Eich hawl i gael gwybod os yw’ch data personol yn cael ei ddefnyddio
Rhaid i sefydliad roi gwybod ichi os yw'n defnyddio’ch data personol. Dylai ddarparu gwybodaeth fanwl am y canlynol:
- Pam mae'n defnyddio eich data.
- Pa math/mathau o ddata mae'n defnyddio.
- Pa mor hir y bydd eich data yn cael ei gadw
- dwiOs yw’n mynd i drosglwyddo’ch data i drydydd parti, yenwau neu categoriau o dderbynwyr,a'r rhesymau dros drosglwyddo.
- Gwybodaeth os mae'n mynd i ddrosglwyddo'r data tramor, yn cynnwys y gwlad a beth mae'r data'n mynd i gael ei ddefnyddio am.
- Eich hawliau gwybodaeth.
- O le mae'r data yn dod.
- Os yw'n defnyddio'r data wrth broffilio (math o brosesu awtomataidd lle mae’ch data personol yn cael ei ddefnyddio i ddadansoddi neu ragfynegi pethau fel eich perfformiad yn y gwaith, eich sefyllfa economaidd, eich iechyd, eich dewisiadau a’ch diddordebau personol).
- Sut i gysylltu â'r sefydliad.
- Eich hawl i gwyno i'r ICO.
'gwybodaeth preifatrwydd' yw hyn.
Dylai'r sefydliad rhoi gwybodaeth preifatwrydd i chi pryd mae'n casglu eich data. Os mae'n darganfod eich data o ffynhonnell gwahanol, dylai darparu gwybdaeth preifatrwydd o fewn un mis. Gall wneud hyn trwy'r ffurf sylwad preifatrwydd.
Galwch hyn eich 'hawl i wybod'.
Pryd nad ydy sefydliad angen rhoi gwybod o'i weithgareddau?
Yn gyffredinol, mae'n rhaid i sefydliadau roi gwybodaeth am breifatrwydd ichi, ond mewn rhai amgylchiadau does dim rhaid iddyn nhw wneud hynny. Mae'r rhain yn cynnwys:
- mae'r gwybodaeth preifatrwydd barod gyda chi a ddoes dim byd wedi newid
- mae rhoi'r wybodaeth breifatrwydd ichi yn amhosibl neu byddai angen "ymdrech anghymesur", neu
- byddai rhoi'r wybodaeth am breifatrwydd ichi yn ei gwneud hi'n amhosibl defnyddio'ch data neu yn niweidio'r rhesymau dros ei ddefnyddio yn ddifrifol.
Sut ddylwn i godi fy nghŵyn am sut mae sefydliad wedi ymdrin â'm gwybodaeth?
Gallwch defnyddio y llythr templed o ddan i helpu chi codi eich cwyn.
[Eich cyfeiriad llawn]
[Eich rhif ffôn]
[Y dyddiad]
[Enw a chyfeiriad y sefydliad]
[Rhif cyfeirnod (os darperir o fewn yr ymateb cychwynnol)]
Annwyl [Syr neu Madam/enw’r person rydych wedi bod mewn cysylltiad ag ef]
Cwyn am hawl gwybodaeth
[Eich enw a'ch cyfeiriad llawn ac unrhyw fanylion eraill megis rhif y cyfrif i'ch helpu i'ch adnabod]
Rwy’n pryderu nad ydych wedi ymdrin â’m gwybodaeth bersonol i yn gywir.
[Rhowch fanylion eich cwyn, gan esbonio'n glir ac yn syml beth sydd wedi digwydd a, lle bo'n briodol, ei effaith arnoch chi.]
Rwy'n deall, cyn adrodd fy nghŵyn i Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth (ICO) y dylwn roi'r cyfle i chi ddelio ag ef.
Os hoffwn, pan fyddaf yn cael eich ymateb, adrodd fy nghŵyn i'r ICO o hyd, byddaf yn rhoi copi ohono iddynt i'w ystyried.
Gallwch weld canllawiau ar eich rhwymedigaethau o dan y ddeddfwriaeth ar hawliau gwybodaeth ar wefan yr ICO (www.ico.org.uk) yn ogystal â gwybodaeth am eu pwerau rheoleiddio nhw a’r camau y gallant eu cymryd.
Byddwch cystal ag anfon ymateb llawn o fewn un mis calendr. Os na allwch ymateb o fewn yr amserlen honno, rhowch wybod imi pa bryd y byddwch yn gallu ymateb.
Os oes unrhyw beth yr hoffech ei drafod, cysylltwch â mi ar y rhif canlynol [Rhif ffôn].
Yn gywir
[Llofnod]