Dod o hyd i gopiau o'ch gwybodaeth (SAR)

Diweddaraf - 17 Ebrill 2024

17 April 2024 - Rydyn ni wedi ail-ysgrifennu y llythyr cwyn neu'r templed e-bost felly mae'n ffocysu ar geisiadau am wybodaeth (SARs).

01 March 2024 - Roedd cyngor yn cael ei hail-ysgrifennu neu ail-corffori i helpu pobl ffeindio y gwybodaeth roedd angen.

17 Ionawr 2024- Rydyn ni wedi adio cysylltiadau i helpu pobl dros y DU gyda mynediad i'u gwybodaeth gofal iechyd

 

Mae ganddwch chi'r hawl i ofyn sefydliad os ydyn nhw'n ddefnyddio neu'n storio eich gwybodaeth personol. Gallwch hefyd gofyn i nhw am gopiau o'ch gwybodaeth personol.

Gelwir hyn yr hawl o fynediad a mae'n hefyd cael ei wybod fel wneud cais am wybodaeth, SAR neu DSAR.

Gall unrhywun wneud SAR. Dydych chi ddim angen bod yn cyfreithiwr.

Fel arfer mae gan sefydliadau un mis i hymateb i SAR.

Beth dylai cynwys o fewn SAR?

Rydyn ni'n awgrymu i chi cynnwys y link olynol yn eich SAR:

• llinell testun neu pennyn sy'n ddweud 'cais gwrthrych am wybodaeth';
• y dyddiad chi'n gwneud y cais;
• eich enw (a unrhyw enwau eraill, e.e. eich enw cyn i chi priodi);
• eich cyfeiriad e-bost, cyfeiriad adref a rhif ffon;
• rhifau cyfrif cwsmeriaid, rhif GIG, rhif gweithiwr, rhif cynnyrch neu gwybodaeth tebyg sy'n gallu helpu adnabod chi;
• pa gwybodaeth personol chi eisiau (bod yn sbesiffig ynghylch y gwybodaeth chi'n gofyn am, a pa gwybodaeth dydych chi ddim angen);
• manylion neu dyddiadau bydd yn helpu'r sefydliad dod o hyd i'r gwybodaeth ti eisiau;
• y rheswm dros ofyn am wybodaeth (dim angen cynnwys hyn ond byddaf yn helpu'r sefydliad ffeindio beth ydych yn angen); a
• sut byddwch yn hoffi derbyn y gwybodaeth (e.e. yn electronig neu wedi'i brintio ac anfon gan bost) ac os ydych yn cael unrhyw anghenion mynediad (e.e. ffontiau mawr).

Gallwch ofyn amholly wybodaeth mae sefydliad yn dal am fi?

Ydy. Gallwch ofyn am wybodaeth mae sefydliad yn dal am di. Fodd bynnag, dydy hyn ddim yn golygu byddwch yn derbyn y holl gwybodaeth.Weithiau gall sefydliad gwrthod i ddarparu y gwybodaeth i gyd neu rhai o'r gwybodaeth.

Hefyd, gall hyn meddwl byddwch yn derbyn llawer o wybodaeth dydych chi ddim angen. Weithiau mae gyda'r sefydliad yr hawl i gymryd mwy o amser i ymateb.

Pan yn gofyn am wyboaeth, triwch i fod yn mor sbesiffig ag sy'n posib. Bydd eich ymateb ac y gwybodaeth rydych yn dderbyn yn fwy gyflym o ganlyniad i hyn.

Sut ydw i'n anfon fy nghais gwrthrych am wybodaeth?

Y ffurfoedd gorau i wneud SAR yn cynnwys:

• Ar-lein- mae nifer o sefydliadau yn gadael i chi cyflwyno SAR trwy ei wefan. Os ydych chi'n gwneud hyn, dylech chi cymryd screenshot o'ch cais ar gyfer eich recordiau cyn i chi gwasgu cyflwyno.
• Ebost - defnyddiwch ein gwasanaeth SARi wneud ac anfon cais e-bost i sefydliad neu cysylltu gyda'r sefydliad yn uniongyrchol.

Gallwch hefyd gwneud ceisiadau trwy post, dros y ffon neu wyneb i wyneb. Os ydych yn wneud hyn, gwnewch yn siwr i gadw record o bryd wnaethwch y cais a phwy siaradwch chi i.

Tip: Fel arfer gallwch ffeindio manylion cyswllt ar gyfer y pobl sy'n delio gyda SAR ar hysbysiad preifatrwydd sefydliad neu ar ei wefan.

Gall i wneud SAR dros rywun arall?

Ydy. Gallwch chi wneud SAR dros rywun arall os gallwch chi profi bod ganddo chi'r caniatad y person i gael y gwybodaeth am nhw.

Pan rydych chi'n cyflwyno cais dros rywun arall, byddai'r sefydliad yn gofyn am dystiolaeth fel:

• caniatad ysgrifenedig o'r person; neu
• dogfen pwer atwrnai.

They don't have to give you the information you ask for if they are not happy you have permission to receive it.