Awdurdod annibynnol y Deyrnas Unedig a sefydlwyd i gynnal hawliau gwybodaeth er budd y cyhoedd, annog cyrff cyhoeddus i fod yn agored a hybu preifatrwydd data i unigolion.

I ddarllen y tudalen yma yn Cymraeg, dewiswch ‘Cymraeg’ ar y dewisydd iaith isod.

We are committed to providing high standards of customer service in line with our Service Charter. We aim to keep our promises, keep our customers informed and communicate clearly. 

Galwadau i’n llinell gymorth – 0303 123 1113

Os byddwch yn ein ffonio gydag ymholiad cyffredinol am y materion rydyn ni’n eu rheoleiddio, ran amlaf bydd y person cyntaf y byddwch yn siarad â nhw yn gallu delio â’r mater. Os bydd angen inni’ch ffonio’n ôl, byddwn yn ceisio gwneud hynny o fewn un diwrnod busnes neu ar adeg sy’n fwy cyfleus i chi.

Os ydyn ni wrthi eisoes yn delio â mater rydych chi wedi’i godi a’ch bod yn awyddus i’w drafod, ffoniwch y rhif sydd wedi’i roi ichi gan eich swyddog achosion.

Rydym hefyd yn croesawu galwadau yn y Gymraeg.

Cwynion Diogelu Data

Fe hoffen ni wybod sut mae sefydliadau'n gwneud wrth ymdrin â materion hawliau gwybodaeth. Rydyn ni hefyd am wella'r ffordd maen nhw’n delio â'r wybodaeth bersonol maen nhw’n gyfrifol amdani. Bydd rhoi gwybod inni am eich cwynion yn ein helpu i wneud hynny.

Cyn rhoi gwybod inni am gŵyn, rydym yn disgwyl ichi roi cyfle i'r sefydliad ei ystyried yn gyntaf. Er mwyn inni edrych ar eu harferion nhw ynglŷn ag hawliau gwybodaeth, mae angen i chithau roi eu hateb i ni.
Pan fo’n briodol, byddwn yn rhoi cyngor ichi ar sut rydyn ni’n credu bod y gyfraith yn gymwys i'ch mater neu'ch cwyn chi. Ein nod yw cyrraedd canlyniad mewn 90% o achosion cwynion o fewn chwe mis.

If you do want to raise complaints about an organisation then we suggest that you do so within three months of receiving their final response to the issues raised. Waiting longer than that can affect the decisions that we reach. In some cases an undue delay will mean that we will not consider the matter at all.

Nid ymchwilio na dyfarnu ynglŷn â phob cwyn unigol yw’n rôl ni. Nid ombwdsmon mohonon ni. Ond fe fyddwn yn ystyried a oes yna gyfle i wella arferion y sefydliadau rydyn ni’n eu rheoleiddio a byddwn yn rhannu’n penderfyniadau gyda chi.

It is up to us to decide whether we should take further action. Even where we decide that further action is not required at the moment, perhaps because the organisation has made a mistake but is working to put things right, we will keep complaints on file. This will help us over time to build a picture of an organisation’s information rights practices.

We may ask organisations to explain to us what they have done in response to issues or complaints raised. We will publish details of improvements and give you the opportunity to sign up to our newsletter, giving regular updates of the action we are taking.

Os ydych yn chwilio am iawn neu iawndal personol am y modd y mae sefydliad wedi ymdrin â’ch gwybodaeth bersonol, bydd angen ichi wneud hynny’n annibynnol drwy’r llysoedd neu gydag ombwdsmon neu gorff rheoleiddio’r diwydiant penodol ei hun.

Cwynion Rhyddid Gwybodaeth a Gwybodaeth Amgylcheddol

Rydym am wella arferion hawliau gwybodaeth awdurdodau cyhoeddus a bydd ymchwilio i'ch cwynion Rhyddid Gwybodaeth ac EIR yn ein helpu i wneud hyn.

Ni yw rheoleiddiwr annibynnol Rhyddid Gwybodaeth a'r EIR. Rydym yn ymdrin â chwynion yn ddiduedd ac nid ydym yn gweithredu ar ran unigolion neu awdurdodau cyhoeddus. Nid yw'r Comisiynydd yn ymchwilio i achosion yn bersonol ac mae wedi dirprwyo'r cyfrifoldeb hwn i swyddogion achos.

