Eich hawl i gael dileu eich data

Beth yw'r hawl i gael dileu eich data?

Gelwir yr hawl i ddileu eich data hefyd yn 'hawl i ddileu'. Gallwch ofyn i sefydliad sy'n cadw data amdanoch i ddileu'r data hwnnw. Mewn rhai amgylchiadau, rhaid iddynt wneud hynny wedyn. Efallai y byddwch weithiau'n clywed hyn yn cael ei alw'n 'hawl i gael eich anghofio'.

Pryd alla i ofyn i'm data gael ei ddileu?

Dim ond o dan yr amgylchiadau canlynol y mae'r hawl yn berthnasol:

• Nid oes angen eich data ar y sefydliad mwyach am y rheswm gwreiddiol y gwnaethant ei gasglu neu ei ddefnyddio ar ei gyfer.

• I ddechrau, gwnaethoch roi caniatâd i'r sefydliad gan ddefnyddio'ch data, ond rydych bellach wedi tynnu eich caniatâd yn ôl.

• Rydych wedi gwrthwynebu defnyddio'ch data, ac mae eich buddiannau'n drech na rhai'r sefydliad sy'n ei ddefnyddio.
• Rydych wedi gwrthwynebu defnyddio'ch data at ddibenion marchnata uniongyrchol.

Am rhagor o wybodaeth ar eich hawl i wrthwynebu defnyddio'ch data, darllenwch 'Eich hawl i wrthwynebu sut mae'ch data'n cael ei ddefnyddio’.

• Mae'r sefydliad wedi casglu neu ddefnyddio eich data yn anghyfreithlon.

• Mae gan y sefydliad rwymedigaeth gyfreithiol i ddileu eich data.
• Casglwyd y data gennych chi fel plentyn ar gyfer gwasanaeth ar-lein.

Mae'r gyfraith yn rhoi amddiffyniad arbennig i blant, yn enwedig ar-lein, oherwydd gallant fod yn llai ymwybodol o risgiau a chanlyniadau rhoi eu data i sefydliadau. Hyd yn oed os ydych chi bellach yn oedolyn, mae gennych hawl i ddileu eich data os cafodd ei gasglu gennych chi fel plentyn.

Am mwy am hyn, gweler ein canllaw ar Hawliau Plant.

Sut ydw i'n gofyn i'm data gael ei ddileu?

Dylech gysylltu â'r sefydliad a rhoi gwybod iddynt pa ddata personol rydych chi am iddynt ei ddileu. Nid oes rhaid i chi ofyn i berson penodol – gallwch gysylltu ag unrhyw ran o'r sefydliad gyda'ch cais.

Gallwch wneud eich cais ar lafar neu'n ysgrifenedig. Rydym yn argymell eich bod yn gwneud gwaith dilynol ar unrhyw gais llafar yn ysgrifenedig oherwydd bydd hyn yn caniatáu i chi esbonio'ch cwyn, rhoi tystiolaeth ac egluro'r hyn rydych am ei weld yn digwydd. Bydd gennych hefyd brawf clir o'ch gweithredoedd, os penderfynwch herio ymateb y sefydliad.

Nid oes unrhyw eiriau penodol y mae'n rhaid i chi eu defnyddio, ond efallai y bydd yn ddefnyddiol i chi ddefnyddio'r templed isod i'ch helpu i arfer eich hawl i ddileu.

Beth ddylai'r sefydliad ei wneud?

Dylai'r sefydliad ddileu eich data, oni bai bod eithriad mewn cyfraith diogelu data yn berthnasol (gweler isod).

Dylent hefyd ddweud wrth unrhyw un arall eu bod wedi rhannu eich data â nhw am y dileu. Dim ond os byddai'n amhosibl neu'n cynnwys ymdrech anghymesur y gallant wrthod gwneud hyn. Os gofynnwch, rhaid iddynt ddweud wrthych hefyd eu bod wedi rhannu eich data â sefydliadau eraill.

Os yw eich data wedi'i gyhoeddi ar-lein – megis ar rwydweithiau cymdeithasol, fforymau neu wefannau – yna mae'n rhaid i'r sefydliad gymryd camau rhesymol i roi gwybod i'r bobl sy'n gyfrifol am y safleoedd hyn i ddileu dolenni neu gopïau o'r data hwnnw.

Pryd all y sefydliad ddweud na?

Gall y sefydliad wrthod dileu eich data o dan yr amgylchiadau canlynol:

• Wrth gadw eich data yn angenrheidiol am resymau rhyddid mynegiant a gwybodaeth (mae hyn yn cynnwys newyddiaduraeth a dibenion academaidd, artistig a llenyddol).
• Pan fo'n ofynnol yn gyfreithiol i'r sefydliad gadw gafael ar eich data er mwyn cydymffurfio â rheoliadau ariannol neu reoliadau eraill.
• Pan fydd y sefydliad yn cyflawni tasg er budd y cyhoedd neu wrth arfer ei awdurdod swyddogol.
• Wrth gadw eich data yn angenrheidiol ar gyfer sefydlu, arfer neu amddiffyn hawliadau cyfreithiol.
• Wrth ddileu eich data, byddai'n rhagfarnu ymchwil wyddonol neu hanesyddol, neu archifo sydd er budd y cyhoedd.

