Read our guidance
Before you make a complaint, read our guidance about making a SAR to check if the organisation has followed the law.
Sometimes you might be unhappy with the outcome of your request, but the organisation has done everything they have to do.
Gwneud cwyn i'r ICO
Gallwch ddatrys llawer o broblemau'n uniongyrchol gyda'r sefydliad.
If it has been over one month since you made your request and you’ve not heard from the organisation, you should send them a follow up email or letter.
If you’ve already received a response to your SAR, but are unhappy for any reason, you should first complain to the organisation. We recommend that you do this by email, where possible.
If you think personal information is missing from the response, you should clearly list what other information you think they also have. This will help them review their records.
Remember to keep copies of any letters or emails about your complaint, or written records about any calls or meetings you’ve had, as evidence.
You could use the following complaint letter or email template as a guide, adding in the details of your own complaint:
[Eich cyfeiriad llawn]
[Rhif ffôn]
[Y dyddiad]
[Enw a chyfeiriad y sefydliad]
[Rhif cyfeirnod (os darperir o fewn yr ymateb cychwynnol)]
Annwyl [Syr neu Madam/enw’r person rydych wedi bod mewn cysylltiad ag ef]
Cwyn am hawl gwybodaeth
[Eich enw a'ch cyfeiriad llawn ac unrhyw fanylion eraill megis rhif y cyfrif i'ch helpu i'ch adnabod]
Rwy’n pryderu nad ydych wedi ymdrin â’m gwybodaeth bersonol i yn gywir.
[Rhowch fanylion eich cwyn, gan esbonio'n glir ac yn syml beth sydd wedi digwydd a, lle bo'n briodol, ei effaith arnoch chi.]
Rwy'n deall, cyn adrodd fy nghŵyn i Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth (ICO) y dylwn roi'r cyfle i chi ddelio ag ef.
Os hoffwn, pan fyddaf yn cael eich ymateb, adrodd fy nghŵyn i'r ICO o hyd, byddaf yn rhoi copi ohono iddynt i'w ystyried.
Gallwch ddod o hyd i ganllawiau ar eich rhwymedigaethau o dan ddeddfwriaeth hawliau gwybodaeth ar wefan swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth (www.cy.ico.org.uk) yn ogystal â gwybodaeth am eu pwerau rheoleiddio a'r camau y gallant eu cymryd.
Anfonwch ymateb llawn o fewn un mis calendr. Os na allwch ymateb o fewn yr amser hwnnw, dywedwch wrthyf pryd y byddwch yn gallu ymateb.
Os oes unrhyw beth yr hoffech ei drafod, cysylltwch â mi ar y rhif canlynol [Rhif ffôn].
Yn gywir
[Llofnod]