If you want to raise complaints with us about a public authority’s handling of a request for information you have made, then we ask that you do so within three months of receiving their final response or last substantive contact. Waiting longer than this can affect the decisions we reach. In most cases an undue delay will mean that we will not consider the matter at all.

Byddwn yn mabwysiadu egwyddorion datrys cynnar lle bo hynny'n bosibl, gan sicrhau bod ymchwiliadau'n gymesur â'r materion a godwyd yn y gŵyn. Byddwn hefyd yn archwilio datrys achosion yn anffurfiol heb hysbysiad o benderfyniad pe gallai ddatrys y gŵyn yn gyflymach, defnyddio ein hadnoddau'n fwy cyfrannol ac arwain at well canlyniad i bob parti.

Os na chaiff y gŵyn ei datrys yn anffurfiol, byddwn yn cyhoeddi hysbysiad o benderfyniad. Mae hon yn ddogfen ffurfiol sy'n cofnodi penderfyniad y Comisiynydd mewn achos penodol. Gall ei gwneud yn ofynnol i'r awdurdod cyhoeddus gymryd camau adferol. Ein nod yw datrys 90% o achosion cwynion Rhyddid Gwybodaeth ac EIR o fewn chwe mis i dderbyn cwyn gymwys, a phob cwyn o fewn deuddeg mis i'w derbyn.

Yn ystod yr ymchwiliad gallwch ddisgwyl cael diweddariadau a byddwn yn ymateb i'ch gohebiaeth yn unol â'r siarter cwsmeriaid. Rydym wedi ymrwymo i hyrwyddo cydraddoldeb ac amrywiaeth ym mhe'r hyn a wnawn. Byddwn yn trin pawb yn gwrtais ac yn ystyried, ac yn disgwyl yr un peth yn gyfnewid am hynny.

Byddwn yn defnyddio ein pwerau ffurfiol mewn ffordd effeithiol a chymesur, yn unol â'n Polisi Gweithredu Rheoleiddiol. Yn benodol, byddwn yn cyhoeddi hysbysiadau gwybodaeth a hysbysiadau penderfynu, a byddwn yn eu gorfodi lle bo angen.

Cofrestru

Os byddwch yn cysylltu â ni i wneud cais i gofrestru, neu i newid neu adnewyddu cofrestriad o dan y Ddeddf Diogelu Data, gallwch ddisgwyl inni brosesu’ch cais o fewn saith niwrnod calendr ar ôl iddo ddod i law. Mae eich cais yn ddilys o’r dyddiad y daw i law yn ein swyddfa.

Addasu gwasanaethau

We can provide information about our service in different formats and languages, and we can adapt the way we communicate with you depending on your needs - for example, by phone, live chat, large format print or textphone. Please gadewch i ni wybod what your particular needs are and we will do our best to help. See our Reasonable Adjustment Policy am rhagor o wybodaeth.

Trin ein staff ag urddas a pharch

Rydyn ni wedi ymrwymo i ddarparu gwasanaeth cwsmeriaid rhagorol i bawb sy'n cysylltu â ni mewn modd parchus a chwrtais.

Fel cyflogwr, rydyn ni o dan ddyletswydd i ddiogelu iechyd a lles ein staff. Nid yw'r ICO yn disgwyl i'w staff oddef ymddygiad camdriniol, bygythiol, diraddiol neu sarhaus naill ai ar lafar neu mewn ysgrifen.
Yn yr un modd, dydyn ni ddim yn disgwyl i'n staff ddelio â neb sydd, am eu bod yn cysylltu’n aml, yn rhoi straen ar amser ac adnoddau ac yn achosi straen amhriodol i’r staff.

Where we identify this behaviour we may restrict your contact with us in line with our Unreasonably Persistent and Unacceptable Behaviour Policy.

Adborth am ein gwasanaeth

Mae pob adborth am ein gwasanaeth yn werthfawr inni. Rydym yn awyddus i glywed am y sefydliadau sy’n cael eu rheoleiddio gennym, ac yn yr un modd mae’ch adborth am y modd y cawsoch eich trin gan yr ICO yn ein helpu i ddeall beth rydyn ni’n ei wneud yn dda, a beth mae angen ei gywiro neu ei wella.

Cwynion am yr SCG

If you think we should have done something differently in how we have handled your complaints, or how we have treated you, you can complain.

