Beth wnawn ni ar ôl inni orffen ein hymchwiliad?

Rhoi canlyniad i’r achwynydd

Ar ôl gorffen eich ymchwiliad, mae’n rhaid ichi roi gwybod i’r achwynydd am y canlyniad heb oedi nad oes modd ei gyfiawnhau neu oedi gormodol.

Efallai y byddwch chi’n gallu ymchwilio i’r gŵyn ac yn rhoi canlyniad o fewn 30 diwrnod. Yn yr achosion hyn, nid yw’n ofynnol ichi roi cydnabyddiaeth a chanlyniad ar wahân.

Mater i chi yw sut rydych chi’n cyfathrebu â’r achwynydd ym mhob cam o’r broses, yn amodol ar unrhyw ofynion yn y ddeddfwriaeth cydraddoldeb berthnasol. Er enghraifft, efallai y byddwch chi’n gallu datrys cwynion symlach yn gyflym dros y ffôn, ar yr amod eich bod wedi gwirio pwy yw’r person.

Dylech esbonio’n glir beth rydych chi wedi’i wneud i ddatrys eu cwyn diogelu data a, lle bo hynny’n briodol, unrhyw gamau rydych chi wedi’u cymryd o ganlyniad iddi. Cynhwyswch ddigon o wybodaeth i helpu’r achwynydd i ddeall sut rydych chi wedi dod i’ch casgliad. Gall fod yn ddefnyddiol rhestru meysydd y gŵyn mewn rhestr o bwyntiau bwled, gan ymateb i bob pwynt a darparu tystiolaeth briodol, lle bo modd.

Os yw’r achwynydd yn anfodlon ar y canlyniad, gallech roi rhagor o fanylion neu egluro’ch penderfyniad. Gallech ystyried cael proses adolygu ar gyfer achwynwyr sy’n dal yn anfodlon ar ganlyniad eu cwynion.

Arfer dda hefyd yw rhoi gwybod iddyn nhw fod ganddyn nhw hawl i gwyno i ni a rhoi ein manylion cysylltu ni iddyn nhw. Does dim rhwymedigaeth i wneud hynny ar hyn o bryd ond mae’n rhaid ichi roi gwybod iddyn nhw am yr hawl i gwyno ar adegau eraill (e.e. pan fyddwch chi’n casglu eu gwybodaeth bersonol am y tro cyntaf).

Does dim rhwymedigaeth i bobl aros ichi adolygu’ch penderfyniad cyn cwyno i ni. Mae pobl yn cael cwyno i ni unrhyw bryd.

Dim ond cwynion am ddiogelu data y gallwn ni ymdrin â nhw. Os yw’r gŵyn yn ymwneud â fframwaith deddfwriaethol neu reoleiddiol arall, fyddwn ni ddim yn gallu rhoi cyngor. Gall hyn olygu eich bod chi’n cyfeirio’r achwynydd aton ni ar gyfer materion diogelu data, ac at wasanaeth arall ar gyfer agweddau eraill ar yr un gŵyn.

Adolygu'r gwersi a ddysgwyd

Ar ôl ichi roi canlyniad, dylech adolygu’r hyn ddigwyddodd. Ystyriwch a oes unrhyw beth y gallwch ei ddysgu neu ei wella er mwyn atal cwynion yn y dyfodol. Gall cofnodi’r wybodaeth yma eich helpu i nodi tueddiadau neu feysydd i’w gwella.