Sut i wneud cwyn i sefydliad ynghylch diogelu data
Mae gennych chi hawl i gwyno i sefydliad os ydych chi’n credu ei fod heb drin gwybodaeth bersonol mewn modd cyfrifol ac yn unol ag arferion da.
Pryd ca i gwyno i sefydliad?
Cewch gwyno i sefydliad am sut mae'n trin eich gwybodaeth chi neu wybodaeth pobl eraill a hynny os yw’r sefydliad:
- heb ymateb yn iawn i'ch cais am eich gwybodaeth bersonol;
- yn methu cadw gwybodaeth yn ddiogel;
- yn cadw gwybodaeth anghywir amdanoch chi;
- wedi datgelu gwybodaeth amdanoch chi;
- yn cadw gwybodaeth amdanoch am fwy o amser nag sy'n angenrheidiol;
- wedi casglu gwybodaeth am un rheswm ac yn ei defnyddio ar gyfer rhywbeth arall; neu
- heb gynnal unrhyw un neu ragor o'ch hawliau diogelu data.
Sut mae cwyno i sefydliad?
1. Cwyno'n uniongyrchol i'r sefydliad dan sylw
Dylech roi cyfle i'r sefydliad rydych chi’n anfodlon â nhw ddatrys pethau cyn dod â'ch cwyn aton ni. Mae llawer o gwynion diogelu data yn gallu cael eu datrys yn gyflym ac yn hawdd gyda'r sefydliad.
Gallwch ddefnyddio'r templed yma i anfon neges ebost neu ysgrifennu at y sefydliad. Dylech gynnwys manylion llawn eich pryder ar y dechrau. Os yw'r sefydliad yn ymateb ond ei bod yn ymddangos bod y sefydliad wedi’ch camddeall, neu heb roi ymateb llawn, dylech roi gwybod iddyn nhw.
Dylech gynnwys yr holl fanylion perthnasol yn eich llythyr neu’ch neges ebost, fel rhifau cyfrifon neu rifau cleifion, er mwyn helpu'r sefydliad i'ch adnabod. Anfonwch gopïau o'r holl ddogfennau allweddol sydd gennych i ddangos tystiolaeth o'ch cwyn. Peidiwch ag anfon y dogfennau gwreiddiol oherwydd mae’n bosibl y bydd eu hangen arnoch yn nes ymlaen. Peidiwch â chynnwys dogfennau ychwanegol 'rhag ofn'.
Edrychwch ar wefan y sefydliad neu ffoniwch nhw i sicrhau bod y cyfeiriad cywir gennych chi.
[Eich cyfeiriad llawn]
[Eich rhif ffon]
[Y dyddiad]
[Enw a chyfeiriad y sefydliad]
[Rhif cyfeirnod (os cafodd un ei roi yn yr ymateb cychwynnol)]
Annwyl [Syr neu Madam/enw’r person rydych wedi bod mewn cysylltiad ag ef]
Cwyn Diogelu Data
[Eich enw a chyfeiriad llawn ac unrhyw manylion arall fel eich rhif cyfrif i helpu adnabod chi]
Rwy'n pryderu nad ydych chi wedi trin gwybodaeth bersonol yn iawn.
[Rhowch fanylion eich cwyn, gan esbonio'n glir ac yn syml beth sydd wedi digwydd a, lle bo'n briodol, ei effaith arnoch chi.]
Rwy'n deall, cyn adrodd fy nghŵyn i Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth (ICO) y dylwn roi'r cyfle i chi ddelio ag ef.
Os hoffwn, pan fyddaf yn cael eich ymateb, adrodd fy nghŵyn i'r ICO o hyd, byddaf yn rhoi copi ohono iddynt i'w ystyried.
Gallwch ddod o hyd i ganllawiau ar eich rhwymedigaethau o dan ddeddfwriaeth hawliau gwybodaeth ar wefan swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth (www.ico.org.uk) yn ogystal â gwybodaeth am eu pwerau rheoleiddio a'r camau y gallant eu cymryd.
Byddwch cystal ag anfon ateb llawn o fewn 30 diwrnod. Os na allwch ymateb o fewn yr amserlen honno, dywedwch wrtha i pryd y byddwch yn gallu ymateb.
