Pa gweithrediadau dylai cymryd wrth creu cais?
Cadwch record o'ch cais
Rydyn ni'n awgrymu:
- cadw copi o unrhyw e-bostiau neu llythyron;
- cadw unrhyw tystiolaeth o dâl post neu trosglwyddiad, e.e. rhif cyfeirnod post; neu
- cymryd sgrinlun cyn anfon eich cais (os oeddech yn defnyddio portal ar-lein).
os nad ydych yn cael y gwybodaeth yma (e.e. os oeddech yn gwneud y cais dros y ffon neu yn person), ysgrifennwch i lawr y gwybodaeth ynghylch beth oeddech yn gofyn am a phan. Mae'n helpu os ydych yn cynnwys (lle mae angen):
- y dyddiad ac yr amser oeddwch yn gofyn am wybodaeth;
- lle oeddech chi, e.e. banc;
- y rhif oeddech chi'n galw neu'r linc i'r ffurflen ar-lein defnyddiwch;
- y rhif oeddech chi'n galw o, e.e. eich ffon symudol, rhif adref neu rhif gwaith;
- enw yr aelod o staff oeddech chi'n siarad i;
- y gwybodaeth wnaethwch chi gofyn am;
- unrhyw rhifau cyfeirnod mae'r sefydliad yn rhoi i chi; a
- unrhyw wybodaeth berthnasol arall.
Darparwch tystiolaeth o'ch hunaniaeth
Weithiau mae gwiriadau ID yn angenrheidiol i wirio chi yw'r person yn gofyn am wybodaeth ac i amddiffyn eich gwybodaeth personol. Pan ydych chi'n cael ei ofyn am ID, dylech darparu.
Pryd bydd sefydliad yn gofyn am eich ID?
Byddwn yn disgwyl i sefydliad gofyn i chi am ID os ydych chi wedi gofyn am wybodaeth sensitif, e.e. gwybodaeth iechyd neu cyllid. Efallai byddaf yn gofyn am ID os nad ydynt yn adnabod eich manylion. E.e. os ydych yn anfon SAR o'ch e-bost sydd ddim yn cyd-fynd gyda'r e-bost yn eu recordiau neu os ydych yn defnyddio gwasanaeth ar-lein sydd ddim yn gofyn i chi am gyfrif.
Pryd ni ddylai'r sefydliad gofyn am ID?
Ni fyddwn yn disgwyl i'r sefydliad gofyn i chi am ID pan ydyn yn hyderus o'ch hunaniaeth wrth i chi wneud cais. E.e. os ydych yn wneud cais i'ch cyflogwr o'ch e-bost gwaith, neu os ydych yn cael sgwrs fyw lle mae angen i chi cadarnhau eich e-bost ac rhif archebu.
Os ydych yn wneud cais dros berson arall, bydd y sefydliad yn tebygol o angen tystiolaeth bod gennych chi caniatad y person. Os ydyn nhw'n gofyn i chi am y tystiolaeth yma, mae angen i chi darparu.
Mae'r terfyn amser un mis i sefydliadau ymateb i'ch cais yn dechrau wrth iddyn nhw cadarnahu eich hunaniaeth.
Darparwch mwy o wybodaeth
Efallai bydd sefydliadau yn gofyn am fwy o wybodaeth ynghylch beth chi'n ceisio am. Tri rheswm cyffredin am hyn yw:
- Mae ganddyn nhw llawer o wybodaeth amdano chi ac yn eisiau culhau'r chwiliad.
- Bydd tryswch wrth ymateb i'ch SAR hebddo fe, e.e. dydyn nhw ddim yn deall beth ydych yn gofyn.
- Gwnaethwch chi SAR tebyg yn y gorffennol a mae'r sefydliad am wybod os ydych chi eisiau yr un gwybodaeth neu gwybodaeth newydd.
Os yw'r sefydliad yn cysylltu chi a gofyn am fwy o wybodaeth, gallen nhw stopio delio gyda'ch cais tan chi'n ymateb (e.e. trwy e-bost, llythyr neu ffon). Does dim rhaid i chi rhoi'r gwybodaeth maen nhw'n gofyn am, ond efallai byddaf yn helpu'r sefydliad i ffeindio'r gwybodaeth rydych chi eisiau. Fodd bynnag, gall chiangenymateb i nhw, hyd yn oed os mae'n i ddweud dydych chi ddim yn rhoi iddyn nhw beth mae nhw wedi gofyn am. Rydyn ni'n awgrymu i chi gweithio gyda'r sefydliad i helpu nhw i ddeall eich SAR lle mae'n posib, gan fydd hyn yn helpu chi i dderbyn beth chi'n eisiau.
Pa mor hir ydy'r sefydliad yn cael i hymateb i fi?
Fel arfer bydd sefydliadau yn cael un mis i hymateb i'ch cais.
Fodd bynnag, os ydyn nhw'n gofyn i chi am ID neu mwy o wybodaeth, bydd y cloc yn stopio tan fod nhw'n dderbyn beth ydyn yn angen o chi.
Os ydych chi wedi wneud nifer o cheisiadau neu mae eich cais yn um cymhleth, efallai bydd y sefydliad angen mwy o amser i ystyried fe. Gall nhw cymryd hyd at ddwy mis ychwanegol i ymateb. Os ydyn yn gwneud hyn, maen nhw'nangengadael i chi gwybod o fewn un mis o dderbyn eich cais, ac egluro pam ydyn nhw yn cymryd hirach.
Ni dydy'r ddwy mis bellach yn gweithredu pan rydych chi'n gofyn am wybodaeth sydd wedi'i gasglu neu'n cael ei ddefnyddio am resymau gorfodi'r gyfraith.Mae hyn yn gorchuddio rhan fwyaf o'r gwybodaeth mae'r heddlu yn casglu.
Os ydy sefydliad yn dewis i godi ffi, nid ydy'r terfyn amser un mis yn dechrau tan i chi talu.
Gweld einar gyfer terfynau amseram fwy manylion.
Faint ydy cais gwrthrych am wybodaeth yn costio?
Fel arfer dydy sefydliadau ddim yn codi pris am ymateb i'ch SAR.Gall sefydliad codi pris am ffi rhesymol i gorchuddio eu costau gweinyddol os ydyn nhw'n meddwl bod eich cais yn 'yn amlwg yn ddi-sail neu'n ormodol’.
Gallant hefyd godi ffi os gofynnwch am gopïau pellach o'ch gwybodaeth yn dilyn cais.dwigwasanaethau cuddwybodaeth yn gallu codi pris o £10 am SAR, os ydyn yn dewis.