Sut i ysgrifennu cais effeithiol am wybodaeth
Beth ddylwn i ei ddweud?
Gofalwch gynnwys:
- llinell testun neu pennyn e-bost am eich llythyr sy'n gwneud hi'n clir bod chi'n creu cais am wybodaeth. E.e. Gallwch chi defnyddio 'cais am wybodaeth', 'cais rhyddid gwybodaeth', neu 'cais gwybodaeth amgylcheddol';
- dyddiad eich cais;
- eich enw - gall cais hefyd cael ei wneud yn yr enw sefydliad neu gan person ar ran person arall, e.e. cyfreithiwr ar ran cwsmer;
- manylion cyswllt gall yr awdurdod cyhoeddus defnyddio i hymateb yn ysgifenedig;
- sut hoffwch chi derbyn y gwybodaeth (e.e. trwy e-bost neu wedi'i brintio allan ac anfon i chi);
- disgrifiad clir o'r gwybodaeth chi eisiau; a
- unrhyw dyddiadau neu manylion bydd yn helpu'r awdurdod cyhoeddus i chwilio am y gwybodaeth chi'n eisiau.
Peidiwch â chynnwys:
- gwybodaeth diangen gyda'ch cais, fel manylion ynghylch cwyn gwasanaeth cwsmeriaid arall;
- ceisiadau am wybodaeth os ydy eich targed yw creu mwy o waith i'r awdurdod cyhoeddus; neu
- iaith ymosodol neu bygythiol.
Pa bynnag adran o'r awdurdod cyhoeddus sy'n derbyn eich cais gwybodaeth, mae gyd'r sefydliad cyfrifoldeb i adnabod y cais fel cai ffurfiol ac i ymateb yn gywir. Lle mae'n posib, danfonwch eich cais yn uniongyrchol i'r adran sy'n delio gyda ceisiadau am wybodaeth. Dylai fod yn syml i ffeindio eu manylion ar wefan y sefydliad gan chwilio am "rhyddid gwybodaeth".
Mae yna rhai gwefannau, fel WhatDoTheyKnow, sy'n gallu helpu chi i gyflwyno'ch cais i awdurdodau cyhoeddus.
Sut dylai awdurdod cyhoeddus cefnogi fi?
Mae angen i awdurdodau cyhoeddus darparu chi gyda cyngor ac help os mae angen i chi gwneud, gloywi, neu i goethi cais. Bydd trafodaeth anffurfiol gyda'r sefydliad cyn i chi gwneud cais gwybodaeth yn rhoi nhw'r siawns i ddarparu arweiniad cyffredinol ar sut mae'n nhw'n cadw eu recordiau, cyfarwyddo chi i unrhyw gwybodaeth perthnasol sydd barod ar gael yn cyhoeddus, neu i gloywi dydyn nhw ddim yn dal y gwybodaeth yr rydych yn eisiau. Ni gallwch yr ICO ceisio am wybodaeth droswch chi.
Os ydych chi'n angen cymorth pellach neu addasiadau rhesymol i alluogi chi i wneud cais neu i fynedu'r gwybodaeth sydd wedi'i ddarparu i chi o'r cais, gallwch chi gofyn i'r awdurdod cyhoeddus i gynorthwyo chi.
E.e. efallai bydd angen i chi ceisio am yr ymateb:
- mewn breil;
- mewn print mawr; neu
- mewn fformat clywedol.
Bydd rhan 75 o Ddeddf Gogledd Iwerddon 1998 a Deddf y Iaith Cymraeg 1993 hefyd yn cael effaith ar y ffordd mae awdurdodau cyhoeddus yn cyfathrebu gyda chi.
Os ydych chi'n meddwl bod awdurdod cyhoeddus wedi methu i wneud addasiad rhesymol, gallwch chwilio am gyngor pellach o:
- Gwasanaeth Cyngori a Chymorth Cydraddoldeb (EASS); neu
- Cyngor Dinasyddion.
Sut ddylai fy nghais edrych?
Gallwch defnyddio ein templad cais mynediad at wybodaeth fel canllaw.
[Cyfeiriad ar gyfer gohebiaeth]
[DYDDIAD]
O ddan y [Deddf Rhyddid Gwybodaeth/Rheoliadau Gwybodaeth Amgylcheddol], hoffwn i geisio am y gwybodaeth olynol:
[bod yn sbesiffig ynghylch y gwybodaeth hoffwch chi derbyn. Cynnwys manylion fel dyddiadau ac y safle tebygol lle bydd y gwybodaeth, os posib.]
Byddwn yn hoffi i chi darparu y gwybodaeth yn y fformat olynol:
[nodwch yn pa fformat hoffwch chi derbyn y gwybodaeth]
Cysylltu gyda fi os ydych chi am gadarnhau eich cais, os gwelwch yn dda.
[os ydych yn cynnwys eich rhif ffon, byddaf yn helpu cyflymu'r cais]
Diolch,
[Enw]
Cwestiynau cyffredin
Gall i wneud cais am wybodaeth ar lafar?
Yn cyffredinol, gallwch chi ddim ond yn gwneud cais m wybodaeth ar lafar os ydych yn gofyn am wybodaeth amgylcheddol. Ond rydyn ni'n awgrymu, hyd yn oed os ydych yn wneud cais EIR, fod chi'n rhoi yn ysgrifenedig os yn posib. Mae hyn yn golygu gall chi cadw record union o'ch cais.
Gallwch hefyd wneud cais geiriol os ydych chi angen awdurdod cyhoeddus i wneud newidiad rhesymol a derbyn y cais ar lafar.
Os ydych yn wneud cais geiriol, dylech:
- defnyddio iaith syml, gwrtais;
- ffocysu'r sgwrs ar eich cais am wybodaeth;
- gweithio gyda'r sefydliad i adnabod y gwybodaeth rydych chi angen a lle gallen nhw ffeindio fe; a
- gwirio ei ddealltwriaeth - gofyn nhw i ail-adrodd eich cais a dweud nhw os ydy unrhywbeth yn anghywir neu ar goll cyn i chi gorffen y sgwrs.
Dylai ddefnyddio ffurflen ar-lein o awdurdod cyhoeddus i wneud fy nghais?
Gall defnyddio ffurflen ar-lein gwneud pethau'n hawsach i'r awdurdod cyhoeddus i ddelio gyda'ch cwyn. Gall y ffurfleni:
- helpu i strwythuro eich cais;
- annog chi i gynnwys y manylion angenrheidiol;
- gadael i chi gwybod y pwynt cyswllt gorau ar gyfer y sefydliad; a
- generadu rhif cyfeirnod ar gyfer eich cais.
Ni allai awdurdod cyhoeddus gwrthod cais e-bost neu post oherwydd bydd well gyda nhw defnyddio ffurflen ar-lein.
Ddylwn i gadw cofnod o'm cais?
Dylech chi:
- cadwch copy o'ch cyfatebiaeth;
- cadwch unrhyw tystiolaeth o bost neu trosglwyddiad (e.e. rhif cyfeirnod post); a
- os yn defnyddio ffurflen ar-lein i ddanfon eich cais, cymerwch sgrinlun cyn i chi danfon a nodwch i lawr y dyddiad gwnaethwch chi y cais.
Bydd hyn yn helpu i ddarparu tystiolaeth os ydych yn angen dilyn lan eich cais neu cwyno am ymateb awdurdod cyhoeddus bellah