Awdurdod annibynnol y Deyrnas Unedig a sefydlwyd i gynnal hawliau gwybodaeth er budd y cyhoedd, annog cyrff cyhoeddus i fod yn agored a hybu preifatrwydd data i unigolion.

I ddarllen y tudalen yma yn Cymraeg, dewiswch ‘Cymraeg’ ar y dewisydd iaith isod.

Rydym wedi ymrwymo i ddarparu gwasanaeth cwsmeriaid o safon yn unol â'n Siarter Gwasanaeth. Ein nod yw cadw’n haddewidion, rhoi'r wybodaeth ddiweddaraf i'n cwsmeriaid a chyfathrebu'n glir.

Galwadau i’n llinell gymorth – 0303 123 1113

Os byddwch yn ein ffonio gydag ymholiad cyffredinol am y materion rydyn ni’n eu rheoleiddio, ran amlaf bydd y person cyntaf y byddwch yn siarad â nhw yn gallu delio â’r mater. Os bydd angen inni’ch ffonio’n ôl, byddwn yn ceisio gwneud hynny o fewn un diwrnod busnes neu ar adeg sy’n fwy cyfleus i chi.

Os ydyn ni wrthi eisoes yn delio â mater rydych chi wedi’i godi a’ch bod yn awyddus i’w drafod, ffoniwch y rhif sydd wedi’i roi ichi gan eich swyddog achosion.

Rydym hefyd yn croesawu galwadau yn y Gymraeg.

Cwynion Diogelu Data

Fe hoffen ni wybod sut mae sefydliadau'n gwneud wrth ymdrin â materion hawliau gwybodaeth. Rydyn ni hefyd am wella'r ffordd maen nhw’n delio â'r wybodaeth bersonol maen nhw’n gyfrifol amdani. Bydd rhoi gwybod inni am eich cwynion yn ein helpu i wneud hynny.

Cyn rhoi gwybod inni am gŵyn, rydym yn disgwyl ichi roi cyfle i'r sefydliad ei ystyried yn gyntaf. Er mwyn inni edrych ar eu harferion nhw ynglŷn ag hawliau gwybodaeth, mae angen i chithau roi eu hateb i ni.
Pan fo’n briodol, byddwn yn rhoi cyngor ichi ar sut rydyn ni’n credu bod y gyfraith yn gymwys i'ch mater neu'ch cwyn chi. Ein nod yw cyrraedd canlyniad mewn 90% o achosion cwynion o fewn chwe mis.

Os ydych chi am godi pryderon ynghylch sefydliad yna rydym yn awgrymu eich bod yn gwneud hynny o fewn tri mis ar ôl cael eu hymateb terfynol i’r materion a godwyd. Gall aros yn hirach na hynny effeithio ar y penderfyniadau y byddwn ni’n eu gwneud. Mewn rhai achosion bydd oedi amhriodol yn golygu na fyddwn yn ystyried y mater o gwbl.

Nid ymchwilio na dyfarnu ynglŷn â phob cwyn unigol yw’n rôl ni. Nid ombwdsmon mohonon ni. Ond fe fyddwn yn ystyried a oes yna gyfle i wella arferion y sefydliadau rydyn ni’n eu rheoleiddio a byddwn yn rhannu’n penderfyniadau gyda chi.

Mater i ni yw penderfynu a ddylen ni gymryd rhagor o gamau. Hyd yn oed pan fyddwn yn penderfynu nad oes angen cymryd rhagor o gamau ar hyn o bryd, efallai am fod y sefydliad wedi gwneud camgymeriad ond ei fod yn gweithio i unioni pethau, byddwn yn cadw pryderon ar ffeil. Bydd hyn yn ein helpu dros amser i greu darlun o arferion y sefydliad ym maes hawliau gwybodaeth.

Gallem ofyn i sefydliadau esbonio inni beth maen nhw wedi’i wneud mewn ymateb i faterion neu bryderon a godwyd. Byddwn yn cyhoeddi manylion gwelliannau ac yn rhoi cyfle i chi gofrestru i gael ein cylchlythyr, sy’n rhoi diweddariadau cyson am y camau rydyn ni’n eu cymryd.

