Beth i'w wneud os na fyddwch chi'n cael ymateb neu’n anfodlon arno

Gan fodDeddf Data (Defnyddio a Gweld) wedi dod yn ddeddf gwlad ar 19 Mehefin 2025, mae’r canllawiau yma yn cael eu hadolygu ac fe allen nhw gael eu newid. Bydd y tudalen Cynlluniau ar gyfer canllawiau newydd a diwygiedigyn dweud pa ganllawiau a gaiff eu diweddaru a pha bryd.

Cynnwys

Darllenwch ein cyngor

Cyn i chi gwneud cwyn, darllenwch ein cyngor dros wneud SAR i wirio os yw'r sefydliad wedi dilyn y gyfraith.

Weithiau efallai y byddwch chi'n anfodlon ar ganlyniad eich cais, ond bod y sefydliad wedi gwneud popeth mae'n rhaid iddyn nhw ei wneud.

Gwneud cwyn i'r ICO

Gallwch ddatrys llawer o broblemau'n uniongyrchol gyda'r sefydliad.

Os yw hi wedi bod dros fis ers i chi wneud eich cais a dydych chi ddim wedi clywed nol, dylech danfon e-bost neu llythyr yn dilyn i fyny.

Os ydych chi eisoes wedi cael ymateb i'ch cais am weld gwybodaeth, ond yn anfodlon am unrhyw reswm, dylech yn gyntafcwyno i sefydliad. Rydyn ni' argymell bod chi'n wneud hyn trwy e-bost, lle mae'n bosib.

Os ydych chi'n meddwl mae gwybodaeth personol yn ar goll o'r ymateb, dylech chi rhestru'r pa gwybodaeth bellach rydych chi'n meddwl sydd gyda nhw yn glir. Bydd hyn yn helpu nhw i adolygu eu recordiau.

Cofiwch i gadw copiau o unrhyw llythyron neu e-bostiau ynghylch eich cwyn, neu recordiau ysgrifenedig am alwadau neu cyfarfodydd, fel tystiolaeth.

Gallwch chi defnyddio'r llythyr cwyn neu templed e-bost olynol fel arweiniad, wrth adio i fewn y manlyion o'ch cwyn ei hun:

[Eich cyfeiriad llawn]

[Rhif ffôn]

[dyddiad]

[Enw a chyfeiriad y sefydliad]

[Rhif cyfeirnod (os mae sefydliad wedi rhoi un i chi)]

Annwyl [Syr neu Madam/enw’r person rydych wedi bod mewn cysylltiad ag ef]

Cwyn cais gwrthrych am wybodaeth

[Eich enw llawn a chyfeiriad ac unrhyw manylion arall fel rhif cyfrif felly nhw'n adnabod chi]

Rydw i'n pryderu nid ydych chi wedi'i wneud popeth dylech wedi.

[Rhowch manlyion o'ch cwyn yn clir

Dyma rhai esiamplau o feth efallai hoffwch chi dweud:

Dydych chi ddim wedi anfon fi y gwybodaeth olynol:

[Rhestrwch yn glir pa gwybodaeth arall rydych chi'n meddwl sydd dal gyda nhw]

Rydych chi wedi diddymu neu dal nol gwybodaeth heb esbonio pam.

[Rhowch manylion o'r e-bost neu dogfen lle rydyn nhw wedi diddymu neu dal nol gwybodaeth.]

Rwy'n deall, cyn adrodd fy nghŵyn i Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth (ICO) y dylwn roi'r cyfle i chi ddelio ag ef.

Byddaf yn rhoi copi o'ch ymateb i'r ICO os rydw i'n penderfynu i adrodd fy nghwyn iddyn nhw.

Gallwch ffeindio cyngor ar feth dylech chi gwneud pan yn derbyn cais gwrthrych am wybodaeth ar wefan yr ICO (cy.ico.org.uk neu cy.ico.org.uk/for-organisations/uk-gdpr-guidance-and-resources/individual-rights/helping-you-find-subject-access-request-resources/). Mae yna hefyd gwybodaeth ar eu pwerau rheoleiddiol ac y gweithrediad maen nhw'n cymryd.

Ymateb yn llawn o fewn un mis, os gwelwch yn dda. Os ni allwch ymateb o fewn yr amser hyn, dywedwch i fi pryd allwch chi ymateb gan, os gwelwch yn dda.

Os hoffwch chi trafod hyn, cysyllwch ar [rhif ffon / cyfeiriad e-bost].

Yn gywir

[Llofnod]

Gwneud cwyn i'r ICO

Ar ôl i chi gymryd y camau uchod, fe allwch chigwnewch cwyn i ni

Dylech godi eich cwynion gyda ni o fewn tri mis i'ch cyswllt ystyrlon diwethaf â'r sefydliad.

Cofiwch i ddanfon ni copiau o'r dogfennau allweddol rydych wedi cadw fel tystiolaeth i gefnogi eich cwyn.

We will consider your complaint in line with our obligation under Section 165 of the Data Protection Act 2018. This requires us to take steps to consider and respond to complaints from people who believe there has been an infringement of their data protection rights. This includes investigating to the extent we feel is appropriate and informing you of the outcome of your complaint.

Ni allwn:

act as your representative; or
award compensation.

You can also seek to enforce your rights through the courts. If you decide to do this, we strongly advise you to seek independent legal advice first. We cannot help you with this process.