Awdurdod annibynnol y Deyrnas Unedig a sefydlwyd i gynnal hawliau gwybodaeth er budd y cyhoedd, annog cyrff cyhoeddus i fod yn agored a hybu preifatrwydd data i unigolion.

Beth ddylai fy nghais ei ddweud?

Dylech gynnwys:

  • label glir ar gyfer eich cais (e.e. defnyddio 'cais gwrthrych am wybodaeth' fel eich llinell pwnc e-bost neu bennawd ar gyfer eich llythyr);
  • dyddiad eich cais;
  • eich enw (gan
  • unrhyw wybodaeth arall a ddefnyddir gan y sefydliad i'ch adnabod neu eich gwahaniaethu oddi wrth unigolion eraill (e.e. rhif cyfrif cwsmeriaid neu rif cyflogai);
  • eich manylion cyswllt diweddaraf;
  • rhestr gynhwysfawr o ba ddata personol rydych am ei gyrchu, yn seiliedig ar yr hyn sydd ei angen arnoch;
  • unrhyw fanylion, dyddiadau perthnasol, neu feini prawf chwilio a fydd yn helpu'r sefydliad i nodi'r hyn rydych ei eisiau; a
  • sut yr hoffech dderbyn y wybodaeth (e.e. drwy e-bost neu argraffwyd).

Peidiwch â chynnwys:

  • gwybodaeth arall gyda'ch cais, megis manylion am gŵyn gwasanaeth cwsmeriaid ehangach;
  • cais am yr holl wybodaeth sydd gan y sefydliad arnoch, oni bai mai dyna rydych chi ei eisiau (os oes gan sefydliad lawer o wybodaeth amdanoch chi, gallai gymryd mwy o amser iddynt ymateb, neu ei gwneud yn anos i chi ddod o hyd i'r wybodaeth benodol sydd ei hangen arnoch yn eu hymateb); neu
  • iaith fygythiol neu sarhaus.


Where possible, send your request directly to the individual or team who deal with subject access requests, such as the data protection officer.

Sut ddylai fy nghais edrych?

Gallech ddefnyddio ein templed llythyr cais gwrthrych am wybodaeth fel canllaw, gan ychwanegu'n union pa wybodaeth rydych yn gofyn amdani:

[Enw a chyfeiriad y sefydliad]

[Eich enw a'ch cyfeiriad post llawn]

[Eich rhif cyswllt]

[Eich cyfeiriad e-bost]

[Y dyddiad]

Annwyl Syr neu Madam

Cais gwrthrych am wybodaeth

[Dylech gynnwys eich enw llawn a manylion perthnasol eraill i'ch helpu i'ch adnabod].

Rhowch y data personol sydd gennych amdanaf, y mae gennyf hawl i'w gael o dan gyfraith diogelu data, a gedwir yn:

[Rhowch fanylion penodol am ble i chwilio am y data personol rydych chi ei eisiau, er enghraifft:

  • fy ffeil bersonél;
  • e-byst rhwng 'person A' a 'person B' (o 1 Mehefin 2017 i 1 Medi 2017)
  • my medical records (between 2014 and 2017) held by ‘Dr C’ at ‘hospital D’;
  • the CCTV camera situated at (‘location E’) on 23 May 2017 between 11am and 5pm; and
  • datganiadau ariannol (rhwng 2013 a 2017) a gedwir yn rhif y cyfrif xxxxx.]

Os oes angen rhagor o wybodaeth arnoch, rhowch wybod i mi cyn gynted â phosibl.

[Os yw'n berthnasol, nodwch a fyddai'n well gennych dderbyn y data mewn fformat electronig penodol, neu ei argraffu].

It may be helpful for you to know that data protection law requires you to respond to a request for personal data within one calendar month.

If you do not normally deal with these requests, please pass this letter to your data protection officer or relevant staff member.

If you need advice on dealing with this request, the Information Commissioner’s Office can assist you. Its website is ico.org.uk, or it can be contacted on 0303 123 1113.

Yn gywir

[Llofnod]

Cwestiynau cyffredin

A allaf wneud cais gwrthrych am wybodaeth ar lafar?

Yes. You can make a subject access request verbally, but we recommend you put it in writing if possible because this gives you a record of your request.

Os ydych yn gwneud cais llafar, ceisiwch:

  • use straightforward, polite language;
  • focus the conversation on your subject access request;
  • trafod y rheswm dros eich cais, os yw hyn yn briodol – gweithiwch gyda nhw i nodi'r math o wybodaeth sydd ei hangen arnoch a ble y gellir dod o hyd iddi;
  • gofyn iddynt wneud nodiadau ysgrifenedig – yn enwedig os ydych yn gofyn am wybodaeth benodol iawn; a
  • wirio eu dealltwriaeth – gofynnwch iddynt grynhoi eich cais yn fyr a rhoi gwybod iddynt os oes unrhyw beth yn anghywir neu ar goll cyn gorffen y sgwrs.

