I ddarllen y tudalen yma yn Cymraeg, dewiswch ‘Cymraeg’ ar y dewisydd iaith isod.
Rydym wedi ymrwymo i ddarparu safonau uchel o wasanaeth cwsmeriaid yn unol â'n Siarter Gwasanaeth . Ein nod yw cadw’n haddewidion, rhoi gwybodaeth gyson i'n cwsmeriaid a chyfathrebu'n glir.
Galwadau i’n llinell gymorth – 0303 123 1113
Os byddwch yn ein ffonio gydag ymholiad cyffredinol am y materion rydyn ni’n eu rheoleiddio, ran amlaf bydd y person cyntaf y byddwch yn siarad â nhw yn gallu delio â’r mater. Os bydd angen inni’ch ffonio’n ôl, byddwn yn ceisio gwneud hynny o fewn un diwrnod busnes neu ar adeg sy’n fwy cyfleus i chi.
Os ydyn ni wrthi eisoes yn delio â mater rydych chi wedi’i godi a’ch bod yn awyddus i’w drafod, ffoniwch y rhif sydd wedi’i roi ichi gan eich swyddog achosion.
Rydym hefyd yn croesawu galwadau yn y Gymraeg.
Cwynion Diogelu Data
Fe hoffen ni wybod sut mae sefydliadau'n gwneud wrth ymdrin â materion hawliau gwybodaeth. Rydyn ni hefyd am wella'r ffordd maen nhw’n delio â'r wybodaeth bersonol maen nhw’n gyfrifol amdani. Bydd rhoi gwybod inni am eich cwynion yn ein helpu i wneud hynny.
Cyn rhoi gwybod inni am gŵyn, rydym yn disgwyl ichi roi cyfle i'r sefydliad ei ystyried yn gyntaf. Er mwyn inni edrych ar eu harferion nhw ynglŷn ag hawliau gwybodaeth, mae angen i chithau roi eu hateb i ni.
Pan fo’n briodol, byddwn yn rhoi cyngor ichi ar sut rydyn ni’n credu bod y gyfraith yn gymwys i'ch mater neu'ch cwyn chi. Ein nod yw cyrraedd canlyniad mewn 90% o achosion cwynion o fewn chwe mis.
Os ydych chi am godi cwynion am sefydliad, yna rydyn ni’n awgrymu y dylech chi wneud hynny o fewn tri mis ar ôl cael eu hymateb terfynol i'r materion a godwyd. Gall aros yn hirach na hynny effeithio ar y penderfyniadau rydyn ni’n eu cyrraedd.
Nid ymchwilio na dyfarnu ar bob cwyn unigol yw’n rôl ni. Nid Ombwdsmon ydyn ni. Ond fe fyddwn ni’n ystyried a oes cyfle i wella arferion y sefydliadau rydyn ni’n eu rheoleiddio a byddwn yn rhannu’n penderfyniadau gyda chi. Sylwch: mewn rhai achosion, lle bu oedi gormodol wrth godi cwyn, fyddwn ni ddim yn ystyried y mater o gwbl.
Mater i ni yw penderfynu a ddylen ni gymryd camau pellach. Hyd yn oed pan fyddwn yn penderfynu nad oes angen gweithredu pellach ar hyn o bryd, efallai oherwydd bod y sefydliad wedi gwneud camgymeriad ond ei fod yn gweithio i gywiro pethau, byddwn yn cadw cwynion ar ffeil. Bydd hyn yn ein helpu dros amser i greu darlun o arferion sefydliad ynglŷn â hawliau gwybodaeth.
Gallwn ofyn i sefydliadau esbonio inni beth maen nhw wedi'i wneud mewn ymateb i faterion neu gwynion a godwyd. Byddwn yn cyhoeddi manylion gwelliannau ac yn rhoi cyfle ichi gofrestru ar gyfer ein cylchlythyr, gan roi'r wybodaeth ddiweddaraf am y camau rydyn ni’n eu cymryd.
