Materion ychwanegol a godwyd
Cynnwys y rhanddeiliaid
Gofynnodd yr ymgynghoriad a oedd unrhyw grwpiau eraill o randdeiliaid yr oedden nhw’n credu y byddai’r dull arfaethedig o ymdrin â chwynion yn effeithio arnyn nhw. Nododd rhai ymatebwyr grwpiau o bobl yr oedden nhw’n credu eu bod yn “agored i niwed” – er enghraifft, pobl a allai fod yn wynebu risg arbennig, angen cymorth ychwanegol i amddiffyn eu hunain, neu’r ddau.
Ymateb yr ICO
Rydyn ni wedi adolygu’r EqIA ac rydyn ni’n hyderus ein bod eisoes wedi ystyried pobl a allai fod yn profi bregusrwydd yn yr ystyr a amlinellir uchod. Mae’r EqIA eisoes yn cwmpasu “gwarcheidwaid cyfreithiol, cynrychiolwyr, rhieni neu berthnasau agosaf”. Rydyn ni wedi ystyried a fyddai’n ddefnyddiol ychwanegu’r rhanddeiliaid eraill a nodwyd ac wedi diweddaru’r EqIA lle bo hynny’n briodol.
Ystyriaethau cyffredinol am y dull arfaethedig
Gwahoddwyd yr ymatebwyr i ddarparu unrhyw sylwadau neu awgrymiadau cyffredinol pellach am y dull arfaethedig. Gofynnwyd hefyd a oedd unrhyw dermau neu adrannau yn y dull arfaethedig yn aneglur neu’n rhy dechnegol i’r ymatebwyr.
Mae llawer o’r ymatebion yn ailadrodd pwyntiau a drafodwyd mewn atebion i gwestiynau blaenorol. Rydyn ni wedi cynnwys yr ymatebion hynny mewn adrannau blaenorol o’r adroddiad yma lle bo hynny’n briodol. Mae’r adran yma yn cynnwys unrhyw sylwadau neu awgrymiadau cyffredinol sydd heb eu cynnwys yn fanwl mewn mannau eraill.
Awgrymiadau i wella’r dull arfaethedig
Gofynnodd rhai ymatebwyr am ddogfennau hygyrch mewn iaith glir ac mewn nifer o fformatau. Er enghraifft, gofynnwyd am ffeithlun yn mapio pob cam fel offeryn llywiadwy neu siart llif.
Roedd un ymatebydd o’r farn y dylai pob cwyn fod yn gwbl archwiliadwy ac yn gallu cael ei olrhain fel ein bod ni’n atebol.
Dywedodd sawl ymatebydd y dylen ni dreialu’r dull gydag achwynwyr ac eiriolwyr agored i niwed cyn ei roi ar waith.
Dywedodd rhai y dylid trefnu grwpiau ffocws gydag achwynwyr cyn newid y dull o ymdrin â chwynion.
Dywedodd ymatebwyr hefyd y dylai adolygiad werthuso a yw’r dagfa wedi’i lleihau ac a yw’r dull arfaethedig wedi arwain at well boddhad ac wedi cynnal hawliau pobl a’n rhwymedigaethau cyfreithiol ni.
Dywedon nhw y dylid cynnal adolygiadau bob hyn a hyn i benderfynu a oedd y broses newydd yn rheoli cwynion yn effeithiol ac a oedd y meini prawf yn addas i’r diben.
Adborth a chanllawiau cliriach
Roedd sawl sefydliad o’r farn bod angen dolenni adborth cliriach. Roedd ambell sefydliad am inni roi canlyniadau a phenderfyniadau clir iddyn nhw, gan argymell unrhyw welliannau y mae angen iddyn nhw eu gwneud. Dywedon nhw hefyd y dylai fod yna broses i’w galluogi i ofyn am adolygiad o gŵyn os oedden nhw’n anghytuno â’r canlyniad.
Roedd rhai sefydliadau eisiau mwy o wybodaeth ynghylch a fydden ni’n cyfeirio cwynion atyn nhw ac, os felly, sut.