Os oes unrhyw beth yr hoffech ei drafod, cysylltwch â mi ar y rhif canlynol Rhif ffôn
Yn gywir
[Llofnod]
Templed llythyr codi pryder - fersiwn Word
2. Rhowch un mis i’r sefydliad ymateb i'ch cwyn neu’ch cais.
Efallai y bydd yn cymryd peth amser i'ch cwyn gael ei hystyried. Peidiwch â bod ofn mynd ar eu hôl yn gwrtais os nad oes dim byd yn digwydd.
3. Gofynnwch i'r sefydliad dan sylw am eglurhad os nad ydych chi'n deall eu hymateb neu os ydych chi'n anfodlon arno.
Mae sefydliadau o dan ddyletswydd i egluro'n glir pam maen nhw’n defnyddio'ch gwybodaeth yn y ffordd y maen nhw neu pam maen nhw wedi gwrthod cais.
Os bydd y sefydliad yn rhoi ymateb ichi nad ydych yn ei ddeall, dylech ysgrifennu atyn nhw i ofyn am eglurhad. Efallai y byddwch am ddefnyddio'r templed llythyr yma.
[Eich cyfeiriad llawn]
[Eich rhif ffôn]
[Y dyddiad]
[Enw a chyfeiriad y sefydliad]
[Rhif cyfeirnod (os cafodd un ei roi yn yr ymateb cychwynnol)]
Annwyl [Syr neu Madam/enw’r person rydych wedi bod mewn cysylltiad ag ef]
Cwyn hawliau gwybodaeth.
[Eich enw llawn a'ch cyfeiriad ac unrhyw fanylion eraill i helpu i'ch adnabod, er enghraifft rhif cyfrif.]
Rwy'n ysgrifennu yn ychwanegol at eich llythyr / neges ebost ddiweddar am fy nghwyn hawliau gwybodaeth a hynny am yr hoffwn i gael eglurhad pellach.
Mae sefydliadau o dan ddyletswydd i egluro'n glir pam maen nhw’n defnyddio data yn y ffordd y maen nhw neu pam maen nhw wedi gwrthod cais. Mae hyn wedi'i nodi o dan egwyddor atebolrwydd Deddf Diogelu Data 2018.
Atebolrwydd yw un o'r egwyddorion allweddol yn y gyfraith diogelu data – mae'n peri bod sefydliadau’n gyfrifol am gydymffurfio â'r ddeddfwriaeth ac yn dweud bod rhaid iddyn nhw allu dangos eu bod yn cydymffurfio.
Hoffwn gael rhagor o eglurhad am
[Rhowch fanylion yr hyn nad ydych yn ei ddeall. Dylech gyfeirio'n benodol at yr ymateb rydych chi wedi’i gael yn barod lle bo'n briodol]
Cyn imi roi gwybod am fy nghwyn i'r Comisiynydd Gwybodaeth, dwi’n deall y dylwn i roi cyfle ichi roi esboniad llawn.
Ar ôl imi gael eich ymateb, os byddwn i’n dal yn hoffi rhoi gwybod am fy nghwyn, byddaf yn rhoi copi iddyn nhw o'ch ymateb chi i'w ystyried.
Gallwch weld canllawiau ar eich rhwymedigaethau o dan y ddeddfwriaeth ar hawliau gwybodaeth ar wefan yr ICO (www.ico.org.uk) yn ogystal â gwybodaeth am eu pwerau rheoleiddio nhw a’r camau y gallant eu cymryd.
Byddwch cystal ag anfon ymateb llawn o fewn un mis calendr. Os na allwch ymateb o fewn yr amserlen honno, rhowch wybod imi pa bryd y byddwch yn gallu ymateb.
Os oes unrhyw beth yr hoffech ei drafod, cysylltwch â mi ar y rhif canlynol [Rhif ffôn].
Yn gywir
[llofnod]
Templed llythyr eglurhad - fersiwn Word
4. Cwyno i'r ICO
Os ydych chi wedi dilyn y camau hyn neu os yw'r sefydliad yn gwrthod ymateb ichi, gallwch gwyno i'r ICO.
Cyn ichi gyflwyno cwyn am sefydliad, dylech ddarllen am yr hyn sydd i'w ddisgwyl oddi wrth yr ICO..