Os ydych yn chwilio am iawn neu iawndal personol am y modd y mae sefydliad wedi ymdrin â’ch gwybodaeth bersonol, bydd angen ichi wneud hynny’n annibynnol drwy’r llysoedd neu gydag ombwdsmon neu gorff rheoleiddio’r diwydiant penodol ei hun.
Cwynion Rhyddid Gwybodaeth a Gwybodaeth Amgylcheddol
Rydym am wella arferion hawliau gwybodaeth awdurdodau cyhoeddus a bydd ymchwilio i'ch cwynion Rhyddid Gwybodaeth ac EIR yn ein helpu i wneud hyn.
Ni yw rheoleiddiwr annibynnol Rhyddid Gwybodaeth a'r EIR. Rydym yn ymdrin â chwynion yn ddiduedd ac nid ydym yn gweithredu ar ran unigolion neu awdurdodau cyhoeddus. Nid yw'r Comisiynydd yn ymchwilio i achosion yn bersonol ac mae wedi dirprwyo'r cyfrifoldeb hwn i swyddogion achos.
Os hoffwch chi codi cwyn gyda ni am sut ydy awdurdod cyhoeddus wedi delio gyda'ch cais am wybodaeth, gofynaf i chi wneud hyn o fewn chwech wythnos ar ol derbyn eich ymateb terfynol neu'r cysylltiad olaf gyda'r awdurdod cyhoeddus. Os ydych chi'n aros yn hwyrach na hyn, gall effeithio'r penderfyniadau ni. Fel arfer, bydd oediad gormodol yn golygu ni fyddwn ni yn ystyried y mater o gwbl. Os nad ydy'r awdurdod cyhoeddus wedi darparu chi gyda ymateb cychwynol i'r cais, darparwch ni gyda tystiolaeth i ddangos bod chi wedi ceisio i ddatrys y mater yn uniongyrchol gyda'r awdurdod cyhoeddus yn y lle gyntaf.
Byddwn yn mabwysiadu egwyddorion datrys cynnar lle bo hynny'n bosibl, gan sicrhau bod ymchwiliadau'n gymesur â'r materion a godwyd yn y gŵyn. Byddwn hefyd yn archwilio datrys achosion yn anffurfiol heb hysbysiad o benderfyniad pe gallai ddatrys y gŵyn yn gyflymach, defnyddio ein hadnoddau'n fwy cyfrannol ac arwain at well canlyniad i bob parti.
Os na fydd y gŵyn yn cael ei datrys yn anffurfiol, byddwn yn cyhoeddi hysbysiad penderfynu. Mae hon yn ddogfen ffurfiol sy'n cofnodi penderfyniad y Comisiynydd mewn achos penodol. Efallai y bydd yn ei gwneud yn ofynnol i'r awdurdod cyhoeddus gymryd camau adfer. Ein nod yw datrys 90% o achosion cwynion o dan y Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth a’r EIRs o fewn chwe mis ar ôl cael cwyn gymwys, a 99% o'r holl gwynion o fewn deuddeg mis ar ôl eu cael.
Yn ystod yr ymchwiliad gallwch ddisgwyl cael diweddariadau a byddwn yn ymateb i'ch gohebiaeth yn unol â'r siarter cwsmeriaid. Rydym wedi ymrwymo i hyrwyddo cydraddoldeb ac amrywiaeth ym mhe'r hyn a wnawn. Byddwn yn trin pawb yn gwrtais ac yn ystyried, ac yn disgwyl yr un peth yn gyfnewid am hynny.
Byddwn ni'n defnyddio ein pwerau ffurfiol mewn ffordd effeithiol a chyfatebol, yn unol gyda'r Polisi Rheoleiddio. Byddwn ni'n darparu hysbysiadau gwybodaeth a hysbysiadau penderfyniad, ac yn gorfodi nhw pan oes angen.
Cofrestru
Os byddwch yn cysylltu â ni i wneud cais i gofrestru, neu i newid neu adnewyddu cofrestriad o dan y Ddeddf Diogelu Data, gallwch ddisgwyl inni brosesu’ch cais o fewn saith niwrnod calendr ar ôl iddo ddod i law. Mae eich cais yn ddilys o’r dyddiad y daw i law yn ein swyddfa.
