Sut i ysgrifennu cais effeithiol am wybodaeth
-
Gan fodDeddf Data (Defnyddio a Gweld) wedi dod yn ddeddf gwlad ar 19 Mehefin 2025, mae’r canllawiau yma yn cael eu hadolygu ac fe allen nhw gael eu newid. Bydd y tudalen Cynlluniau ar gyfer canllawiau newydd a diwygiedigyn dweud pa ganllawiau a gaiff eu diweddaru a pha bryd.
Beth ddylwn i ei ddweud?
Gofalwch gynnwys:
- llinell testun neu pennyn e-bost am eich llythyr sy'n gwneud hi'n clir bod chi'n creu cais am wybodaeth. E.e. Gallwch chi defnyddio 'cais am wybodaeth', 'cais rhyddid gwybodaeth', neu 'cais gwybodaeth amgylcheddol';
- dyddiad eich cais;
- eich enw - gall cais hefyd cael ei wneud yn yr enw sefydliad neu gan person ar ran person arall, e.e. cyfreithiwr ar ran cwsmer;
- manylion cyswllt gall yr awdurdod cyhoeddus defnyddio i hymateb yn ysgifenedig;
- sut hoffwch chi derbyn y gwybodaeth (e.e. trwy e-bost neu wedi'i brintio allan ac anfon i chi);
- disgrifiad clir o'r gwybodaeth chi eisiau; a
- unrhyw dyddiadau neu manylion bydd yn helpu'r awdurdod cyhoeddus i chwilio am y gwybodaeth chi'n eisiau.
Peidiwch â chynnwys:
- gwybodaeth diangen gyda'ch cais, fel manylion ynghylch cwyn gwasanaeth cwsmeriaid arall;
- ceisiadau am wybodaeth os mai'r unig nod sydd gennych yw achosi gwaith ychwanegol i'r awdurdod cyhoeddus; neu
- iaith ymosodol neu bygythiol.
Pa bynnag adran o'r awdurdod cyhoeddus sy'n derbyn eich cais gwybodaeth, mae gyd'r sefydliad cyfrifoldeb i adnabod y cais fel cai ffurfiol ac i ymateb yn gywir. Lle mae'n posib, danfonwch eich cais yn uniongyrchol i'r adran sy'n delio gyda ceisiadau am wybodaeth. Dylai fod yn syml i ffeindio eu manylion ar wefan y sefydliad gan chwilio am "rhyddid gwybodaeth".
Dyma rhai gwefannau perthnasol, felWhatDoTheyKnow, sy'n gallu'ch helpu i gyflwyno ceisiadau i awdurdodau cyhoeddus.
Using AI to help draft information requests?
AI tools can be helpful, but they can also introduce errors or create overly complex requests that increase the burden on public bodies and cost to the taxpayer.
When using AI to help draft an information request, please make sure the final wording has been checked and reflects your actual information needs.
Before you submit a request or secondary correspondence, please check that:
You are only asking for the information you are genuinely looking for.
AI tools sometimes generate broad or excessive wording that goes beyond the information you actually want or need;
The request is clear, concise and focused.
Short, straightforward requests are easier for us to process and usually lead to quicker, more accurate responses;
There are no obvious factual inaccuracies.
AI can misrepresent legislation or misstate what organisations do. Please review the text of your request carefully and don’t assume AI is right. If it has referred to something you don’t understand, check what it is; and
The tone is appropriate.
AI-generated content can sometimes sound abrupt, or otherwise inappropriate. Please check the tone before sending.
Why does this matter?
Public authorities are seeing an increase in requests and secondary correspondence that appear to have been drafted by generative AI. These can require additional clarification because of inaccuracies or unnecessary complexity. This creates delays for both requesters and the public organisations receiving requests. And if you need to bring a complaint to us, it can make it more difficult for us handle your case.
Sut dylai awdurdod cyhoeddus cefnogi fi?
Mae angen i awdurdodau cyhoeddus darparu chi gyda cyngor ac help os mae angen i chi gwneud, gloywi, neu i goethi cais. Bydd trafodaeth anffurfiol gyda'r sefydliad cyn i chi gwneud cais gwybodaeth yn rhoi nhw'r siawns i ddarparu arweiniad cyffredinol ar sut mae'n nhw'n cadw eu recordiau, cyfarwyddo chi i unrhyw gwybodaeth perthnasol sydd barod ar gael yn cyhoeddus, neu i gloywi dydyn nhw ddim yn dal y gwybodaeth yr rydych yn eisiau. Ni gallwch yr ICO ceisio am wybodaeth droswch chi.