Argymhellodd ychydig o sefydliadau y dylen ni ddarparu canllawiau sector-benodol, yn enwedig ar gyfer sefydliadau cymhleth a chyrff yn y gwasanaeth cyhoeddus. Dywedon nhw y dylai fod ymgysylltu parhaus rhyngon ni ac endidau mawr yn y gwasanaethau cyhoeddus i sicrhau bod yma gymesuredd a bod gwersi cyffredin yn cael eu dysgu.
Gofynnodd sawl sefydliad am fwy o sicrwydd y byddai popeth yn cael ei ystyried ac y byddai canlyniad y gŵyn yn cael ei asesu o ran ansawdd. Roedden nhw’n credu y dylen ni gofnodi a fernid bod sefydliad wedi cydymffurfio ai peidio. Roedden nhw’n teimlo y dylai fod yna broses i alluogi sefydliadau i ddilysu canlyniad unrhyw gŵyn cyn inni gynnwys y canlyniad mewn adroddiad mewnol neu gyhoeddiad allanol.
Roedd rhai sefydliadau o’r farn y dylai’n graddfa niwed gael ei nodi ar y wefan ochr yn ochr ag enghreifftiau.
Cyhoeddi gwybodaeth
Gofynnodd ychydig o sefydliadau inni gyhoeddi data ac ystadegau dienw ar gyfer cwynion a’u canlyniadau. Dywedon nhw hefyd y dylai hyn gynnwys data am unrhyw sefydliad dienw sy’n cyrraedd y trothwy ac y dylen ni ddarparu rhestr o themâu i sefydliadau eu hadolygu. Gofynnodd rhai sefydliadau am enghreifftiau o’r arferion gorau gan eu bod yn dweud y byddai hyn yn ategu’r canllawiau ymhellach.
Dywedodd sawl sefydliad yr hoffen nhw gael adroddiadau rheolaidd ar gwynion wedi’u trefnu fesul categori, megis hawl i weld gwybodaeth neu hawl i gadw gwybodaeth, ynghyd â’r canlyniadau. Roedden nhw’n credu y dylen ni adolygu’r hyn y mae rheoleiddwyr eraill yn ei gyhoeddi, fel siartiau dirwyon ar gyfer toriadau penodol. Roedden nhw hefyd yn credu y dylen ni gyhoeddi camau gorfodi mwy trylwyr.
Roedd rhai sefydliadau o’r farn ei bod yn bwysig inni fod yn fwy tryloyw ynghylch ein rôl, gan ddweud y dylen ni gyhoeddi a fydden ni’n edrych ar faterion eraill, fel materion gwasanaeth cwsmeriaid, ochr yn ochr â’r mater diogelu data. Dywedodd un sefydliad fod angen rhagor o ganllawiau ynghylch sut y dylai sefydliadau fynd i’r afael ag achwynwyr blinderus.
Roedd sawl ymatebydd o’r farn y dylen ni fynd ati i addysgu’r cyhoedd ar ddefnyddio’n proses gwyno’n briodol ac y dylai’n canllawiau ni atal pobl rhag uwchgyfeirio cwynion i’r rheoleiddiwr cyn ymgysylltu â’r sefydliad yn gyntaf.
Fframwaith ac achrediad ar y cyd
Credid y dylen ni ystyried fframwaith ar y cyd â’r Ganolfan Seiberddiogelwch Genedlaethol (NCSC) i sicrhau bod sefydliadau ardystiedig yn parhau i gydymffurfio â’r gyfraith diogelu data. Nododd un ymatebydd y dylen ni gyflwyno cynllun achredu proffesiynol ar gyfer ymgynghorwyr GDPR a Swyddogion Diogelu Data. Roedden nhw o’r farn y byddai hyn yn sicrhau cymhwysedd cyson ac yn fodd i’r broseso drin cwynion risg is gael ei gwneud y tu allan i’r sefydliad o dan reolaeth.
Ymateb yr ICO
Rydyn ni’n croesawu adborth yr ymatebwyr bod y dull arfaethedig yn fwy strwythuredig ac y byddai’n caniatáu brysbennu effeithiol. Roedd yn ddefnyddiol cael gwybod bod y dull arfaethedig yn gysylltiedig â’n methodoleg reoleiddio bresennol.
