Beth i'w wneud os na fyddwch chi'n cael ymateb neu’n anfodlon arno
-
Due to the Data (Use and Access) Act coming into law on 19 June 2025, this guidance is under review and may be subject to change. The Plans for new and updated guidance page will tell you about which guidance will be updated and when this will happen.
Darllenwch ein cyngor
Cyn i chi gwneud cwyn, darllenwch ein cyngor dros wneud SAR i wirio os yw'r sefydliad wedi dilyn y gyfraith.
Sometimes you might be unhappy with the outcome of your request, but the organisation has done everything they have to do.
Gwneud cwyn i'r ICO
Gallwch ddatrys llawer o broblemau'n uniongyrchol gyda'r sefydliad.
Os yw hi wedi bod dros fis ers i chi wneud eich cais a dydych chi ddim wedi clywed nol, dylech danfon e-bost neu llythyr yn dilyn i fyny.
If you’ve already received a response to your SAR, but are unhappy for any reason, you should first cwyno i sefydliad. Rydyn ni' argymell bod chi'n wneud hyn trwy e-bost, lle mae'n bosib.
Os ydych chi'n meddwl mae gwybodaeth personol yn ar goll o'r ymateb, dylech chi rhestru'r pa gwybodaeth bellach rydych chi'n meddwl sydd gyda nhw yn glir. Bydd hyn yn helpu nhw i adolygu eu recordiau.
Cofiwch i gadw copiau o unrhyw llythyron neu e-bostiau ynghylch eich cwyn, neu recordiau ysgrifenedig am alwadau neu cyfarfodydd, fel tystiolaeth.
Gallwch chi defnyddio'r llythyr cwyn neu templed e-bost olynol fel arweiniad, wrth adio i fewn y manlyion o'ch cwyn ei hun:
[Eich cyfeiriad llawn]
[Rhif ffôn]
[dyddiad]
[Enw a chyfeiriad y sefydliad]
[Rhif cyfeirnod (os mae sefydliad wedi rhoi un i chi)]
Annwyl [Syr neu Madam/enw’r person rydych wedi bod mewn cysylltiad ag ef]
Cwyn cais gwrthrych am wybodaeth
[Eich enw llawn a chyfeiriad ac unrhyw manylion arall fel rhif cyfrif felly nhw'n adnabod chi]
Rydw i'n pryderu nid ydych chi wedi'i wneud popeth dylech wedi.
[Rhowch manlyion o'ch cwyn yn clir
Dyma rhai esiamplau o feth efallai hoffwch chi dweud:
Dydych chi ddim wedi anfon fi y gwybodaeth olynol:
[Rhestrwch yn glir pa gwybodaeth arall rydych chi'n meddwl sydd dal gyda nhw]
Rydych chi wedi diddymu neu dal nol gwybodaeth heb esbonio pam.
[Rhowch manylion o'r e-bost neu dogfen lle rydyn nhw wedi diddymu neu dal nol gwybodaeth.]
Rwy'n deall, cyn adrodd fy nghŵyn i Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth (ICO) y dylwn roi'r cyfle i chi ddelio ag ef.
Byddaf yn rhoi copi o'ch ymateb i'r ICO os rydw i'n penderfynu i adrodd fy nghwyn iddyn nhw.
Gallwch ffeindio cyngor ar feth dylech chi gwneud pan yn derbyn cais gwrthrych am wybodaeth ar wefan yr ICO (cy.ico.org.uk neu cy.ico.org.uk/for-organisations/uk-gdpr-guidance-and-resources/individual-rights/helping-you-find-subject-access-request-resources/). Mae yna hefyd gwybodaeth ar eu pwerau rheoleiddiol ac y gweithrediad maen nhw'n cymryd.
Ymateb yn llawn o fewn un mis, os gwelwch yn dda. Os ni allwch ymateb o fewn yr amser hyn, dywedwch i fi pryd allwch chi ymateb gan, os gwelwch yn dda.
Os hoffwch chi trafod hyn, cysyllwch ar [rhif ffon / cyfeiriad e-bost].
Yn gywir
[Llofnod]
Gwneud cwyn i'r ICO
Once you have followed the steps above, you can gwnewch cwyn i ni
Dylech godi eich cwynion gyda ni o fewn tri mis i'ch cyswllt ystyrlon diwethaf â'r sefydliad.
Cofiwch i ddanfon ni copiau o'r dogfennau allweddol rydych wedi cadw fel tystiolaeth i gefnogi eich cwyn.
Ni allwn:
- gwithredu fel eich cynrychiolwr; neu
- gwobrwyo cyfadferiad
Gall yr ICO cosbi sefydliad am torri'r gyfraith, ond rydyn ni ddim ond yn defnyddio y pwer yma yn yr achosion mwyaf difrifol. Os dydyn ni ddim yn meddwl bod y sefydliad wedi ymateb i'ch cais fel dylen nhw wedi, gallwn ni rhoi cyngor iddyn nhw a gofyn nhw i drwsio'r problem.
Gallwch chi hefyd gorfodi eich hawliau trwy'r llysoedd. Os ydych yn dewis i wneud hyn, rydyn ni'n awgrmu fod chi'n chwilio am cyngor gyfreithiol annibynnol yn gyntaf. Ni gallwn ni helpu gyda'r proses hyn.