However, even if you make your request verbally, we recommend you follow it up in writing (eg by letter, email or using a standard form).

A ddylwn i ddefnyddio ffurflen safonol sefydliad?A ddylwn i ddefnyddio ffurflen safonol sefydliad?

Nid yw ffurflenni safonol yn orfodol ac nid ydynt bob amser yn cael eu darparu. Fodd bynnag, efallai y bydd sefydliad yn gofyn i chi ddefnyddio eu rhai nhw.

Gall ffurflenni safonol ei gwneud yn haws i sefydliad ddelio â'ch cais gwrthrych am wybodaeth. Gallant:

  • strwythuro eich cais;
  • eich annog i gynnwys y manylion angenrheidiol a'r dogfennau ategol; a
  • rhoi gwybod i chi am y pwynt cyswllt gorau yn y sefydliad.

Fodd bynnag, gallwch barhau i ddewis dull arall o gyflwyno'ch cais.

A all rhywun arall wneud cais ar fy rhan?

Gallwn, gallwch awdurdodi rhywun arall i wneud cais gwrthrych am wybodaeth i chi. Fodd bynnag, dylech ystyried a ydych am i'r person arall gael mynediad at rywfaint neu'r cyfan o'ch gwybodaeth bersonol.

Yn dibynnu ar natur eich cais, gallai'r person arall gael mynediad at wybodaeth nad ydych efallai am ei rhannu â nhw, megis eich hanes meddygol.

Mae enghreifftiau o unigolion sy'n gwneud ceisiadau am bobl eraill yn cynnwys:

  • rhywun sydd â chyfrifoldeb rhiant, neu warcheidwad, yn gofyn am wybodaeth am blentyn neu berson ifanc (am ragor o wybodaeth, darllenwch ein canllawiau i sefydliadau ar geisiadau am wybodaeth am blant); guidance for organisations on requests for information about children);
  • person a benodir gan lys i reoli materion rhywun arall;
  • cyfreithiwr sy'n gweithredu ar gyfarwyddiadau eu cleient; neu
  • perthynas neu ffrind y mae'r unigolyn yn teimlo'n gyfforddus yn gofyn am help.

Mae angen i sefydliad sy'n derbyn y cais fod yn fodlon bod yr unigolyn arall yn cael eich cynrychioli.

Gallant ofyn am dystiolaeth ategol ffurfiol i ddangos hyn, megis:

  • awdurdodiad ysgrifenedig gennych chi; neu
  • atwrneiaeth fwy cyffredinol.

Cyfrifoldeb y person arall yw darparu hyn pan ofynnir iddo wneud hynny.

A ddylwn gadw cofnod o'm cais?

Dylech – pryd bynnag y bo'n bosibl, rydym yn argymell yn gryf:

  • eich bod yn cadw copi o unrhyw ddogfennau neu ohebiaeth ysgrifenedig ar gyfer eich cofnodion eich hun;
  • eich bod yn cadw unrhyw brawf o bostio neu ddosbarthu (fel rhif cyfeirnod post), os yw ar gael; a
  • os ydych chi'n defnyddio ffurflen gyflwyno ar-lein, rydych chi'n cymryd screenshot cyn ei hanfon.

Lle nad oes dogfennau perthnasol ar gael i chi eu copïo, ystyriwch wneud cofnod ysgrifenedig o'ch cais. Dylai hyn gynnwys manylion allweddol, megis:

  • dyddiad ac amser eich cais;
  • y lleoliad (e.e. os gwnaed eich cais yn bersonol);
  • y rhif cyswllt neu'r ffurflen gyflwyno a ddefnyddiwyd gennych;
  • manylion unrhyw gysylltiadau yr ydych wedi rhyngweithio â nhw;
  • nodiadau am unrhyw wybodaeth bersonol y gwnaethoch ofyn amdani;
  • unrhyw wybodaeth bellach y gallai'r sefydliad fod wedi gofyn i chi ei darparu;
  • unrhyw rifau cyfeirnod a roddir i chi; a
  • unrhyw wybodaeth berthnasol arall.

Bydd hyn yn darparu tystiolaeth ddefnyddiol os ydych yn dymuno:

  • dilyn eich cais;
  • codi pryderon; neu
  • cwyno am ymateb sefydliad, yn ddiweddarach.