Pryd ddylai awdurdod cyhoeddus ymateb?
Fel arfer rydyn nhw angen ymateb i'ch cais o fewn 20 diwrnod gweithio.
Os ydyn nhw'n gofyn i chi gloywi eich cais, dyw'r 20 diwrnod gwaith ddim yn dechrau tan i chi gwneud hyn.
Efallai bydden nhw hefyd yn angen ehangu'r amser mae'n cymryd i ymateb i gais FOI os ydyn nhw angen ystyried y cydbwysedd o'r diddordeb y cyhoedd wrth ddatgelu neu atal gwybodaeth yr ydych chi wedi'i geisio am. Os ydyn nhw'n gwneud hyn, bydd angen i nhw ysgrifennu atoch chi o fewn y 20 diwrnod gwaith cychwynnol. O ddan EIR, gallen nhw cymryd hyd at 40 diwrnod gwaith os ydy'r cais yn un cymhleth.
Gall nhw gofyn am ffi?
Gall awdurdod cyhoeddus codi pris am y cost o brosesu ac anfon y gwybodaeth, e.e. ffotocopio a phostio. Rydyn ni'n galw rhain yn 'alldaliadau'.
Dylai cadw'ch cais mor benodol â phosibl helpu i leihau'r gost i chithau. Er enghraifft, fydd dim angen ichi dalu am brosesu ac anfon gwybodaeth ddiangen.
Os ydych chi wedi ceisio am wybodaeth amgylcheddol, mae'r system ffi EIR yn gadael i awdurdod cyhoeddus i godi pris am amser sy'n cael ei dreulio yn ffeindio gwybodaeth.
Byddwn i'n derbyn popeth dwi'n gofyn am?
Dim pob tro.
Mae gennych chi'r hawl i fynedu gwybodaeth sydd barod ar gael. Does dim angen i awdurdodau cyhoeddus creu gwybodaeth newydd i hymateb i'ch cais. Ni fydd angen i nhw ymateb eich cwestiynau heblaw fod nhw barod yn dal yr ateb fel gwybodaeth wedi'i recordio.
Weithiau dydy awdurdod cyhoeddus ddim yn dal y gwybodaeth rydych chi wedi'i geisio am. Os ydy hyn yw'r achos, dylech esbonio i chi.
Gall awdurdod cyhoeddus gwrthod eich cais os ydy e'n blinderus, wedi cael ei ail-adrodd neu os bydd e'n cymryd gormod o arian i gydymffurfio. Mae hyn yn i amddiffyn arian cyhoeddus.
Os ydy awdurdod cyhoeddus yn amcangyfrif bydd cydymffurio gyda cais FOI yn costio mwy na £600 (am llywodraeth canol, senedd a lluoedd arfog) neu £450 (am awdurdodau cyhoeddus arall), wedyn gall gwrthod eich cais. Gall y cost o gydymffurio cynnwys amser staff, wedi'i weithio allan gan yr awr.
O ddan EIR, nid oes terfyn cost wedi'i osod gall awdurdod cyhoeddus gwrthod cais. Gall gwrthod ceisiadau os bydd y cost amlwg yn anresymol.
Mae bod yn mor penodol a phosib yn helpu i leihau'r cost o ymateb i fe. Rydych chi wedyn yn mwy tebygol o dderbyn y gwybodaeth.
Gall yr awdurdod cyhoeddus gwrthod cais FOI os ydy'n blinderus (FOI) neu yn afresymol (EIR). Mae hyn yn golygu byddaf yn tebygol i achosi aflonyddwch, enynfa a blinder.
Weithiau mae pobl yn gwneud ceisiadau FOI am wybodaeth gallen nhw mynedu'n gwell o ddan rheolau gwahanol nad yw'r ICO yn goruchwylio. Mae datgelu o ddan FOI ac EIR yn golygu datgelu i'r cyhoedd cyffredinol. E.e. Nid fydd gwybodaeth ynghylch y meirw, neu gwybodaeth sydd angen ar gyfer achos yn y llysoedd yn addas i'r cyhoedd cyffredinol i weld. Fodd bynnag, efallai byddwch dal yn cael yr hawl i ofyn am wybodaeth fel hyn o ddan deddfwriaeth gwahanol. Ni gallwn ni rhoi arweiniad manwl i chi ar y mater yma - ond gall awdurdod cyhoeddus sy'n dal y gwybodaeth yna cynghori chi ynghylch sut i fynedu'r wybodaeth.
Gallen nhw celu gwybodaeth?
Mae yna rhesymau dilys pam efallai bydd awdurdod cyhoeddus yn gwrthod eich cais am wybodaeth. Mae rhannau penodol o'r deddfwriaeth yn gosod allan y rhesymau yma. Gelwir nhw yn esgusodiadau o ddan y FOIA ac eithriadau o ddan EIR.
Os ydych chi wedi derbyn ymateb i gais lle mae awdurdod cyhoeddus wedi defnyddio esgusodiad neu eithriad, efallai byddwch yn eisiau darllen ein arweiniad i ddeall os ydy e wedi cael ei wneud yn gywir. Mae'r arweiniad yma am sefydliadau, ond dyle fe dal yn helpu: