ICO consultation on draft changes to how we handle data protection complaints

Cyflwyniad 

Mae Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth (ICO) yn ymgynghori ar newidiadau drafft i'r ffordd rydyn ni’n ymdrin â chwynion diogelu data. Mae'n nodi’n fframwaith arfaethedig ar gyfer asesu a phenderfynu i ba raddau y mae'n briodol ymchwilio i bob cwyn. Bydd hyn yn ein galluogi i ganolbwyntio ar achosion lle gallwn gael yr effaith fwyaf a gwella cydymffurfiaeth diogelu data. 

Mae gan bobl hawl statudol i gyflwyno cwyn diogelu data i'r ICO os ydyn nhw’n credu bod eu hawliau diogelu data o dan GDPR y DU wedi’u torri. 

n ystod y blynyddoedd diwethaf rydyn ni wedi gweld cynnydd arwyddocaol mewn cwynion diogelu data. Yn 2023/24, cawsom 39,721 o gwynion. Yn 2024/25 cododd hyn i 42,881 ac mae'r rhagolygon cyfredol yn dangos y gallai hyn gynyddu i rywle rhwng 45,000 a 55,000 os bydd y duedd bresennol yn parhau. 

Mae'r galw cynyddol am ein gwasanaethau yn effeithio ar ein gallu i ymateb yn gyflym ac yn effeithiol. Rydyn ni am ystyried ffyrdd newydd o ymdrin â chwynion diogelu data. 

Mae'r Ddeddf Data (Defnyddio a Mynediad) yn gosod gofynion newydd ar sefydliadau i gael proses gwyno yn unswydd ar gyfer materion sy'n gysylltiedig â diogelu data. Pan ddaw'r ddarpariaeth i rym, fe fydden ni’n disgwyl y bydd mwy o gwynion yn cael eu datrys gan sefydliadau heb gynnwys yr ICO. 

Os bydd pobl yn dod â'u cwyn i'r ICO, rydyn ni am ddarparu'r gwasanaeth mwyaf effeithiol o gofio’r adnoddau cyfyngedig sydd gennym. Mae hynny'n golygu edrych ar ein dull ni’n hunain o ymdrin â chwynion. 

Rydyn ni’n cynnig newidiadau yn ein prosesau er mwyn cefnogi pobl sydd wedi profi niwed yn well a chanolbwyntio’n hadnoddau ar yr achosion hynny lle gallwn gael yr effaith fwyaf. Bydd sefydliadau hefyd yn elwa o lai o ymgysylltu rhigolaidd ynghylch achosion risg is, gan eu galluogi i ganolbwyntio ar y pryderon mwyaf arwyddocaol. Ein nod yw nid yn unig rheoli’r galw, ond codi safonau ym maes profiad cwsmeriaid ac effeithiolrwydd rheoleiddio. 

Rydyn ni wedi datblygu fframwaith drafft rydyn ni’n bwriadu ei ddefnyddio i benderfynu i ba raddau y mae'n briodol ymchwilio i bob cwyn. Rydyn ni hefyd yn cynnig mecanweithiau adrodd newydd i'n galluogi i fonitro niferoedd y cwynion ar draws sefydliadau a sectorau penodol. Bydd hyn yn fodd inni nodi tueddiadau neu themâu a allai elwa o fathau eraill o weithredu rheoleiddiol. 

Byddai'r ymagwedd a amlinellir yn yr ymgynghoriad yma yn sicrhau bod pob cwyn yn cyfrannu at ein dealltwriaeth o arferion hawliau gwybodaeth sefydliad, ac yn caniatáu yr un pryd inni ganolbwyntio’n hadnoddau ar y risgiau mwyaf arwyddocaol. Mae hefyd yn cryfhau’n gallu i nodi materion systemig yn gynharach. 

Mae'n adlewyrchu ein huchelgais o fod yn rheoleiddiwr strategol – un sy'n ystyried pob cwyn, yn ymateb yn gymesur ac yn defnyddio'r mewnwelediad a gafwyd i sbarduno gwelliannau mewn arferion diogelu data. 

Mae angen inni wneud pethau'n wahanol a bydd trawsnewid ein prosesau yn fodd inni dargedu’n hadnoddau i gefnogi hawliau gwybodaeth pobl mewn ffordd sy'n cael effaith gadarnhaol ac yn mynd i'r afael â'r meysydd sy'n achosi'r niwed mwyaf.

Ymatebwch i'r syniadau yn ein hymgynghoriad i helpu i lunio’r broses. Gallwch ymateb i'r ymgynghoriad trwy ein harolwg ar Citizen Space. . 

Mae’r cwestiynau wedi'u rhannu o dan yr adrannau canlynol: 

Adran 1: Amdanoch chi. 

Adran 2: Eich barn ar ein hymagwedd.  

Adran 3: Cwestiynau i asesu effaith ein hymagwedd arfaethedig.  

Adran 4: Unrhyw sylwadau ychwanegol am y fframwaith. 

Bydd yr ymgynghoriad yn aros yn agored  23:59tan 23:59 nos Wener 31 Hydref 2025. Efallai na fyddwn yn ystyried ymatebion sy’n dod i law ar ôl y dyddiad cau yma. 

Hysbysiad preifatrwydd 

I gael rhagor o wybodaeth am yr hyn rydyn ni’n ei wneud â data personol yn yr ICO, gweler ein hysbysiad preifatrwydd polisi preifatrwyddyma.  

Sylwch ein bod yn defnyddio llwyfan Citizen Space i gasglu'r wybodaeth yma. Darperir Citizen Space gan Delib.I gael rhagor o fanylion, gweler eu Hysbysiad Preifatrwydd nhw. . 

Ymateb i'n ceisiadau ymgynghori a'n harolygon 

Ar gyfer yr ymgynghoriad yma, gallwn gyhoeddi'r ymatebion sy’n dod i law oddi wrth sefydliadau yn llawn neu grynodeb o'r ymatebion. Os byddwn ni’n cyhoeddi unrhyw ymatebion, byddwn yn tynnu unrhyw wybodaeth bersonol, cyfeiriadau ebost a rhifau ffôn o'r ymatebion yma. Peidiwch â rhannu unrhyw wybodaeth yn eich ymateb na fyddech chi’n fodlon inni drefnu ei bod ar gael i'r cyhoedd. 

Os cawn ni gais Rhyddid Gwybodaeth am eich ymateb, byddwn bob amser yn ceisio ymgynghori â chi am eich barn ar ddatgelu'r wybodaeth yma cyn i unrhyw benderfyniad gael ei wneud. I gael rhagor o wybodaeth am yr hyn rydyn ni’n ei wneud â data personol yn yr ICO, gweler einpolisi preifatrwydd a'r adran ar section on responding to our surveys. 

Please find all the relevant documents related to this consultation below.