Os ydych chi'n angen cymorth pellach neu addasiadau rhesymol i alluogi chi i wneud cais neu i fynedu'r gwybodaeth sydd wedi'i ddarparu i chi o'r cais, gallwch chi gofyn i'r awdurdod cyhoeddus i gynorthwyo chi.
E.e. efallai bydd angen i chi ceisio am yr ymateb:
- mewn breil;
- mewn print mawr; neu
- mewn fformat clywedol.
Gall adran 75 o Ddeddf Gogledd Iwerddon 1998 a Mesur y Gymraeg (Cymru) 2011 hefyd effeithio ar sut mae awdurdodau cyhoeddus yn cyfathrebu â chi.
Os ydych chi'n meddwl bod awdurdod cyhoeddus wedi methu i wneud addasiad rhesymol, gallwch chwilio am gyngor pellach o:
- Gwasanaeth Cyngori a Chymorth Cydraddoldeb (EASS); neu
- Cyngor Dinasyddion.
Sut ddylai fy nghais edrych?
Gallwch defnyddio ein templad cais mynediad at wybodaeth fel canllaw.
[Cyfeiriad ar gyfer gohebiaeth]
[DYDDIAD]
O ddan y [Deddf Rhyddid Gwybodaeth/Rheoliadau Gwybodaeth Amgylcheddol], hoffwn i geisio am y gwybodaeth olynol:
[bod yn sbesiffig ynghylch y gwybodaeth hoffwch chi derbyn. Cynnwys manylion fel dyddiadau ac y safle tebygol lle bydd y gwybodaeth, os posib.]
Byddwn yn hoffi i chi darparu y gwybodaeth yn y fformat olynol:
[nodwch yn pa fformat hoffwch chi derbyn y gwybodaeth]
Cysylltu gyda fi os ydych chi am gadarnhau eich cais, os gwelwch yn dda.
[os ydych yn cynnwys eich rhif ffon, byddaf yn helpu cyflymu'r cais]
Diolch,
[Enw]
Cwestiynau cyffredin
Gall i wneud cais am wybodaeth ar lafar?
Yn cyffredinol, gallwch chi ddim ond yn gwneud cais m wybodaeth ar lafar os ydych yn gofyn am wybodaeth amgylcheddol. Ond rydyn ni'n awgrymu, hyd yn oed os ydych yn wneud cais EIR, fod chi'n rhoi yn ysgrifenedig os yn posib. Mae hyn yn golygu gall chi cadw record union o'ch cais.
Gallwch hefyd wneud cais ar lafar os ydych chi'n gofyn i'r awdurdod cyhoeddus wneud addasiad rhesymol a derbyn y cais ar lafar.
Os ydych yn wneud cais geiriol, dylech:
- defnyddio iaith syml, gwrtais;
- ffocysu'r sgwrs ar eich cais am wybodaeth;
- gweithio gyda'r sefydliad i adnabod y gwybodaeth rydych chi angen a lle gallen nhw ffeindio fe; a
- gwirio ei ddealltwriaeth - gofyn nhw i ail-adrodd eich cais a dweud nhw os ydy unrhywbeth yn anghywir neu ar goll cyn i chi gorffen y sgwrs.
Dylai ddefnyddio ffurflen ar-lein o awdurdod cyhoeddus i wneud fy nghais?
Gall defnyddio ffurflen ar-lein gwneud pethau'n hawsach i'r awdurdod cyhoeddus i ddelio gyda'ch cwyn. Gall y ffurfleni:
- helpu i strwythuro eich cais;
- annog chi i gynnwys y manylion angenrheidiol;
- gadael i chi gwybod y pwynt cyswllt gorau ar gyfer y sefydliad; a
- generadu rhif cyfeirnod ar gyfer eich cais.
Ni allai awdurdod cyhoeddus gwrthod cais e-bost neu post oherwydd bydd well gyda nhw defnyddio ffurflen ar-lein.
Ddylwn i gadw cofnod o'm cais?
Dylech chi:
- cadwch copy o'ch cyfatebiaeth;
- cadwch unrhyw tystiolaeth o bost neu trosglwyddiad (e.e. rhif cyfeirnod post); a
- os yn defnyddio ffurflen ar-lein i ddanfon eich cais, cymerwch sgrinlun cyn i chi danfon a nodwch i lawr y dyddiad gwnaethwch chi y cais.
Bydd hyn yn helpu i ddarparu tystiolaeth os ydych yn angen dilyn lan eich cais neu cwyno am ymateb awdurdod cyhoeddus bellah