Awdurdod annibynnol y Deyrnas Unedig a sefydlwyd i gynnal hawliau gwybodaeth er budd y cyhoedd, annog cyrff cyhoeddus i fod yn agored a hybu preifatrwydd data i unigolion.

Cam 1 – Cwyno i'r sefydliad

Gallwch ddatrys llawer o broblemau'n uniongyrchol gyda'r sefydliad.

Os ydych eisoes wedi derbyn ymateb, ond yn anhapus am unrhyw reswm, dylech yn gyntaf gwneud cwyn i'r sefydliad.

Rydym yn argymell eich bod yn gwneud hyn yn ysgrifenedig.

Os credwch fod gwybodaeth bersonol ar goll o'u hymateb, dylech restru'n glir pa wybodaeth arall sydd ganddynt hefyd yn eich barn chi. Bydd hyn yn eu helpu i adolygu eu cofnodion.

Cofiwch gadw copïau o unrhyw ohebiaeth am eich cwyn, fel tystiolaeth.

Gallech ddefnyddio'r templed llythyr cwyn canlynol fel canllaw, gan ychwanegu manylion eich cwyn eich hun:

[Eich cyfeiriad llawn]

[Rhif ffôn]

[Y dyddiad]

[Enw a chyfeiriad y sefydliad]
[Rhif cyfeirnod (os darperir o fewn yr ymateb cychwynnol)]

Annwyl [Syr neu Madam/enw’r person rydych wedi bod mewn cysylltiad ag ef]

Pryder hawliau gwybodaeth

[Eich enw a'ch cyfeiriad llawn ac unrhyw fanylion eraill megis rhif y cyfrif i'ch helpu i'ch adnabod]

Rwy’n pryderu nad ydych wedi ymdrin â’m gwybodaeth bersonol i yn gywir.

[Rhowch fanylion eich pryder, gan esbonio'n glir ac yn syml beth sydd wedi digwydd a, lle y bo'n briodol, ei effaith arnoch chi.]

Cyn imi roi gwybod am fy mhryder i Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth (ICO) rwy’n deall y dylwn i roi cyfle i chi ddelio ag ef.

Ar ôl cael eich ymateb, os byddaf yn dal yn dymuno rhoi gwybod i’r ICO am fy mhryder, fe roddaf gopi o’ch ymateb iddyn nhw i gael ei ystyried.

Gallwch ddod o hyd i ganllawiau ar eich rhwymedigaethau o dan ddeddfwriaeth hawliau gwybodaeth ar wefan swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth (www.cy.ico.org.uk) yn ogystal â gwybodaeth am eu pwerau rheoleiddio a'r camau y gallant eu cymryd.

Anfonwch ymateb llawn o fewn un mis calendr. Os na allwch ymateb o fewn yr amser hwnnw, dywedwch wrthyf pryd y byddwch yn gallu ymateb.

Os oes unrhyw beth yr hoffech ei drafod, cysylltwch â mi ar y rhif canlynol [Rhif ffôn].

Yn gywir

[Llofnod]

Cam 2 – Rhowch wybod i'r Swyddfa Comisiynydd Gwybodaeth

Os ydych wedi cwyno wrth sefydliad ac nad ydych yn derbyn unrhyw ymateb o hyd, neu'n parhau i fod yn anhapus gyda'r ffordd y maent yn ymdrin â'ch cais gwrthrych am wybodaeth, gallwch gwneud cwyn i'r ICO.

Ni allwn:

  • gweithredu fel eich cynrychiolydd;
  • dyfarnu iawndal; neu
  • cosbi sefydliad am dorri'r gyfraith (ar wahân i'r achosion mwyaf difrifol).

Fodd bynnag, os credwn nad yw'r sefydliad wedi ymateb i'ch cais fel y dylai fod wedi'i wneud, gallwn roi cyngor iddynt a gofyn iddynt ddatrys y broblem.

Dylech godi eich pryderon gyda ni o fewn tri mis i'ch cyswllt ystyrlon diwethaf â'r sefydliad.

Cofiwch anfon copïau atom o'r holl ddogfennau allweddol sydd gennych i gefnogi eich cwyn, a gedwir gennych fel tystiolaeth.

Gallwch hefyd geisio gorfodi eich hawliau drwy'r llysoedd. Os penderfynwch wneud hyn, rydym yn eich cynghori'n gryf i geisio cyngor cyfreithiol annibynnol yn gyntaf.

Cyngor pellach gan Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth

Gallwn eich helpu i ddeall sut i weithio orau gyda'r sefydliad i ddatrys eich pryder.

I gael rhagor o gyngor, gallwch gysylltu â ni drwy ein gwasanaeth sgwrsio neu ffoniwch ein llinell gymorth ar 0303 123 1113.