Addasu gwasanaethau
Gallwn ddarparu gwybodaeth am ein gwasanaeth mewn gwahanol fformatau ac ieithoedd, a gallwn addasu'r ffordd rydyn ni’n cyfathrebu â chi gan ddibynnu ar eich anghenion, er enghraifft, dros y ffôn, sgwrs fyw neu brint fformat mawr. gadewch i ni wybodbeth yw’ch anghenion penodol chi ac fe wnawn ni’n gorau i helpu. Gweler einPolisi Addasiadau Rhesymolam rhagor o wybodaeth.
Gwasanaeth i unigolion sy'n fyddar neu sydd â nam ar eu clyw neu eu lleferydd
Os oes angen ichi gysylltu â ni dros y ffôn a'ch bod yn fyddar neu os oes gennych nam ar eich clyw neu'ch lleferydd, gallwch ddefnyddio gwasanaeth di-dâl BT, Relay UK.
Gosodwch yr ap am ddim ar eich ffôn clyfar, eich llechen, neu’ch cyfrifiadur, y gallwch ei gyrchu ar eich siop apiau. Wedyn cysylltwch â’n llinell gyngor ar 0303 123 1113, Llun - Gwener, 9am-5pm.
Mae gwasanaeth Relay UK ei hun yn ddi-dâl. Dim ond eich taliadau arferol am y galwadau y byddwch chi’n eu talu.
Os rydych chi eisiau defnyddio eich ffon i gysylltu gyda ni, galwch ar 18001 0303 123 1113.
Fel arall, gallwch hefyd gysylltu â ni drwy ddefnyddio’n sgwrs fyw.
Trin ein staff ag urddas a pharch
Rydyn ni wedi ymrwymo i ddarparu gwasanaeth cwsmeriaid rhagorol i bawb sy'n cysylltu â ni mewn modd parchus a chwrtais.
Fel cyflogwr, rydyn ni o dan ddyletswydd i ddiogelu iechyd a lles ein staff. Nid yw'r ICO yn disgwyl i'w staff oddef ymddygiad camdriniol, bygythiol, diraddiol neu sarhaus naill ai ar lafar neu mewn ysgrifen.
Yn yr un modd, dydyn ni ddim yn disgwyl i'n staff ddelio â neb sydd, am eu bod yn cysylltu’n aml, yn rhoi straen ar amser ac adnoddau ac yn achosi straen amhriodol i’r staff.
Pan fyddwn yn gweld yr ymddygiad hwn, gallwn gyfyngu ar eich cyswllt â ni yn unol â'n Polisi Ymddygiad Afresymol Parhaus ac Annerbyniol.
Adborth am ein gwasanaeth
Mae pob adborth am ein gwasanaeth yn werthfawr inni. Rydym yn awyddus i glywed am y sefydliadau sy’n cael eu rheoleiddio gennym, ac yn yr un modd mae’ch adborth am y modd y cawsoch eich trin gan yr ICO yn ein helpu i ddeall beth rydyn ni’n ei wneud yn dda, a beth mae angen ei gywiro neu ei wella.
Cwynion am yr SCG
Os credwch y dylem fod wedi gwneud rhywbeth yn wahanol yn y ffordd yr ydym wedi ymdrin â'ch cwynion, neu sut rydym wedi eich trin, gallwch gwyno.
Os byddwch yn cwyno dros y ffôn, gwnawn ein gorau glas i ymdrin â’r gŵyn. Er hynny, efallai y bydd angen inni ofyn ichi roi’ch cwyn mewn ysgrifen er mwyn inni ei hystyried yn glir.
Os ydych chi eisiaugwneud cwynyna dylech wneud hyn o fewn 3 mis ar ôl cael ein gwasanaeth. Gall aros yn hirach na hynny effeithio ar ein gallu i ymchwilio i'r gŵyn rydych chi’n ei chodi. Mewn rhai achosion bydd oedi gormodol yn golygu na fyddwn yn ystyried y mater o gwbl. Byddwn yn cydnabod eich cwyn o fewn 14 o ddiwrnodau calendr. Gweler ein Polisi Cwynion Gwasanaetham rhagor o wybodaeth.
