- Cam 1 – Cwyno i'r sefydliad
- Cam 2 – Rhoi gwybod i Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth am eich cwynion
- Cyngor pellach gan Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth
Cam 1 – Cwyno i'r sefydliad
Gallwch ddatrys llawer o broblemau'n uniongyrchol gyda'r sefydliad.
Os ydych eisoes wedi derbyn ymateb, ond yn anhapus am unrhyw reswm, dylech yn gyntaf
Rydym yn argymell eich bod yn gwneud hyn yn ysgrifenedig.
Os credwch fod gwybodaeth bersonol ar goll o'u hymateb, dylech restru'n glir pa wybodaeth arall sydd ganddynt hefyd yn eich barn chi. Bydd hyn yn eu helpu i adolygu eu cofnodion.
Cofiwch gadw copïau o unrhyw ohebiaeth am eich cwyn, fel tystiolaeth.
Gallech ddefnyddio'r templed llythyr cwyn canlynol fel canllaw, gan ychwanegu manylion eich cwyn eich hun:
[Eich cyfeiriad llawn]
[Rhif ffôn]
[Y dyddiad]
[Enw a chyfeiriad y sefydliad]
[Rhif cyfeirnod (os darperir o fewn yr ymateb cychwynnol)]
Annwyl [Syr neu Madam/enw’r person rydych wedi bod mewn cysylltiad ag ef]
Cwyn am hawl gwybodaeth
[Eich enw a'ch cyfeiriad llawn ac unrhyw fanylion eraill megis rhif y cyfrif i'ch helpu i'ch adnabod]
Rwy’n pryderu nad ydych wedi ymdrin â’m gwybodaeth bersonol i yn gywir.
[Rhowch fanylion eich cwyn, gan esbonio'n glir ac yn syml beth sydd wedi digwydd a, lle bo'n briodol, ei effaith arnoch chi.]
Rwy'n deall, cyn adrodd fy nghŵyn i Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth (ICO) y dylwn roi'r cyfle i chi ddelio ag ef.
Os hoffwn, pan fyddaf yn cael eich ymateb, adrodd fy nghŵyn i'r ICO o hyd, byddaf yn rhoi copi ohono iddynt i'w ystyried.
Gallwch ddod o hyd i ganllawiau ar eich rhwymedigaethau o dan ddeddfwriaeth hawliau gwybodaeth ar wefan swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth (www.cy.ico.org.uk) yn ogystal â gwybodaeth am eu pwerau rheoleiddio a'r camau y gallant eu cymryd.
Anfonwch ymateb llawn o fewn un mis calendr. Os na allwch ymateb o fewn yr amser hwnnw, dywedwch wrthyf pryd y byddwch yn gallu ymateb.
Os oes unrhyw beth yr hoffech ei drafod, cysylltwch â mi ar y rhif canlynol [Rhif ffôn].
Yn gywir
[Llofnod]
Cam 2 – Rhoi gwybod i Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth am eich cwynion
Os ydych wedi cwyno i'r sefydliad ac nad ydych yn derbyn unrhyw ymateb o hyd, neu'n parhau i fod yn anhapus gyda'r ffordd y maent yn ymdrin â'ch cais gwrthrych am wybodaeth, gallwch gwneud cwyn i'r ICO.
Ni allwn:
- gweithredu fel eich cynrychiolydd;
- dyfarnu iawndal; neu
- cosbi sefydliad am dorri'r gyfraith (ar wahân i'r achosion mwyaf difrifol).
Fodd bynnag, os credwn nad yw'r sefydliad wedi ymateb i'ch cais fel y dylai fod wedi'i wneud, gallwn roi cyngor iddynt a gofyn iddynt ddatrys y broblem.
Dylech godi eich cwynion gyda ni o fewn tri mis i'ch cyswllt ystyrlon diwethaf â'r sefydliad.
Cofiwch anfon copïau atom o'r holl ddogfennau allweddol sydd gennych i gefnogi eich cwyn, a gedwir gennych fel tystiolaeth.
Gallwch hefyd geisio gorfodi eich hawliau drwy'r llysoedd. Os penderfynwch wneud hyn, rydym yn eich cynghori'n gryf i geisio cyngor cyfreithiol annibynnol yn gyntaf.
Cyngor pellach gan Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth
Gallwn eich helpu i ddeall y ffordd orau o weithio gyda'r sefydliad i ddatrys eich cwyn.
I gael rhagor o gyngor, gallwch gysylltu â ni drwy ein gwasanaeth sgwrsio neu ffoniwch ein llinell gymorth ar 0303 123 1113.