Os byddwch yn cwyno dros y ffôn, gwnawn ein gorau glas i ymdrin â’r gŵyn. Er hynny, efallai y bydd angen inni ofyn ichi roi’ch cwyn mewn ysgrifen er mwyn inni ei hystyried yn glir.

If you do want to make a complaint then you should do so within three months of receiving our service. Waiting longer than that can affect our ability to look into the complaint that you raise. In some cases an undue delay will mean that we will not consider the matter at all. We will acknowledge your complaint within 14 calendar days. See our Service Complaints Policy am rhagor o wybodaeth.

Ni fydd y Comisiynydd Gwybodaeth yn ymateb i'ch cwyn gwasanaeth yn bersonol, hyd yn oed os byddwch yn ysgrifennu'n uniongyrchol atynt. Maent wedi dirprwyo'r cyfrifoldeb dros adolygu ein gwasanaeth mewn achosion penodol i reolwyr.

Ran amlaf, bydd y sawl a ddeliodd â chi yn gwirio'n gyntaf i weld a allan nhw ddatrys eich cwyn drwy roi rhywfaint o wybodaeth neu eglurhad pellach i chi am unrhyw benderfyniadau maen nhw wedi'u gwneud. Os na allan nhw wneud hynny, byddan nhw’n rhannu’ch cwyn gyda swyddog adolygu priodol, a fydd yn edrych ar yr hyn rydyn ni wedi'i wneud a pham.

Ar ôl i swyddog adolygu ystyried eich cwyn, byddan nhw’n dweud wrthoch chi beth maen nhw wedi'i benderfynu. Dylai'r swyddog adolygu ymateb o fewn 30 diwrnod calendr ar ôl i’r gwyn gael ei chodi gyda nhw.

Byddwn ni hefyd yn rhannu gwybodaeth gyffredinol am y cwynion sy’n dod i law ar ein gwefan. Byddwn yn cynnwys beth yw pwnc y rhan fwyaf o gwynion a lle bo'n briodol, sut rydyn ni wedi defnyddio'r cwynion hynny i wella’n gwasanaeth.

Cwyno i’r Ombwdsmon

Os byddwch yn dal yn anfodlon ar ein gwasanaeth, ar ôl inni ystyried eich cwyn, neu’n credu ein bod heb weithredu’n briodol neu’n deg, gallwch fynd â’r mater at Ombwdsmon y Senedd a’r Gwasanaeth Iechyd.

Rhaid i gŵynion i’r Ombwdsmon gael eu gwneud drwy Aelod Seneddol. I gael rhagor o wybodaeth am yr Ombwdsmon, ewch i’w wefan (www.ombudsman.org.uk) neu ffoniwch ei linell gymorth ar 0845 015 4033.

Os yw’ch cwyn yn ymwneud â'r ffordd rydyn ni wedi dehongli'r gyfraith, all yr Ombwdsmon mo’ch helpu. Os ydych am herio’n dehongliad ni o'r gyfraith, dylech ystyried gofyn am gyngor cyfreithiol.

Anghytuno â phenderfyniadau rhyddid gwybodaeth

Os ydych yn anghytuno a hysbysiad penderfynu yr ydyn ni wedi’i roi ynghylch eich cwyn ynglŷn â’r Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth, nid yw’r gyfraith yn caniatáu inni adolygu’n penderfyniad. Yn hytrach, rydych yn cael apelio i Dribiwnlys yr haen Gyntaf (Hawliau Gwybodaeth).

First-tier Tribunal (Information Rights)
GRC & GRP Tribunals,
PO Box 9300,
Leicester,
LE1 8DJ

ffôn: 0203 936 8963

Ebost:[email protected]

Gwefan:http://www.justice.gov.uk/tribunals/general-regulatory-chamber

Oni bai bod amgylchiadau arbennig yn gymwys, rhaid i hysbysiad ynglŷn ag apêl gael ei gyflwyno i’r Tribiwnlys o fewn 28 diwrnod ar ôl y dyddiad y cafodd yr hysbysiad penderfynu ei gyflwyno neu ei roi ichi.

Sylwch nad yw’r Tribiwnlys yn ystyried cwynion am benderfyniadau a wnaethom o dan y Ddeddf Diogelu Data na’r Rheoliadau Preifatrwydd a Chyfathrebu Electronig.

Ceisiadau i’r SCG o dan y Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth

If you made a request to the ICO under the Freedom of Information Act for information we may hold, and you would like us to review our response, please see our polisi adolygu mewnol.