Beth sy'n digwydd pan fydda i’n cyflwyno fy nghwyn i'r ICO?
Os ydy eich cwyn yn rhywbeth gallwn ni helpu gyda, bydd un o'n swyddogion achos yn edrych i fewn i fe.
Bydd y swyddog achosion:
- yn pwyso a mesur ffeithiau'r hyn sydd wedi digwydd, yn deg ac yn ddiduedd;
- gofyn chi ac y sefydliad am wybodaeth pellach, os ydyn nhw'n meddwl bod angen; a
- dweud i chi y canlyniad.
Os ydyn ni'n meddwl bod yna wedi bod trosedd o'r gyfraith, byddwn ni fel arfer yn rhoi cyngor i sefydliad felly gallen nhw rhoi pethau'n gywir a gwella ei ddefnyddion o hawliau gwybodaeth. Rydyn ni'n delio gyda rhan fwyaf o gwynion fel hyn, heb yr angen i gymryd gweithrediad rheoleiddiol bellach.
Sut ni'n ystyried cwynion
Mae gennyn ni disgresiwn cryn wrth ystyried cwynion.
Byddwn ni'n rhoi mwy adnoddau er mwyn archwilio mater os ydy e'n rhoi ni cyfle i wella defnydd hawliau gwybodaeth, neu os mae yna niwed arwyddocaol neu colled i'r unigolyn wedi'i effeithio.
Mae yna cyfres o ffactorau bydd swyddogion achos yn ystyried i helpu nhw i asesu unrhyw cwyn ac i ystyried y cyfle bydd e'n rhoi i ni i wella ein defnydd o hawliau gwybodaeth. Mae rhain yn cynnwys:
- Y difrifoldeb o drosedd potensial - bydd y swyddog achos yn ystyried os yw'r mater yn difrifol neu ddim, yn termau natur y data sydd wedi'i effeithio, y nifer o bobl sydd wedi'u effeithio, ac yr effaith (effaith tebygol) ar unrhyw unigolion. Y mwy difrifol yw'r mater, y mwy tebygol mae yn i ni rhoi mwy o amser mewn i ddilyn lan gyda'r sefydliad.
- Sut mae sefydliad wedi delio gyda unrhyw cwynion cysylltiedig sydd wedi'i godi - bydd y swyddog achos yn ystyried pa mor effeithiol wnaeth y sefydliad cyfathrebu gyda'r aelod o'r cyhoedd, pa mor dda oedden nhw'n egluro'r sefyllfa, ac os oedden nhw'n ceisio i wella'r sefyllfa ac y problemau.
- Cyd-destun - bydd y swyddog achos hefyd yn ystyried unrhyw gwybodaeth perthnasol arall dros y mater, y sefydliad, neu'r sector ar hyd ag blaenoriaethau rheoleiddiol ein hun.
Fel casgliad, rydyn ni'n cymryd dynesiad cyfatebol ac yn buddsoddi mwyaf o amser ar yr achosion lle gallwn ni cael yr effaith mwyaf o ran yr ICO25.
Pa mor hir mae’n ei gymryd i ddelio â'm cwyn?
Ein nod yw delio â chwynion cyn gynted ag y gallwn. Mae’n bosibl ymdrin â rhai cwynion yn gyflym ond efallai y bydd rhai yn gofyn mwy o waith ac yn cymryd mwy o amser.