu a diwygio’n dull er mwyn sicrhau ei fod mor effeithiol â phosibl.