Beth i ddisgwyl ar ol wneud cais am wybodaeth
-
Due to the Data (Use and Access) Act coming into law on 19 June 2025, this guidance is under review and may be subject to change. The Plans for new and updated guidance page will tell you about which guidance will be updated and when this will happen.
Pryd ddylai awdurdod cyhoeddus ymateb?
Fel arfer rydyn nhw angen ymateb i'ch cais o fewn 20 diwrnod gweithio.
Os ydyn nhw'n gofyn i chi gloywi eich cais, dyw'r 20 diwrnod gwaith ddim yn dechrau tan i chi gwneud hyn.
Efallai bydden nhw hefyd yn angen ehangu'r amser mae'n cymryd i ymateb i gais FOI os ydyn nhw angen ystyried y cydbwysedd o'r diddordeb y cyhoedd wrth ddatgelu neu atal gwybodaeth yr ydych chi wedi'i geisio am. Os ydyn nhw'n gwneud hyn, bydd angen i nhw ysgrifennu atoch chi o fewn y 20 diwrnod gwaith cychwynnol. O ddan EIR, gallen nhw cymryd hyd at 40 diwrnod gwaith os ydy'r cais yn un cymhleth.
Os na chewch chi ymateb ar ôl 20 diwrnod gwaith, dilynwch y mater gyda’r awdurdod cyhoeddus i sicrhau eu bod nhw wedi cael y cais.
Gall nhw gofyn am ffi?
Gall awdurdod cyhoeddus codi pris am y cost o brosesu ac anfon y gwybodaeth, e.e. ffotocopio a phostio. Rydyn ni'n galw rhain yn 'alldaliadau'.
Dylai cadw'ch cais mor benodol â phosibl helpu i leihau'r gost i chithau. Er enghraifft, fydd dim angen ichi dalu am brosesu ac anfon gwybodaeth ddiangen.
Os ydych chi wedi ceisio am wybodaeth amgylcheddol, mae'r system ffi EIR yn gadael i awdurdod cyhoeddus i godi pris am amser sy'n cael ei dreulio yn ffeindio gwybodaeth.
Byddwn i'n derbyn popeth dwi'n gofyn am?
Dim pob tro.
Mae gennych chi'r hawl i fynedu gwybodaeth sydd barod ar gael. Does dim angen i awdurdodau cyhoeddus creu gwybodaeth newydd i hymateb i'ch cais. Ni fydd angen i nhw ymateb eich cwestiynau heblaw fod nhw barod yn dal yr ateb fel gwybodaeth wedi'i recordio.
Weithiau dydy awdurdod cyhoeddus ddim yn dal y gwybodaeth rydych chi wedi'i geisio am. Os ydy hyn yw'r achos, dylech esbonio i chi.
Gall awdurdod cyhoeddus gwrthod eich cais os ydy e'n blinderus, wedi cael ei ail-adrodd neu os bydd e'n cymryd gormod o arian i gydymffurfio. Mae hyn yn i amddiffyn arian cyhoeddus.
Os ydy awdurdod cyhoeddus yn amcangyfrif bydd cydymffurio gyda cais FOI yn costio mwy na £600 (am llywodraeth canol, senedd a lluoedd arfog) neu £450 (am awdurdodau cyhoeddus arall), wedyn gall gwrthod eich cais. Gall y cost o gydymffurio cynnwys amser staff, wedi'i weithio allan gan yr awr.
O ddan EIR, nid oes terfyn cost wedi'i osod gall awdurdod cyhoeddus gwrthod cais. Gall gwrthod ceisiadau os bydd y cost amlwg yn anresymol.
Mae bod yn mor penodol a phosib yn helpu i leihau'r cost o ymateb i fe. Rydych chi wedyn yn mwy tebygol o dderbyn y gwybodaeth.
Gall yr awdurdod cyhoeddus gwrthod cais FOI os ydy'n blinderus (FOI) neu yn afresymol (EIR). Mae hyn yn golygu byddaf yn tebygol i achosi aflonyddwch, enynfa a blinder.
Weithiau mae pobl yn gwneud ceisiadau FOI am wybodaeth gallen nhw mynedu'n gwell o ddan rheolau gwahanol nad yw'r ICO yn goruchwylio. Mae datgelu o ddan FOI ac EIR yn golygu datgelu i'r cyhoedd cyffredinol. E.e. Nid fydd gwybodaeth ynghylch y meirw, neu gwybodaeth sydd angen ar gyfer achos yn y llysoedd yn addas i'r cyhoedd cyffredinol i weld. Fodd bynnag, efallai byddwch dal yn cael yr hawl i ofyn am wybodaeth fel hyn o ddan deddfwriaeth gwahanol. Ni gallwn ni rhoi arweiniad manwl i chi ar y mater yma - ond gall awdurdod cyhoeddus sy'n dal y gwybodaeth yna cynghori chi ynghylch sut i fynedu'r wybodaeth.
Gallen nhw celu gwybodaeth?
Mae yna rhesymau dilys pam efallai bydd awdurdod cyhoeddus yn gwrthod eich cais am wybodaeth. Mae rhannau penodol o'r deddfwriaeth yn gosod allan y rhesymau yma. Gelwir nhw yn esgusodiadau o ddan y FOIA ac eithriadau o ddan EIR.
Os ydych chi wedi derbyn ymateb i gais lle mae awdurdod cyhoeddus wedi defnyddio esgusodiad neu eithriad, efallai byddwch yn eisiau darllen ein arweiniad i ddeall os ydy e wedi cael ei wneud yn gywir. Mae'r arweiniad yma am sefydliadau, ond dyle fe dal yn helpu: