Awdurdod annibynnol y Deyrnas Unedig a sefydlwyd i gynnal hawliau gwybodaeth er budd y cyhoedd, annog cyrff cyhoeddus i fod yn agored a hybu preifatrwydd data i unigolion.

Gallwch herio cywirdeb data personol a gedwir amdanoch gan sefydliad, a gofyn iddo gael ei gywiro neu ei ddileu. Gelwir hyn yn 'hawl i gywiro'. Os yw eich data'n anghyflawn, gallwch ofyn i'r sefydliad ei gwblhau drwy ychwanegu mwy o fanylion.

Sut i gywiro eich data

I arfer eich hawl, dylech roi gwybod i'r sefydliad eich bod yn herio cywirdeb eich data ac eisiau iddo gael ei gywiro. Dylech:

  • nodi'n glir yr hyn sy'n anghywir neu'n anghyflawn yn eich barn chi
  • esbonio sut y dylai'r sefydliad ei gywiro, a
  • lle bo ar gael, darparu tystiolaeth o'r anghywirdebau.

Gall cais fod ar lafar neu'n ysgrifenedig. Rydym yn argymell eich bod yn dilyn unrhyw gais llafar yn ysgrifenedig oherwydd bydd hyn yn eich galluogi i egluro eich pryder, rhoi tystiolaeth a nodi'r ateb a ddymunir. Bydd hefyd yn rhoi prawf clir o'ch gweithredoedd os penderfynwch herio ymateb cychwynnol y sefydliad.

Sut dylwn i fynegi fy mhryder ynghylch sut mae sefydliad wedi ymdrin â’m gwybodaeth i?

Gallwch ddefnyddio’r templed llythyr isod i’ch helpu i fynegi eich pryderon.

[Eich enw llawn]
[Rhif ffôn]
[Y dyddiad]

[Enw a chyfeiriad y sefydliad]
[Rhif cyfeirnod (os cafodd un ei roi yn yr ymateb cychwynnol)]

Annwyl [Syr neu Madam/enw’r person rydych wedi bod mewn cysylltiad ag ef]

Pryder ynglŷn a hawliau gwybodaeth
[Eich enw a’ch cyfeiriad llawn ac unrhyw fanylion eraill, fel rhif cyfrif, i helpu i ddangos pwy ydych chi]

Rwy’n pryderu nad ydych wedi ymdrin â’m gwybodaeth bersonol i yn gywir.

[Rhowch fanylion eich pryder, gan esbonio’n glir a syml beth sydd wedi digwydd a, lle bo’n briodol, yr effaith a gafodd hynny arnoch chi.]

Cyn imi roi gwybod am fy mhryder i Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth (ICO) rwy’n deall y dylwn i roi cyfle i chi ddelio ag ef.

Ar ôl cael eich ymateb, os byddaf yn dal yn dymuno rhoi gwybod i’r ICO am fy mhryder, fe roddaf gopi o’ch ymateb iddyn nhw i gael ei ystyried.

Gallwch weld canllawiau ar eich rhwymedigaethau o dan y ddeddfwriaeth ar hawliau gwybodaeth ar wefan yr ICO (www.ico.org.uk) yn ogystal â gwybodaeth am eu pwerau rheoleiddio nhw a’r camau y gallant eu cymryd.

Byddwch cystal ag anfon ymateb llawn o fewn un mis calendr. Os na allwch ymateb o fewn yr amserlen honno, rhowch wybod imi pa bryd y byddwch yn gallu ymateb.

Os oes unrhyw beth yr hoffech ei drafod, cysylltwch â mi ar y rhif canlynol [Rhif ffôn].


Yn gywir
[Llofnod]

Beth am ddata sy'n cofnodi camgymeriad?

Gall fod yn gymhleth penderfynu a yw data'n anghywir os yw'n cyfeirio at gamgymeriad sydd wedi'i gywiro wedyn. Gallai sefydliad ddadlau bod y ffaith bod y camgymeriad wedi'i wneud yn beth cywir i'w gofnodi, felly dylai gofnodi'r camgymeriad ochr yn ochr â'r data cywir.

Enghraifft

Mae meddyg yn canfod bod gan glaf salwch penodol ac yn ei nodi yn eu cofnodion meddygol. Rywbryd yn ddiweddarach, gwelir bod y diagnosis hwn yn anghywir. Mae'n debygol y dylai'r cofnodion meddygol gynnwys y diagnosis cychwynnol a'r canfyddiadau terfynol gan fod hyn yn rhoi cofnod cywir o driniaeth feddygol y claf. Cyn belled â bod y cofnod meddygol yn cynnwys y canfyddiadau diweddaraf, a bod hyn yn cael ei egluro yn y cofnod, byddai'n anodd dadlau bod y cofnod yn anghywir ac y dylid ei gywiro.

Beth am ddata sy'n cofnodi barn?

Mae hefyd yn gymhleth os yw'r data dan sylw yn cofnodi barn. Mae barn, yn ôl natur, yn oddrychol. Cyn belled â bod y cofnod yn glir bod y data'n farn a, lle y bo'n briodol, y mae ei farn, gall fod yn anodd ei chynnal yn anghywir ac mae angen ei chywiro.

Beth i'w wneud os nad yw'r sefydliad yn ymateb neu os ydych yn anfodlon â'r canlyniad

Os ydych yn anhapus gyda sut mae'r sefydliad wedi ymdrin â'ch cais, dylechyn gyntaf, gwneud cwyn iddo.

Ar ôl gwneud hynny, os ydych yn dal yn anfodlon, gallwch wneud cwyn i'r ICO.

Gallwch hefyd geisio gorfodi eich hawliau drwy'r llysoedd. Os penderfynwch wneud hyn, rydym yn eich cynghori'n gryf eich bod yn ceisio cyngor cyfreithiol annibynnol yn gyntaf.

Yr hyn y dylai sefydliadau ei wneud

Pan ofynnir i sefydliad gywiro data, dylai gymryd camau rhesymol i ymchwilio i weld a yw'r data'n gywir, a dylai allu dangos ei fod wedi gwneud hynny. I wneud hyn, dylai ystyried eich dadleuon ac unrhyw dystiolaeth a ddarperir gennych.

Yna dylai'r sefydliad gysylltu â chi a naill ai:

  • gadarnhau ei fod wedi cywiro, dileu neu ychwanegu at y data, neu
  • rhoi gwybod i chi na fydd yn cywiro'r data, ac yn esbonio pam ei fod yn credu bod y data'n gywir.

Os yw'r sefydliad yn gwrthod cywiro'r data, fel mater o arfer da dylai gofnodi rydych wedi herio cywirdeb y data a pham.

Os yw'r sefydliad wedi datgelu'r data i eraill, rhaid iddo gysylltu â nhw a dweud wrthynt bod y data wedi'i gywiro neu ei gwblhau – oni bai bod hyn yn amhosibl neu'n golygu ymdrech anghymesur. Pan ofynnir iddo, rhaid i'r sefydliad roi gwybod i chi pa dderbynwyr sydd wedi derbyn y data.

Pryd arall all y sefydliad ddweud na?

Gall y sefydliad wrthod cydymffurfio â chais am gywiro os yw'n credu mai'r cais yw'r hyn y mae'r gyfraith yn ei alw'n "amlwg yn ddi-sail neu'n ormodol". Wrth ddod i'r penderfyniad hwn, gall ystyried a yw'r cais yn ailadroddus.

Mewn amgylchiadau o'r fath gall y sefydliad:

  • gofyn am ffi resymol i ddelio â'r cais, neu
  • gwrthod delio â'r cais.

Yn y naill achos neu'r llall bydd angen iddo ddweud wrthych a chyfiawnhau ei benderfyniad.

Pa mor hir ddylai sefydliad ei gymryd?

Mae gan sefydliad fis i ymateb i'ch cais. Mewn rhai amgylchiadau, efallai y bydd angen amser ychwanegol i ystyried eich cais a gall gymryd hyd at ddau fis ychwanegol. Os yw'n mynd i wneud hyn, dylai roi gwybod i chi o fewn mis bod angen mwy o amser arno a pham. I gael rhagor o wybodaeth am hyn, gweler ein canllawiau ar Terfynau Amser.

A all y sefydliad godi ffi?

Dim ond os yw'n credu bod y cais yn amlwg yn ddi-sail neu'n ormodol y gall sefydliad godi ffi. Os felly, gall ofyn am ffi resymol am gostau gweinyddol sy'n gysylltiedig â'r cais.