Rydyn ni'n yma i helpu
Rydyn ni'n yma i helpu chi i ddeall y camau nesaf, ac os yw cwyn i'r ICO yn y peth gorau i chi.
Gallwch galw ni i siarad trwy eich opsiynau. Ein rhif ni yw 0303 123 1113, neu gallwch dechrausgwrs fywgyda un o'n cydweithwyr
Rydyn ni'n cynghori chi i gysylltu gyda'r sefydliad yn gyntaf i ofyn am esboniad - gall hwn sortio'r mater ac eich pryderon. Os dydych chi ddim yn hapus gyda'r ymateb, efallai byddwch yn eisiau gwneud cwyn i ni, yr ICO.
Cysylltu'r sefydliad
Dyma geiriad gallwch chi defnyddio ysgrifennu e-bost neu i ysgrifennu i sefydliad.
Dylai hyn gorchuddio popeth mae angen i chi darparu i'r sefydliad, felly gallen nhw ymateb i chi:
[Enw a chyfeiriad y sefydliad]
[Rhif cyfeirnod (os darperir o fewn yr ymateb cychwynnol)]
Annwyl[Syr neu Madam / enw'r person rydych chi wedi bod mewn cyswllt gyda]
Cwyn Diogelu Data
[Eich enw a'ch cyfeiriad llawn ac unrhyw fanylion eraill megis rhif y cyfrif i'ch helpu i'ch adnabod]
Rwy'n pryderu nad ydych chi wedi trin gwybodaeth bersonol yn iawn.
[Rhowch fanylion eich cwyn, gan esbonio'n glir ac yn syml beth sydd wedi digwydd a, lle bo'n briodol, ei effaith arnoch chi.]
Rwy'n deall, cyn adrodd fy nghŵyn i Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth (ICO) y dylwn roi'r cyfle i chi ddelio ag ef.
Os hoffwn, pan fyddaf yn cael eich ymateb, adrodd fy nghŵyn i'r ICO o hyd, byddaf yn rhoi copi ohono iddynt i'w ystyried.
Gallwch ddod o hyd i ganllawiau ar eich rhwymedigaethau o dan ddeddfwriaeth hawliau gwybodaeth ar wefan swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth (www.cy.ico.org.uk) yn ogystal â gwybodaeth am eu pwerau rheoleiddio a'r camau y gallant eu cymryd.
Byddwch cystal ag anfon ateb llawn o fewn 30 diwrnod. Os na allwch ymateb o fewn yr amserlen honno, dywedwch wrtha i pryd y byddwch yn gallu ymateb.
Os oes unrhyw beth yr hoffech ei drafod, cysylltwch â mi ar y rhif canlynol [Rhif ffôn].
Yn gywir
[Llofnod]
Gallwch chilawrlwythwch ein templed i e-bostio neu i ysgrifennu at sefydliad.
Beth bydd yn digwydd nesaf?
Dylai'r sefydliad ymateb i chi o fewn un mis. Triwch i gadw cofnodion o unrhywbeth rydych chi'n anfon i nhw, felly rydych chi'n gwybod pa dyddiad dylen nhw ymateb i chi. Os dydyn nhw ddim yn ymateb i chi o fewn un mis, trwich i gofio y gwybodaeth hwnna wrth i chi cwyno i'r ICO, os gwelwch yn dda.
Os dydych chi ddim yn hapus gyda'r ymateb, neu ddim yn derbyn un, gallwn ni helpu penderfynu beth ydych chi eisiau gwneud nesaf.
Os mae'r sefydliad yn rhoi ymateb i chi sydd ddim yn clir, mae'r hawl gyda chi i ofyn am eglurhad. Dyma rhai geiriau gallwch chi defnyddio:
[Eich cyfeiriad llawn]
[Eich rhif ffôn]
[Y dyddiad]
[Enw a chyfeiriad y sefydliad]
[Rhif cyfeirnod (os darperir o fewn yr ymateb cychwynnol)]
Annwyl [Syr neu Madam/enw’r person rydych wedi bod mewn cysylltiad ag ef]
Cwyn hawliau gwybodaeth.
[Eich enw a'ch cyfeiriad llawn ac unrhyw fanylion eraill i helpu i'ch adnabod, er enghraifft rhif cyfrif.]
Rwy'n ysgrifennu yn ychwanegol at eich llythyr/neges ebost chi yn ddiweddar ynghylch fy nghwyn hawliau gwybodaeth gan yr hoffwn i gael rhagor o eglurhad.
Mae sefydliadau o dan ddyletswydd i egluro'n glir pam maen nhw’n defnyddio data yn y ffordd y maen nhw neu pam maen nhw wedi gwrthod cais. Mae hyn wedi'i nodi o dan egwyddor atebolrwydd Deddf Diogelu Data 2018.
Atebolrwydd yw un o'r egwyddorion allweddol yn y gyfraith diogelu data – mae'n peri bod sefydliadau’n gyfrifol am gydymffurfio â'r ddeddfwriaeth ac yn dweud bod rhaid iddyn nhw allu dangos eu bod yn cydymffurfio.
Hoffwn gael rhagor o eglurhad am
[Rhowch manylion o feth dydych chi ddim yn ddeall. Dylech cyfeirio yn sbesiffig i'r ymateb rydych chi barod wedi derbyn pan yn berthnasol]
Cyn imi roi gwybod am fy nghwyn i'r Comisiynydd Gwybodaeth, dwi’n deall y dylwn i roi cyfle ichi roi esboniad llawn.
Ar ôl imi gael eich ymateb, os byddwn i’n dal yn hoffi rhoi gwybod am fy nghwyn, byddaf yn rhoi copi iddyn nhw o'ch ymateb chi i'w ystyried.
Gallwch ddod o hyd i ganllawiau ar eich rhwymedigaethau o dan ddeddfwriaeth hawliau gwybodaeth ar wefan swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth (www.cy.ico.org.uk) yn ogystal â gwybodaeth am eu pwerau rheoleiddio a'r camau y gallant eu cymryd.
Byddwch cystal ag anfon ymateb llawn o fewn un mis calendr. Os na allwch ymateb o fewn yr amserlen honno, rhowch wybod imi pa bryd y byddwch yn gallu ymateb.
Os oes unrhyw beth yr hoffech ei drafod, cysylltwch â mi ar y rhif canlynol [rhif ffôn].
Yn gywir
[Llofnod]
Gallwch chilawrlwythwch y templed llythyr gloywi
Pwy sy'n gallu helpu fi?
Os dydych chi ddim yn hapus gyda'r ymateb, neu yn eisiau mwy o wybodaeth ar eich opsiynau, gallwch cysylltu'r ICO. Rhif ein llinell cymorth yw 0303 123 1113 neu gallwch dechrausgwrs fywgyda ni. Ni'n gallu darparu cyngor ynghylch eich camau nesaf.
Mae'r ICO yn yma i wneud yn siwr fod sefydliadau yn edrych ar ol eich gwybodaeth personol yn ofalus.
Gallwn ni helpu chi i ddewis os mae cwyn i'r ICO yn yr opsiwn cywir i chi, a helpu esbonio beth gall sefydliadau gwneud a pheidio a gwneud gyda'ch gwybodaeth personol.
Os ydych chi'n dewis i gwyno i ni, bydden yn edrych i fewn i feth sydd wedi digwydd, ac efallai yn awgrymu opsiynau i'r sefydliadau, felly gallen nhw gwella eu ymarferion.
Gwneud cwyn i'r ICOyn gallu cael ei wneud ar-lein, yn amser eich hunain.