Does dim rhaid i sefydliadau roi'r holl wybodaeth rydych chi'n gofyn amdani ichi bob amser .

Gall sefydliad atal rhywfaint o'ch gwybodaeth bersonol neu'r cyfan oherwydd esemptiad. Mae yna esemptiadau yn y gyfraith er mwyn amddiffyn mathau penodol o wybodaeth neu sut mae sefydliadau penodol yn gweithio.

Pan fydd sefydliadau'n defnyddio esemptiad, fel arfer fe fydd angen iddyn nhw:

• dweud wrthoch chi pam nad ydyn nhw'n cwblhau'ch cais am wybodaeth;
• esbonio'u penderfyniad; a
• dweud wrthoch chi sut y gallwch herio'u penderfyniad (e.e. drwy gyflwyno cwyn).

Weithiau mae'n dderbyniol i sefydliad wrthod rhywfaint neu'r cyfan o'ch cais heb ddweud pam .

Does dim angen bob amser i sefydliadau ddweud wrthoch chi a ydy'r wybodaeth y gofynnwyd amdani ganddyn nhw ai peidio..

Rydyn ni wedi rhestru enghreifftiau o rai esemptiadau cyffredin:

'Ceisiadau sy'n 'amlwg yn ddi-sail'

Ystyr 'amlwg yn ddi-sail' yw bod y sefydliad yn credu nad ydych chi'n gwneud cais am weld gwybodaeth am eich bod chi wir eisiau arfer eich hawl gyfreithiol i weld gwybodaeth.

Mae enghreifftiau o pryd y gall eich cais fod yn amlwg yn ddi-sail yn cynnwys:

• heb unrhyw fwriad clir i arfer eich hawl i weld gwybodaeth (e.e. os ydych chi'n gwneud cais ond yna'n cynnig ei dynnu'n ôl yn gyfnewid am ryw fath o fudd gan y sefydliad); neu
• os ydych chi'n defnyddio'ch cais er mwyn aflonyddu ar sefydliad neu achosi aflonyddwch.

I ddod i'r penderfyniad yma, rhaid i'r sefydliad ystyried pob cais fesul achos. Rhaid iddyn nhw hefyd esbonio'u rhesymeg i chi ac i ninnau os oes angen.

'Ceisiadau 'gormodol'

Does dim ystyr benodol wedi'i gosod o ran yr hyn sy'n gwneud cais am weld gwybodaeth yn 'ormodol'. Er hynny, dylai sefydliadau ystyried a yw'r cais yn amlwg yn afresymol.

Mae enghreifftiau o pryd y gall eich cais fod yn ormodol yn cynnwys:

• pan fo'n gorgyffwrdd â cheisiadau blaenorol eraill am wybodaeth debyg (yn enwedig os nad yw'r sefydliad wedi cael y cyfle i ymateb i'ch cais cyntaf); neu
• pan fo'ch cais yn gofyn am yr un wybodaeth â cheisiadau blaenorol, ond nad oes digon o amser wedi mynd heibio (e.e. rydych chi'n ymwybodol nad yw eich gwybodaeth wedi newid).

I ddod i'r penderfyniad yma, rhaid i'r sefydliad ystyried pob cais fesul achos. Rhaid iddyn nhw hefyd esbonio'u rhesymeg i chi.

Gwybodaeth am bobl eraill

Gall ymateb i gais testun am weld gwybodaeth olygu rhoi gwybodaeth am bobl eraill.

Rhaid i sefydliadau barchu'ch hawl i gael copïau o'ch gwybodaeth. Er hynny, rhaid iddyn nhw hefyd amddiffyn hawliau pobl eraill dros eu gwybodaeth nhw. Mae hyn yn golygu, os yw gwybodaeth person arall wedi'i chynnwys yn y dogfennau y gofynnir amdanyn nhw (e.e. aelod o'r teulu neu gydweithiwr), gallai'r sefydliad ei golygu neu beidio â'i darparu o gwbl.

Er hynny, fe allech chi gael gwybodaeth sy'n adnabod person arall mewn ymateb i'ch cais am weld gwybodaeth:

• os bydd y person hwnnw'n rhoi eu caniatâd; neu
• os yw'n rhesymol i'r sefydliad gydymffurfio â'ch cais heb ganiatâd y person arall.

Braint broffesiynol gyfreithiol

Os yw'ch gwybodaeth bersonol yn cael ei thrafod neu ei chynnwys mewn cyfathrebiadau cyfrinachol rhwng y sefydliad a'u cynghorwyr cyfreithiol (gan gynnwys timau cyfreithiol mewnol), does dim rhaid iddyn nhw ei rhoi ichi fel rhan o'ch cais. Mae'r wybodaeth yma yn cael ei hystyried yn 'freintiedig', sy'n golygu y dylai aros yn gyfrinachol rhwng y sefydliad a'r tîm cyfreithiol.

Er enghraifft:

• os yw'ch cwmni yswiriant yn gofyn am gyngor cyfreithiol ynghylch anghydfod ar hawliad sy'n ymwneud â chi; neu
• os yw cyflogwr yn gofyn am gyngor cyfreithiol am fater disgyblu sy'n ymwneud â chi.

Yn y ddwy enghraifft hyn, fyddai ymateb i gais am wybodaeth ddim yn cynnwys yr wybodaeth honno, er ei bod yn ymwneud â chi.