- Diben y prosesu a’r sail gyfreithiol drosto
- Yr hyn y bydd arnom ei angen a pham mae arnom ei angen
- Yr hyn a wnawn gydag ef
- Pa mor hir y byddwn yn ei chadw
- Beth yw’ch hawliau chi?
- Ydyn ni’n defnyddio unrhyw broseswyr data?
Diben y prosesu a’r sail gyfreithiol drosto
Ein diben ni yw ymchwilio a chymryd camau rheoleiddio yn unol â’n dyletswyddau statudol.
Y sail gyfreithiol rydyn ni’n dibynnu arni i brosesu’ch data personol yw erthygl 6(1)(e) o’r GDPR, sy’n caniatáu inni brosesu data personol pan fydd angen gwneud hynny i gyflawni’n tasgau cyhoeddus fel rheoleiddiwr.
Os yw’r wybodaeth y byddwch yn ei darparu ynglŷn â’ch adroddiad yn cynnwys data categori arbennig, megis gwybodaeth am iechyd neu grefydd neu wybodaeth ethnig, y sail rydyn ni’n dibynnu arni er mwyn ei phrosesu yw erthygl 9(2)(g) o’r GDPR, sydd hefyd yn ymwneud â’n tasg gyhoeddus a diogelu’ch hawliau sylfaenol chi, ac Atodlen 1 rhan 2(6) o Ddeddf Diogelu Data 2018 sy’n ymwneud â dibenion statudol a dibenion y llywodraeth.
Yr hyn y bydd arnom ei angen
Mae arnon ni angen digon o wybodaeth gennych er mwyn ymchwilio i’ch datgeliad gwarchodedig i ni, gan gynnwys unrhyw dystiolaeth sydd gennych i’w ategu.
Pan gawn ni gŵyn gennych, byddwn yn creu ffeil achos a fydd yn cynnwys manylion eich cwyn. Mae hyn fel arfer yn cynnwys pwy ydych chi, eich manylon cysylltu ac unrhyw wybodaeth arall rydych chi wedi’i rhoi inni am unigolion sy’n rhan o’r gŵyn. Byddwn yn trin yr wybodaeth a roddwch mewn modd cyfrinachol. I gael rhagor o wybodaeth, gweler ein canllaw i chwythwyr chwiban.
Gallwch gysylltu â ni’n ddienw os yw’n well gennych ond rydyn ni’n debycach o allu ymchwilio i ddrwgweithredu posibl os ydyn ni’n hyderus bod y sawl sy’n gwneud y datgeliad mewn sefyllfa i wneud cwyn wybodus. Bydd yn golygu hefyd ein bod yn gallu rhoi gwybodaeth yn ôl am unrhyw gamau rydyn ni wedi’u cymryd, os gallwn ni.
Pam mae arnom ei angen
Mae angen inni wybod manylion eich cwyn er mwyn inni benderfynu a yw’r sefydliad wedi cydymffurfio â’r ddeddfwriaeth berthnasol a chyflawni’n swyddogaeth reoleiddiol.
Yr hyn a wnawn gydag ef
Byddwn yn trin yr wybodaeth a roddwch mewn modd cyfrinachol a fyddwn ni ddim yn ei datgelu heb awdurdod cyfreithlon. Ond er mwyn edrych i mewn i fater yn iawn, bydd angen fel arfer inni ddatgelu rhywfaint o wybodaeth i’r sefydliad o dan sylw. Gallwn drafod hyn gyda chi, ond dylech nodi’n glir unrhyw wybodaeth nad ydych chi am inni ei rhannu o’r dechrau’n deg.
Os oes modd, byddwn yn rhoi adborth ichi am unrhyw gamau y byddwn yn eu cymryd o ganlyniad i’ch datgeliad. Er hynny, mae’r adborth hwn yn gyfyngedig. Rydyn ni o dan ddyletswydd cyfrinachedd hefyd tuag at y sefydliadau rydyn ni’n eu rheoleiddio. Mae’r gyfraith yn ein hatal rhag rhannu llawer o’r wybodaeth amdanyn nhw sydd gennyn ni.
Byddwn ni hefyd yn cyhoeddi gwybodaeth mewn adroddiad blynyddol am unrhyw gamau a gymerwn ni o ganlyniad i ddatgeliadau gan chwythwyr chwiban. Serch hynny, fydd hyn ddim yn cynnwys gwybodaeth a fydd yn enwi chwythwyr chwiban na’u cyflogwyr (gan gynnwys cyngyflogwyr).
Byddwn yn defnyddio’ch gwybodaeth bersonol i brosesu’ch cwyn ac i wirio lefel y gwasanaeth rydyn ni’n ei ddarparu. Rydym yn llunio ac yn cyhoeddi ystadegau sy’n dangos gwybodaeth o’r fath ar ffurf y nifer o gŵynion sy’n dod i law, ond heb fod mewn ffurf sy’n adnabod neb.
Pa mor hir y byddwn yn ei chadw
I gael gwybodaeth am pa mor hir rydyn ni’n cadw data personol, gweler ein hamserlen cadw gwybodaeth.
Beth yw’ch hawliau chi?
Rydym yn gweithredu yn rhinwedd ein swyddogaeth swyddogol i asesu’ch adroddiad chi bod y gyfraith wedi’i thorri o bosibl, felly mae gennych chi hawl i wrthwynebu’n gwaith i brosesu’ch data personol. Mae yna resymau dilys pam y gallem wrthod eich cais, sy’n dibynnu ar pam rydyn ni’n ei brosesu.
I gael rhagor o wybodaeth am eich hawliau, gweler ‘Eich hawliau chi fel unigolyn’.
Ydyn ni’n defnyddio unrhyw broseswyr data?
Nac ydyn.