Tynnu ffotograffau: cyngor i ysgolion ar ddiogelu data

Mae blynyddoedd ysgol yn hedfan heibio mor gyflym, a gall llawer ddigwydd o’r naill   flwyddyn i’r llall. Mae tynnu lluniau o'ch gwersi, eich digwyddiadau a’ch gweithgareddau yn helpu i gasglu'r atgofion gwerthfawr hynny i'ch myfyrwyr a dangos sut rydych chi'n gwneud pethau yn eich ysgol.

Dyma’r hyn y mae angen ichi ei wneud i sicrhau nad yw’ch arferion diogelu data yn eich dal yn ôl.

Penderfynwch pa sail gyfreithlon sydd gorau i'ch ysgol

Os oes modd i rywun gael ei adnabod ar sail ffotograff, mae’r llun fel arfer yn cael ei ystyried yn ddata personol iddyn nhw. Fel gydag unrhyw ddefnydd ar ddata personol, mae’n hanfodol dewis eich rheswm dilys neu’ch 'sail gyfreithlon'.

Defnyddiwch ein gwiriwr sail gyfreithlon i'ch helpu i benderfynu pa sail sy'n iawn ar gyfer tynnu lluniau yn eich ysgol. Mae dau y byddech yn debygol o'u dewis:

• Gellir dibynnu ar dasg gyhoeddus os ydych yn gorff cyhoeddus sy'n arfer eich dyletswyddau neu'ch pwerau cyfreithiol, neu gorff sector preifat sydd â thasg benodol er budd y cyhoedd a nodir yn y gyfraith.
• Mae buddiannau cyfreithlon yn fwy pellgyrhaeddol a gellir dibynnu arnynt pan fyddwch yn gwneud rhywbeth y tu allan i gwmpas unrhyw swyddogaethau cyhoeddus a phrosesu data mewn ffordd y gallai pobl ei disgwyl neu y gallwch ei chyfiawnhau. Gall hyn gynnwys hyrwyddo a marchnata.

Yn y rhan fwyaf o achosion, byddem yn disgwyl i ysgolion a ariennir yn gyhoeddus fod yn edrych ar dasgau cyhoeddus. Gall ysgolion annibynnol ac ysgolion eraill edrych ar naill ai dasg gyhoeddus (os gallant gyfeirio at swyddogaeth neu bŵer cyfreithiol perthnasol) neu fuddiannau cyfreithlon.

Os byddwch yn dewis y naill neu'r llall o'r rhain fel eich sail gyfreithlon, mae hyn yn eich galluogi i gydbwyso buddiannau pawb er mwyn cyflawni'r canlyniad tecaf. Rhaid i chi ddweud wrth bobl ymlaen llaw beth rydych chi'n mynd i'w wneud â'u data personol fel eu bod yn gwybod beth i'w ddisgwyl o'r dechrau. Lle bo'n bosibl, dylech hefyd roi'r cyfle iddynt optio allan. Os ydych am ddefnyddio lluniau myfyrwyr at ddibenion hyrwyddo, byddem yn dal i ddisgwyl i chi gynnig optio allan i rieni (neu'r myfyrwyr eu hunain os ydynt yn ddigon hen i wneud eu penderfyniadau eu hunain).

Offering an opt-out doesn’t mean you’re relying on ‘consent’ as a lawful basis under data protection law – you should consider this to be the same as parents or students giving you their permission. Someone may decide they don’t want to have their photo taken for certain purposes, but as a school you’ll be using a separate lawful basis to process their data under the UK GDPR.

Mae caniatâd yn golygu rhoi rheolaeth lawn i bobl dros eu data a'r cyfrifoldeb amdanynt gan gynnwys y gallu i newid eu meddwl ynghylch a ellir parhau i'w brosesu. Mae hyn yn golygu, mewn rhai achosion, efallai nad cydsyniad yw'r opsiwn mwyaf priodol.

Ewch ati i roi gwybod i bobl beth sydd yn yr arfaeth

It’s a good idea to provide your policies for recording and using photographs at the start of the academic year, including any key events where your school will take photographs, and details of how to opt out or withhold permission. That way, everyone knows what to expect and can make a choice. If you have another photo opportunity coming up later in the year, a reminder can always be helpful. Being proactive and transparent shows that you care about the data of your students and helps to build trust.

Mae'r rhan fwyaf o ysgolion yn rhoi cyfle i brynu ffotograffau unigol neu ddosbarth a dynnwyd gan weithiwr proffesiynol allanol yn ystod y flwyddyn ysgol. Os ydych yn bwriadu cynnig hyn, dylech roi gwybod i rieni, gwarcheidwaid neu fyfyrwyr ymlaen llaw pryd y bydd y ffotograffau'n cael eu tynnu a rhoi'r dewis iddynt optio allan. Cadwch gofnod o ba fyfyrwyr sydd wedi optio allan a gwneud yn siŵr bod y staff yn ymwybodol.

Storio ffeiliau'n ddiogel a hyfforddi’ch staff

O ran data plant – gan gynnwys ffotograffau – mae angen ichi gymryd gofal arbennig eich bod yn ei gadw'n ddiogel, heb ei roi i unrhyw un na ddylai gael mynediad ato. Gofalwch fod eich ysgol yn cadw cofnod o unrhyw weithdrefnau diogelu sydd ar waith i ddiogelu myfyrwyr penodol a hyfforddi'ch staff yn rheolaidd er mwyn osgoi'r risg o dorri rheolau. Mae angen ichi hefyd sicrhau eich bod yn gallu cael mynediad i'ch ffotograffau pan fo angen rhag ofn i rywun  yn gofyn am gopi o'i wybodaeth.

Os oes gennych arferion diogelu data cryf y mae eich staff yn eu deall a'u dilyn, byddwch nid yn unig yn ennill enw da yn eich cymuned fel ysgol sy'n cymryd ei chyfrifoldebau diogelu data o ddifrif, ond byddwch chi hefyd yn gallu cofnodi a chadw cofnod o'r adegau allweddol hynny.

Nid yw diogelu data yn cynnwys defnydd personol

Gall pobl dynnu lluniau a recordiadau fideo at ddefnydd personol, megis ar gyfer albwm teuluol. Fodd bynnag, efallai bydd eich ysgol yn penderfynu nad yw bob amser yn briodol caniatáu ffotograffau. Er enghraifft, efallai y byddwch yn penderfynu gwahardd ffotograffiaeth yng nghyngor ysgol rhag ofn ei fod yn tarfu ar y perfformiad. Dyma eich dewis chi fel ysgol, ond ni fyddai'r gwaharddiad ar sail diogelu data. Yn yr un modd, mae rhai ysgolion yn gofyn i rieni a gwarcheidwaid beidio â phostio ffotograffau ar gyfryngau cymdeithasol plant pobl eraill. Mae hwn yn bolisi synhwyrol, ond nid yw'n fater diogelu data gan nad yw'r gyfraith yn cynnwys swyddi cyfryngau cymdeithasol preifat a rennir gyda ffrindiau a theulu.

Efallai bydd eich ysgol yn ffeindio fe'n defnyddiol i greu arwyddbost i fyfyrwyr a warcheidwaid yn einI'r cyhoeddhyb gwe i ddysgu am eu hawliau data.