Hefyd, nid yw'r hawl i ddileu yn berthnasol idata categori arbennigdan yr amgylchiadau canlynol:

• Wrth gadw gafael ar eich data, mae angen cadw eich data am resymau iechyd y cyhoedd er budd y cyhoedd.
• Wrth gadw eich data yn angenrheidiol at ddibenion meddygaeth ataliol neu alwedigaethol; ar gyfer asesu gallu gweithio'r cyflogai; ar gyfer diagnosis meddygol; ar gyfer darparu iechyd neu ofal cymdeithasol; neu ar gyfer rheoli systemau neu wasanaethau iechyd neu ofal cymdeithasol. Dim ond os yw'r data'n cael ei ddefnyddio gan neu o dan gyfrifoldeb gweithiwr proffesiynol sydd o dan rwymedigaeth gyfreithiol o gyfrinachedd proffesiynol, megis gweithiwr iechyd proffesiynol, y mae hyn yn berthnasol.

Os yw eithriad yn berthnasol, gall y sefydliad naill ai wrthod cydymffurfio â'ch cais yn llawn neu'n rhannol.

Gall y sefydliad hefyd wrthod eich cais os yw, fel y dywed y gyfraith, yn 'amlwg yn ddi-sail neu'n ormodol'.

Nid oes diffiniad penodol o'r hyn sy'n gwneud cais yn 'amlwg yn ddi-sail neu'n ormodol'. Mae'n dibynnu ar amgylchiadau penodol eich cais. Er enghraifft, gall sefydliad ystyried bod cais yn 'amlwg yn ddi-sail neu'n ormodol' os yw'n amlwg ei fod wedi'i wneud heb unrhyw ddiben gwirioneddol ac eithrio i achosi aflonyddwch neu aflonyddwch i'r sefydliad.

Dan y fath amgylchiadau gall sefydliad:

• gall ofyn am ffi resymol am gostau gweinyddol sy'n gysylltiedig â'r cais; neu
• gwrthod delio â'r cais.

Yn y naill achos neu'r llall bydd angen iddynt ddweud wrthych a chyfiawnhau eu penderfyniad.

Os bydd y sefydliad, ar ôl ystyried eich cais, yn penderfynu nad oes angen iddo ddileu eich data, rhaid iddo barhau i ymateb i chi. Dylent egluro pam eu bod yn credu nad oes rhaid iddynt ddileu eich data, a rhoi gwybod i chi am eich hawl i gwyno am y penderfyniad hwn i'r ICO, neu drwy'r llysoedd.

Pa mor hir ddylai sefydliad ei gymryd?

Mae gan sefydliad un mis calendr i ymateb i'ch cais. Mewn rhai amgylchiadau, efallai y bydd angen amser ychwanegol arnynt i ystyried eich cais a gallant gymryd hyd at ddau fis ychwanegol. Os ydynt yn mynd i wneud hyn, dylent roi gwybod i chi o fewn mis bod angen mwy o amser arnynt a'r rhesymau pam. I gael rhagor o wybodaeth am hyn, gweler ein canllawiau arterfynau amser.

Efallai y bydd angen i chi brofi pwy ydych chi i'r sefydliad. Fodd bynnag, dylent ofyn i chi am ddigon o wybodaeth i sicrhau mai chi yw'r person cywir. Os byddant yn gwneud hyn, yna mae'r cyfnod o un mis i ymateb i'ch cais yn dechrau o'r adeg y maent yn derbyn y wybodaeth ychwanegol hon.

A all y sefydliad godi ffi?

Yn y rhan fwyaf o amgylchiadau, na. Dim ond os yw'n credu bod y cais yn amlwg yn ddi-sail neu'n ormodol y gall sefydliad godi ffi. Os felly, gall ofyn am ffi resymol am gostau gweinyddol sy'n gysylltiedig â'r cais.

Beth i'w wneud os nad yw'r sefydliad yn ymateb neu os ydych yn anfodlon â'r canlyniad

Os ydych yn anhapus gyda sut mae'r sefydliad wedi ymdrin â'ch cais, yn gyntaf dylech godi cwyn gyda nhw a rhoi cyfle iddynt ddatrys y mater

Os ydych wedi cwyno i'r sefydliad ac yn parhau i fod yn anhapus, gallwchgwneud cwyn i'r Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth.

Gallwch hefyd geisio gorfodi eich hawliau drwy'r llysoedd. Os penderfynwch wneud hyn, rydym yn eich cynghori'n gryf i geisio cyngor cyfreithiol annibynnol yn gyntaf.