Os ydych yn chwilio am iawn neu iawndal personol am y modd y mae sefydliad wedi ymdrin â’ch gwybodaeth bersonol, bydd angen ichi wneud hynny’n annibynnol drwy’r llysoedd neu gydag ombwdsmon neu gorff rheoleiddio’r diwydiant penodol ei hun.

Cofrestru

Os byddwch yn cysylltu â ni i wneud cais i gofrestru, neu i newid neu adnewyddu cofrestriad o dan y Ddeddf Diogelu Data, gallwch ddisgwyl inni brosesu’ch cais o fewn saith niwrnod calendr ar ôl iddo ddod i law. Mae eich cais yn ddilys o’r dyddiad y daw i law yn ein swyddfa.

Addasu gwasanaethau

Gallwn ddarparu gwybodaeth am ein gwasanaeth mewn gwahanol fformatau ac ieithoedd, a gallwn addasu'r ffordd rydym yn cyfathrebu â chi gan ddibynnu ar eich anghenion - er enghraifft, dros y ffôn, sgwrs fyw, print fformat mawr neu ffôn testun. Gadewch inni wybod beth yw’ch anghenion penodol chi ac fe wnawn ni’n gorau i helpu. Gweler ein Polisi Addasiadau Rhesymol i gael rhagor o wybodaeth.

Trin ein staff ag urddas a pharch

Rydyn ni wedi ymrwymo i ddarparu gwasanaeth cwsmeriaid rhagorol i bawb sy'n cysylltu â ni mewn modd parchus a chwrtais.

Fel cyflogwr, rydyn ni o dan ddyletswydd i ddiogelu iechyd a lles ein staff. Nid yw'r ICO yn disgwyl i'w staff oddef ymddygiad camdriniol, bygythiol, diraddiol neu sarhaus naill ai ar lafar neu mewn ysgrifen.
Yn yr un modd, dydyn ni ddim yn disgwyl i'n staff ddelio â neb sydd, am eu bod yn cysylltu’n aml, yn rhoi straen ar amser ac adnoddau ac yn achosi straen amhriodol i’r staff.

Pan fyddwn yn gweld yr ymddygiad hwn, efallai y byddwn yn cyfyngu ar eich cysylltiadau â ni yn unol â'n Polisi Ymddygiad Afresymol o Barhaus ac Annerbyniol.

Adborth am ein gwasanaeth

Mae pob adborth am ein gwasanaeth yn werthfawr inni. Rydym yn awyddus i glywed am y sefydliadau sy’n cael eu rheoleiddio gennym, ac yn yr un modd mae’ch adborth am y modd y cawsoch eich trin gan yr ICO yn ein helpu i ddeall beth rydyn ni’n ei wneud yn dda, a beth mae angen ei gywiro neu ei wella.

Cwynion am yr SCG

Os ydych yn credu y dylem fod wedi gwneud rhywbeth yn wahanol o ran sut yr aethom ati i ymdrin â’ch pryderon, neu’r modd y buom yn ymwneud â chi, gallwch wneud cwyn.

Os byddwch yn cwyno dros y ffôn, gwnawn ein gorau glas i ymdrin â’r gŵyn. Er hynny, efallai y bydd angen inni ofyn ichi roi’ch cwyn mewn ysgrifen er mwyn inni ei hystyried yn glir.

Os ydych chi am wneud cwyn, yna fe ddylech chi wneud hynny o fewn tri mis ar ôl ichi gael ein gwasanaeth. Gall aros yn hirach na hynny effeithio ar ein gallu i ymchwilio i'r gŵyn rydych chi’n ei chodi. Mewn rhai achosion, bydd oedi gormodol yn golygu na fyddwn yn ystyried y mater o gwbl. Byddwn yn cydnabod eich cwyn o fewn 14 diwrnod calendr. I gael rhagor o wybodaeth, gweler ein Polisi Cwyno am Wasanaethau.

