Gwnewch cwyn ynghylch sut mae sefydliad wedi defnyddio eich gwybodaeth personol

Gall profi problem sy'n gysylltiedig â'ch gwybodaeth bersonol fod yn anodd ac weithiau'n ofidus. Defnyddiwch y gwasanaeth cyflym a hawdd yma i ddarganfod beth i'w wneud nesaf os ydych chi wedi cael problem gyda sefydliad ynghylch sut maen nhw wedi trin eich gwybodaeth bersonol.

Mae'r tudalen yma yn esbonio’n proses gwyno, gan gynnwys:

• Ein dull o ymdrin â chwynion
• Yr hyn sydd arnoch ei angen cyn ichi ddechrau
• Beth yw canlyniadau posibl eich cwyn
• Os gall yr ICO ddyfarnu iawndal

Yna byddwch yn gallu gwneud cwyn ar-lein.

Ein dull o ymdrin â chwynion

Rydyn ni wedi newid sut rydyn ni’n ymdrin â chwynion yn sgil ymgynghoriad diweddar. Mae ein dull newydd yn canolbwyntio ar achosion lle mae'n amlwg bod niwed difrifol a lle gallwn helpu sefydliadau i wella sut maen nhw'n diogelu data pobl trwy gyngor, hyfforddiant neu weithredu.

Pan fyddwch chi'n anfon cwyn aton ni, byddwn ni’n edrych ar y manylion a roddwyd yn ofalus. Mae ein ffurflen gwyno yn gofyn ichi am yr wybodaeth sydd arnon ni ei hangen, gan gynnwys unrhyw niwed rydych chi wedi'i gael oherwydd y mater diogelu data rydych chi'n cwyno amdano.

Gallwch gael eich niweidio pan nad yw sefydliad yn dilyn y gyfraith diogelu data wrth ddefnyddio’ch gwybodaeth bersonol. Rydyn ni’n defnyddio’n barn ac yn asesu niwed ar raddfa o effaith lefel isel i lefel uchel i'n helpu i flaenoriaethu cwynion.

Rydyn ni’n defnyddio’n fframwaith trin cwynion diogelu data i benderfynu faint o ymchwil sydd ei angen. Gall hyn amrywio o adolygiad ysgafn i gynnal ymholiadau manylach. Mae'r fframwaith yn ein helpu i fod yn gyson ac ar yr un pryd yn caniatáu inni fod yn ddigon hyblyg ar gyfer yr ystod eang o gŵynion sy’n dod i law.

Ar hyn o bryd mae cwynion y mae angen inni edrych arnyn nhw’n fanylach yn cael eu neilltuo i swyddogion achos o fewn 40 wythnos ar ôl cael eu cyflwyno.

Cyn i chi ddechrau 

Bydd arnoch chi angen:

• cyfeiriad ebost ar gyfer y sefydliad;
• copi o'r gŵyn wnaethoch chi i'r sefydliad am sut maen nhw wedi ymdrin â'ch gwybodaeth bersonol;
• copi o'ch cais (e.e. cais testun am weld gwybodaeth) os gwnaethoch chi un i'r sefydliad;
• unrhyw wybodaeth ategol am y niwed a brofwyd oherwydd y ffordd yr ymdriniodd y sefydliad â'ch gwybodaeth bersonol; ac
• (os ydych chi’n cwyno ar ran rhywun arall) llythyr cydsyniad gan y person y mae'r gŵyn yn ymwneud â nhw.)

Mae'n helpu os ydych hefyd yn gallu darparu:

• cyfeiriad y sefydliad;
• teinlen o ddigwyddiadau allweddol i ymwneud gyda'ch cwyn;
• unrhyw wybodaeth ategol sydd gennych am sut cafodd eich gwybodaeth bersonol ei cham-drin e.e. copi o neges ebost lle cafodd eich gwybodaeth ei rhannu, copi o gofnodion gyda gwybodaeth anghywir, llythyr ymddiheuro gan y sefydliad, neu gyfnewidiadau ebost eraill.

Peidiwch a phoeni os nad ydych yn cael y gwybodaeth yma galw ni ar0303 123 1113 neusgwrs fywgyda ni, felly ni'n gallu helpu.

Beth bydd y canlyniad o fy nghwyn?

Mae yna nifer ocanlyniadau posibi'ch cwyn, y mwyaf cyffredin yw:

• Byddwn yn cofnodi'r gŵyn ond efallai mai dim ond cadw cofnod ohoni wawn ni ar yr adeg yma. Gall gwybodaeth fel hyn ein helpu i ddysgu rhagor am sut mae sefydliad yn trin gwybodaeth bersonol a hawliau gwybodaeth.
• Efallai y byddwn ni’n dweud wrth y sefydliad am wneud mwy o waithi helpu i ddatrys eich cwyn neu i esbonio’u safbwynt yn gliriach. Gallai hyn olygu cael y sefydliad i roi eich gwybodaeth ichi neu gywiro unrhyw anghywirdebau.

A all yr ICO ddyfarnu iawndal? 

Na. Dyw'r ICO ddim yn gallu gwobrwyo cyfadferiad, hyd yn oed pan rydyn ni'n rhoi ein farn bod sefydliad wedi torri cyfraith diogelu data.

Mae gennych hawl i hawlio iawndal gan sefydliad os ydych chi wedi dioddef niwed am fod y sefydliad wedi torri'r gyfraith diogelu data. Mae hyn yn cynnwys niwed materol, er enghraifft os ydych chi wedi colli arian, neu niwed anfaterol, er enghraifft os ydych chi wedi dioddef trallod.

Does dim rhaid ichi wneud hawliad llys i sicrhau iawndal – efallai y bydd y sefydliad yn cytuno i'w dalu ichi. Ond, os nad ydyn nhw'n cytuno i dalu, eich cam nesaf fyddai gwneud hawliad yn y llys. Y llys ffydd yn penderfynu ar eich achos. Os bydd yn cytuno â chi, bydd yn penderfynu a fydd rhaid i'r sefydliad dalu iawndal ichi ai peidio.

Rydyn ni’n argymell yn gryf eich bod yn cymryd cyngor cyfreithiol annibynnol ar gryfder eich achos cyn mynd ag unrhyw hawliad i'r llys.