Ni fydd y Comisiynydd Gwybodaeth yn ymateb i'ch cwyn gwasanaeth yn bersonol, hyd yn oed os byddwch yn ysgrifennu'n uniongyrchol atynt. Maent wedi dirprwyo'r cyfrifoldeb dros adolygu ein gwasanaeth mewn achosion penodol i reolwyr.
Ran amlaf, bydd y sawl a ddeliodd â chi yn gwirio'n gyntaf i weld a allan nhw ddatrys eich cwyn drwy roi rhywfaint o wybodaeth neu eglurhad pellach i chi am unrhyw benderfyniadau maen nhw wedi'u gwneud. Os na allan nhw wneud hynny, byddan nhw’n rhannu’ch cwyn gyda swyddog adolygu priodol, a fydd yn edrych ar yr hyn rydyn ni wedi'i wneud a pham.
Ar ôl i swyddog adolygu ystyried eich cwyn, byddan nhw’n dweud wrthoch chi beth maen nhw wedi'i benderfynu. Dylai'r swyddog adolygu ymateb o fewn 30 diwrnod calendr ar ôl i’r gwyn gael ei chodi gyda nhw.
Byddwn hefyd yn rhannu gwybodaeth gyffredinol am y cwynion sy’n dod i law ar ein gwefan. Byddwn yn cynnwys pwnc y rhan fwyaf o’r cwynion a, pan fo’n briodol, sut rydyn ni wedi defnyddio’r cwynion hyn i wella’n gwasanaeth.
Cwyno i’r Ombwdsmon
Os byddwch yn dal yn anfodlon ar ein gwasanaeth, ar ôl inni ystyried eich cwyn, neu’n credu ein bod heb weithredu’n briodol neu’n deg, gallwch fynd â’r mater at Ombwdsmon y Senedd a’r Gwasanaeth Iechyd.
Rhaid i gŵynion i’r Ombwdsmon gael eu gwneud drwy Aelod Seneddol. I gael rhagor o wybodaeth am yr Ombwdsmon, ewch i’w wefan (www.ombudsman.org.uk) neu ffoniwch ei linell gymorth ar 0845 015 4033.
Os yw’ch cwyn yn ymwneud â'r ffordd rydyn ni wedi dehongli'r gyfraith, all yr Ombwdsmon mo’ch helpu. Os ydych am herio’n dehongliad ni o'r gyfraith, dylech ystyried gofyn am gyngor cyfreithiol.
Anghytuno â phenderfyniadau rhyddid gwybodaeth
Os ydych yn anghytuno a hysbysiad penderfynu yr ydyn ni wedi’i roi ynghylch eich cwyn ynglŷn â’r Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth, nid yw’r gyfraith yn caniatáu inni adolygu’n penderfyniad. Yn hytrach, rydych yn cael apelio i Dribiwnlys yr haen Gyntaf (Hawliau Gwybodaeth).
First-tier Tribunal (Information Rights)
GRC & GRP Tribunals,
PO Box 9300,
Leicester,
LE1 8DJ
ffôn: 0203 936 8963
Ebost:[email protected]
Gwefan:Tribiwnlys rhenc cyntaf (Siambr rheolieddol cyffredinol)
Oni bai bod amgylchiadau arbennig yn gymwys, rhaid i hysbysiad ynglŷn ag apêl gael ei gyflwyno i’r Tribiwnlys o fewn 28 diwrnod ar ôl y dyddiad y cafodd yr hysbysiad penderfynu ei gyflwyno neu ei roi ichi.
Sylwch nad yw’r Tribiwnlys yn ystyried cwynion am benderfyniadau a wnaethom o dan y Ddeddf Diogelu Data na’r Rheoliadau Preifatrwydd a Chyfathrebu Electronig.
Ceisiadau i’r SCG o dan y Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth
Os gwnaethoch chi gais i'r ICO o dan y Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth am wybodaeth a allai fod gennyn ni, ac os hoffech inni adolygu’n hymateb, gweler ein polisi adolygu mewnol.polisi adolygu mewnol.