Darllenwch ein cyngor
Cyn i chi gwneud cwyn, darllenwch ein cyngor dros wneud SAR i wirio os yw'r sefydliad wedi dilyn y gyfraith.
Efallai weithiau byddwch yn anhpaus gyda'r canlyniad o'ch cais, ond bydd y sefydliad wedi'u gwneud popeth mae'n angen gwneud.
Gwneud cwyn i'r ICO
Gallwch ddatrys llawer o broblemau'n uniongyrchol gyda'r sefydliad.
Os yw hi wedi bod dros fis ers i chi wneud eich cais a dydych chi ddim wedi clywed nol, dylech danfon e-bost neu llythyr yn dilyn i fyny.
Os ydych chi barod wedi derbyn ymateb i'ch SAR, ond yn anhapus am unrhyw rheswm, dylech chi yn gyntafcwyno i sefydliad. Rydyn ni' argymell bod chi'n wneud hyn trwy e-bost, lle mae'n bosib.
Os ydych chi'n meddwl mae gwybodaeth personol yn ar goll o'r ymateb, dylech chi rhestru'r pa gwybodaeth bellach rydych chi'n meddwl sydd gyda nhw yn glir. Bydd hyn yn helpu nhw i adolygu eu recordiau.
Cofiwch i gadw copiau o unrhyw llythyron neu e-bostiau ynghylch eich cwyn, neu recordiau ysgrifenedig am alwadau neu cyfarfodydd, fel tystiolaeth.
Gallwch chi defnyddio'r llythyr cwyn neu templed e-bost olynnol fel arweiniad, wrth adio i fewn y manlyion o'ch cwyn ei hun:
[Eich cyfeiriad llawn]
[Rhif ffôn]
[date]
[Enw a chyfeiriad y sefydliad]
[Reference number (if the organisation has given you one)]
Annwyl [Syr neu Madam/enw’r person rydych wedi bod mewn cysylltiad ag ef]
Subject access request complaint
[Your full name and address and any other details such as account number so they know who you are]
I’m concerned you haven’t done everything you’re meant to.
[Give details of your complaint clearly and simply and, if needed, its effect on you.
Examples of what you may wish to say are:
You haven’t sent me the following information:
[List clearly what other information you think they still have]
You’ve removed or blacked out information and you haven’t explained why.
[Give details of the email or document where they’ve removed or blacked out information.]
Rwy'n deall, cyn adrodd fy nghŵyn i Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth (ICO) y dylwn roi'r cyfle i chi ddelio ag ef.
I’ll give a copy of your reply to the ICO if I decide I still want to report my complaint to them.
You can find guidance on what you’re meant to do if you receive a subject access request on the ICO’s website (www.ico.org.uk or https://ico.org.uk/for-organisations/uk-gdpr-guidance-and-resources/individual-rights/helping-you-find-subject-access-request-resources/). There’s also information on their regulatory powers and the action they can take.
Please respond fully within one calendar month. If you can’t reply within that time, please tell me when you will be able to reply.
If you’d like to discuss this, please contact me on [telephone number / email address].
Yn gywir
[Llofnod]