Rydyn ni’n cydnabod yr adborth ynglŷn ag adolygu pa mor effeithiol yw’r dull arfaethedig. Rydyn ni’n ymrwymo i gynnal adolygiad ac i werthuso fel rhan o archwiliad allanol.
Rydyn ni’n cydnabod bod nifer o ymatebwyr o blaid datrys cwynion yn gynnar gan sefydliadau. Mae’r negeseuon ar ein gwefan yn annog pobl i gwyno i’r sefydliad cyn gwneud cwyn i ni. Pan fydd y newidiadau sy’n ei gwneud yn ofynnol i sefydliadau gael proses gwyno yn dod i mewn eleni, byddwn ni’n adolygu’r geiriad ar ein gwefan er mwyn annog pobl ymhellach i gysylltu â’r sefydliad yn gyntaf.
Rydyn ni’n croesawu’r sylwadau ynglŷn â gwneud dogfennau yn hygyrch ac rydyn ni wedi’u gwirio am hyn eto cyn eu cyhoeddi. Rydyn ni hefyd wedi sicrhau bod ein gwefan yn hygyrch yn unol â’n datganiad hygyrchedd..
Rydyn ni’n cytuno ag ymatebwyr y byddai cyhoeddi’r raddfa niwed ar ein gwefan yn fuddiol, felly byddwn ni’n trefnu ei bod ar gael ar-lein.
Rydyn ni’n helpu pob sefydliad i gydymffurfio â’r gyfraith diogelu data, ac yn darparu canllawiau sector-benodol lle bo’n briodol. Byddwn ni’n parhau i adolygu’r canllawiau presennol a chyhoeddi canllawiau newydd, gan gynnwys unrhyw ganllawiau sector-benodol lle bo’n briodol.
Rydyn ni eisoes yn cyhoeddi setiau data a thueddiadau cwynion a phryderon. Mae’r setiau data a gyhoeddir yn cynnwys canlyniad y gŵyn, gwybodaeth am y sector a’r is-sector a’r rheswm yn y ddeddfwriaeth dros y gŵyn (y rhan o’r gyfraith y mae’r mater diogelu data yn ymwneud â hi, megis darparu copïau o ddata personol).
Rydyn ni’n cydnabod bod ar ymatebwyr eisiau rhagor o wybodaeth am themâu cwynion. Byddwn ni’n cyhoeddi canllawiau ar ein gwefan os daw’n amlwg bod angen rhagor o wybodaeth ar thema diogelu data benodol.
Mae’n gwefan eisoes yn darparu gwybodaeth am yr hyn a wnawn a’r camau rydyn ni wedi’u cymryd. Mae hyn yn darparu tryloywder am ein rôl. Fel rheoleiddiwr diogelu data annibynnol y Deyrnas Unedig, dim ond materion diogelu data yr ydyn ni’n cael eu hystyried. Fydden ni ddim yn gwneud sylwadau ar faterion eraill, fel materion gwasanaethau cwsmeriaid.
Mae’r broses gwyno ar ein gwefan yn darparu’r wybodaeth sydd ei hangen ar bobl i sicrhau eu bod yn gwneud cwyn ar yr adeg briodol. Rydyn ni wedi diweddaru’r wybodaeth yma i adlewyrchu’n dull newydd.
Rydyn ni’n rhan o’r Fforwm Cydweithredu ar Reoleiddio Digidol ac yn gweithio gyda’r Awdurdod Cystadleuaeth a Marchnadoedd, Ofcom a’r FCA i ategu’n camau rheoleiddio. Rydyn ni hefyd yn gweithio gyda rheoleiddwyr ac asiantaethau eraill i gyflawni’n cylch gorchwyl. Mae hyn yn cynnwys yr NCSC. Rydyn ni’n credu bod ein perthnasoedd gwaith cryf gyda’r sefydliadau hyn yn ein galluogi i sicrhau bod yna ddull rheoleiddio cydgysylltiedig a chlir.