Ni fydd y Comisiynydd Gwybodaeth yn ymateb i’ch cwyn am wasanaethau yn uniongyrchol, hyd yn oed os byddwch yn ysgrifennu ati’n uniongyrchol. Mae hi wedi dirprwyo’r cyfrifoldeb dros adolygu’n gwasanaeth mewn achosion penodol i’r rheolwyr.

Ran amlaf, bydd y sawl a ddeliodd â chi yn gwirio'n gyntaf i weld a allan nhw ddatrys eich cwyn drwy roi rhywfaint o wybodaeth neu eglurhad pellach i chi am unrhyw benderfyniadau maen nhw wedi'u gwneud. Os na allan nhw wneud hynny, byddan nhw’n rhannu’ch cwyn gyda swyddog adolygu priodol, a fydd yn edrych ar yr hyn rydyn ni wedi'i wneud a pham.

Ar ôl i swyddog adolygu ystyried eich cwyn, byddan nhw’n dweud wrthoch chi beth maen nhw wedi'i benderfynu. Dylai'r swyddog adolygu ymateb o fewn 30 diwrnod calendr ar ôl i’r gwyn gael ei chodi gyda nhw.

Byddwn ni hefyd yn rhannu gwybodaeth gyffredinol am y cwynion sy’n dod i law ar ein gwefan. Byddwn yn cynnwys beth yw pwnc y rhan fwyaf o gwynion a lle bo'n briodol, sut rydyn ni wedi defnyddio'r cwynion hynny i wella’n gwasanaeth.

Cwyno i’r Ombwdsmon

Os byddwch yn dal yn anfodlon ar ein gwasanaeth, ar ôl inni ystyried eich cwyn, neu’n credu ein bod heb weithredu’n briodol neu’n deg, gallwch fynd â’r mater at Ombwdsmon y Senedd a’r Gwasanaeth Iechyd.

Rhaid i gŵynion i’r Ombwdsmon gael eu gwneud drwy Aelod Seneddol. I gael rhagor o wybodaeth am yr Ombwdsmon, ewch i’w wefan (www.ombudsman.org.uk) neu ffoniwch ei linell gymorth ar 0845 015 4033.

Os yw’ch cwyn yn ymwneud â'r ffordd rydyn ni wedi dehongli'r gyfraith, all yr Ombwdsmon mo’ch helpu. Os ydych am herio’n dehongliad ni o'r gyfraith, dylech ystyried gofyn am gyngor cyfreithiol.

Anghytuno â phenderfyniadau rhyddid gwybodaeth

Os ydych yn anghytuno a hysbysiad penderfynu yr ydyn ni wedi’i roi ynghylch eich cwyn ynglŷn â’r Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth, nid yw’r gyfraith yn caniatáu inni adolygu’n penderfyniad. Yn hytrach, rydych yn cael apelio i Dribiwnlys yr haen Gyntaf (Hawliau Gwybodaeth).

First-tier Tribunal (Information Rights)
GRC & GRP Tribunals,
PO Box 9300,
Leicester,
LE1 8DJ

ffôn: 0203 936 8963

Ebost: grc@justice.gov.uk

Wefan: http://www.justice.gov.uk/tribunals/general-regulatory-chamber

Oni bai bod amgylchiadau arbennig yn gymwys, rhaid i hysbysiad ynglŷn ag apêl gael ei gyflwyno i’r Tribiwnlys o fewn 28 diwrnod ar ôl y dyddiad y cafodd yr hysbysiad penderfynu ei gyflwyno neu ei roi ichi.

Sylwch nad yw’r Tribiwnlys yn ystyried cwynion am benderfyniadau a wnaethom o dan y Ddeddf Diogelu Data na’r Rheoliadau Preifatrwydd a Chyfathrebu Electronig.

Ceisiadau i’r SCG o dan y Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth

Os gwnaethoch chi gais i'r ICO o dan y Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth am wybodaeth a allai fod gennyn ni, ac os hoffech inni adolygu’n hymateb, gweler ein polisi adolygu mewnol.