Crynodeb gweithredol

Mae cyfraith diogelu data’r Deyrnas Unedig yn rhoi’r hawl i bobl gwyno i ni os ydyn nhw’n credu bod eu hawliau diogelu data wedi’u torri. Mae hyn yn cynnwys toriadau posibl yn erbyn eu hawliau o dan Reoliad Cyffredinol y Deyrnas Unedig ar Ddiogelu Data (GDPR y DU) neu o dan ran 3 neu ran 4 o Ddeddf Diogelu Data 2018.

Er bod y gyfraith yn ei gwneud yn ofynnol inni ymchwilio i bob cwyn “i’r graddau sy’n briodol”, mae hefyd yn rhoi llawer iawn o ddisgresiwn inni ynghylch sut i wneud hyn. Ein gweithdrefn gyffredinol yw archwilio manylion pob cwyn er mwyn penderfynu graddau priodol ein cyfranogiad.

Un o’r prif resymau dros gynnig ein dull newydd yw ein bod ni, fel pob corff sy’n ymdrin â chwynion cyhoeddus, yn gweld cynnydd eithriadol yn y galw am y gwasanaethau yma. Er hynny, yn wahanol i lawer o’n cymheiriaid, nid yw’n cyllid ni’n cynyddu gyda nifer y cwynion sy’n dod i law. Gan hynny, mae’n rhaid inni fynd i’r afael â’r gwaith yma yn wahanol. Mae’r dull arfaethedig wedi’i gynllunio i’n galluogi i weithredu yn yr achosion hynny lle mae yna dystiolaeth o niwed arwyddocaol a lle gallwn gael yr effaith fwyaf ar wella’r gydymffurfiaeth â’r gyfraith diogelu data.

Yn yr ymgynghoriad ar ein dull o ymdrin â chwynion diogelu data, cafodd y newidiadau arfaethedig hyn eu nodi a gofynnwyd am sylwadau arnyn nhw. Esboniwyd sut rydyn ni wedi gweithio hyd yn hyn, amlinellwyd ein dull arfaethedig a dangoswyd sut y byddai hyn yn caniatáu inni ganolbwyntio ar achosion lle gallwn wneud y gwahaniaeth mwyaf. Trwy fod yn dryloyw ynglŷn â’r rhesymau dros y penderfyniadau yma, ein nod yw helpu’r cyhoedd a’r sefydliadau i ddeall ein dull gweithredu a’i gefnogi.

Crynodeb o’r newidiadau allweddol yn sgil yr ymgynghori

Yn dilyn yr ymgynghoriad ar ein dull arfaethedig, rydyn ni’n symud ymlaen gyda’r ffordd newydd o ymdrin â chwynion diogelu data, gan ystyried yr adborth gwerthfawr a gawsom. Dyma’r prif newidiadau:

Fframwaith a meini prawf cliriach:
Rydyn ni wedi adolygu’n fframwaith a’n meini prawf i’w gwneud yn haws i’w deall, gydag esboniadau cliriach a mwy o enghreifftiau ymarferol.

Graddfa niwed wedi’i mireinio:
Rydyn ni wedi esbonio’n henghreifftiau i’w gwneud yn gliriach sut rydyn ni’n asesu niwed a sut y gall gwahanol ffactorau ddylanwadu ar lefel y niwed.

Mwy o dryloywder a hygyrchedd:
Rydyn ni wedi diweddaru’n fframwaith a’n graddfa niwed i’w gwneud yn fwy hwylus, ac rydyn ni wedi defnyddio iaith glir. Rydyn ni wedi esbonio’n gliriach beth wnawn ni gyda’r wybodaeth y byddwn ni’n ei chasglu o gwynion rydyn ni’n eu cofnodi at ddibenion gwybodaeth yn unig.

Mwy o eglurder yn y broses gwyno gyffredinol:
I sicrhau bod ein prosesau’n gliriach, bydd gennyn ni dudalen pwrpasol ar ein gwefan, a hwnnw’n esbonio:
- sut y byddwn ni’n ymdrin â chwynion;
- y meini prawf y byddwn ni’n eu defnyddio;
- y broses adolygu; a
- sut y byddwn ni’n defnyddio’r wybodaeth rydyn ni’n ei chasglu o gwynion.
Adolygu a gwella’n barhaus:
Byddwn ni’n monitro ac yn gwerthuso effaith y dull newydd yma ac yn ymrwymo i archwiliad allanol yn y dyfodol ac adolygiad o’r dull a’r meini prawf bob hyn a hyn.

Trwy ein galluogi i nodi’r cwynion mwyaf difrifol, bydd ein dull newydd yn ein helpu i ganolbwyntio’n hadnoddau lle gallan nhw gael yr effaith fwyaf.

Bydd hyn yn ein helpu i reoleiddio’n fwy effeithiol, gan arwain at well gwasanaethau a chanlyniadau i’r cyhoedd. Bydd hefyd yn ategu’n nod o helpu sefydliadau i gyflawni eu rhwymedigaethau, cryfhau eu harferion cyffredinol a gwella safonau diogelu data.

Trwy’r ddogfen yma i gyd, rydyn ni’n darparu rhagor o wybodaeth am y newidiadau yma a sut mae’r ymgynghoriad wedi siapio’n dull terfynol.