Mae'r ICO yn bodoli i'ch grymuso chi drwy gyfrwng gwybodaeth.

Paratoi a chyflwyno eich cais testun am weld wybodaeth

Rhannu

Tudalennau

Fformat

Sut mae gwneud cais testun am weld gwybodaeth?

Y ffordd hawsaf o wneud cais testun am weld gwybodaeth yw defnyddio’n gwasanaeth ar-lein ni. Mae'n cymryd tua 10 munud. Mae'n eich helpu i ysgrifennu’ch cais ac yna'n anfon y cais at y sefydliad drwy’r ebost.

Rydyn ni eisiau diogelu a grymuso pobl drwy eu helpu i ddeall sut mae eu gwybodaeth yn cael ei defnyddio a'i chyrchu. Yn ICO25, ein cynllun strategol, gwnaethom ymrwymiad i ddatblygu teclyn ar-lein i helpu pobl i wneud ceisiadau testun am weld gwybodaeth a hynny mewn ffordd sy'n galluogi busnesau a sefydliadau i ymateb yn effeithiol.

Erbyn hyn, mae fersiwn cyntaf y teclyn yma yn barod i’w brofi ac mae’n disodli'r templed llythyr oedd ar gael o'r blaen ar y tudalen yma.

Bydd teclyn y cais am weld gwybodaeth yn eich helpu i wybod ble i anfon eich cais ac yn egluro’r hyn y dylech ei ddisgwyl. Bydd yn anfon eich cais yn uniongyrchol at y sefydliad gyda chyfarwyddiadau i'w helpu nhw i ymateb ichi yn gyflym ac yn syml.

Dyma'r fersiwn cyntaf o'r teclyn ac mae gennyn ni ddiddordeb mewn clywed eich barn. Ar ôl ichi gyflwyno’ch cais, byddwch yn gallu rhannu’ch adborth, a fydd yn ein helpu i fireinio'r teclyn a gwneud gwelliannau.

Beth ddylwn i ei ddweud?

Gofalwch gynnwys:

  • label clir ar gyfer eich cais (e.e. defnyddiwch 'cais testun am weld gwybodaeth' fel llinell pwnc eich neges ebost neu bennawd eich llythyr);
  • dyddiad eich cais;
  • eich enw (gan gynnwys unrhyw enwau eraill, os yw'n berthnasol);
  • unrhyw wybodaeth arall sy’n cael ei defnyddio gan y sefydliad i'ch adnabod neu i wahaniaethu rhyngoch chi ac unigolion eraill (e.e. rhif cyfrif cwsmer neu rif cyflogai);
  • eich manylion cysylltu cyfredol;
  • rhestr gynhwysfawr o’r data personol rydych chi am ei weld, wedi’i seilio ar yr hyn y mae arnoch ei angen;
  • unrhyw fanylion, dyddiadau perthnasol, neu feini prawf chwilio a fydd yn helpu'r sefydliad i nodi'r hyn rydych chi eisiau ei gael; a
  • sut yr hoffech chi gael yr wybodaeth (e.e. drwy’r ebost neu wedi’i argraffu).

Peidiwch â chynnwys:

  • gwybodaeth arall gyda'ch cais, fel manylion am gŵyn ehangach am wasanaeth i gwsmeriaid;
  • cais am yr holl wybodaeth sydd gan y sefydliad amdanoch chi, oni bai mai dyna rydych chi eisiau ei gael (os oes gan sefydliad lawer o wybodaeth amdanoch chi, fe allai gymryd mwy o amser iddyn nhw ymateb, neu ei gwneud hi'n anoddach i chithau ddod o hyd i'r wybodaeth benodol sydd ei hangen arnoch yn eu hymateb nhw); neu
  • iaith fygythiol neu anweddus..


Lle bo modd, anfonwch eich cais yn uniongyrchol at yr unigolyn neu'r tîm sy'n ymdrin â cheisiadau am weld gwybodaeth, fel y swyddog diogelu data.

Cwestiynau cyffredin

Ga i wneud cais testun am weld gwybodaeth ar lafar?

Cewch. Cewch wneud cais testun am weld gwybodaeth ar lafar, ond rydyn ni’n argymell y dylech chi ei roi mewn ysgrifen os oes modd gan fod hynny’n rhoi cofnod o'ch cais ichi.

Os byddwch chi'n gwneud cais ar lafar, ceisiwch wneud y canlynol:

  • defnyddio iaith syml, gwrtais;
  • canolbwyntio’r sgwrs ar eich cais am weld gwybodaeth;
  • trafod y rheswm dros eich cais, os yw hyn yn briodol – gweithiwch gyda nhw i nodi'r math o wybodaeth sydd ei hangen arnoch a ble mae modd dod o hyd iddi;
  • gofyn iddyn nhw wneud nodiadau ysgrifenedig – yn enwedig os ydych chi'n gofyn am wybodaeth benodol iawn; a
  • gwirio eu bod nhw’n deall – gofynnwch iddyn nhw grynhoi'ch cais yn fyr a dwedwch wrthyn nhw os oes unrhyw beth yn anghywir neu ar goll cyn ichi orffen y sgwrs.

Serch hynny, hyd yn oed os gwnewch chi’ch cais ar lafar, rydyn ni’n argymell y dylech chi ddilyn hynny mewn ysgrifen (e.e. trwy lythyr, neges ebost neu drwy ddefnyddio ffurflen safonol).

Ddylwn i ddefnyddio ffurflen safonol?

Dyw ffurflenni safonol ddim yn orfodol a dydyn nhw ddim bob amser yn cael eu darparu. Er hynny, efallai y bydd sefydliad yn gofyn ichi ddefnyddio’u ffurflenni nhw.

Gall ffurflenni safonol ei gwneud yn haws i sefydliad ddelio â'ch cais am weld gwybodaeth. Maen nhw’n gallu:

  • strwythuro'ch cais;
  • eich annog i gynnwys y manylion angenrheidiol a'r dogfennau ategol; a
  • rhoi gwybod ichi pwy yw'r pwynt cysylltu gorau yn y sefydliad.

Er hynny, rydych chi’n dal yn cael dewis dull arall o gyflwyno’ch cais.

A gaiff rhywun arall wneud cais ar fy rhan?

Caiff. Rydych chi’n cael awdurdodi rhywun arall i wneud cais am weld gwybodaeth ar eich rhan, ond dylech ystyried a ydych chi am i'r person arall gael gweld rhywfaint neu’r cyfan o'ch gwybodaeth bersonol.

Gan ddibynnu ar natur eich cais, fe allai'r person arall weld gwybodaeth nad ydych chi eisiau ei rhannu gyda nhw, fel eich hanes meddygol.

Mae enghreifftiau o unigolion sy'n gwneud ceisiadau ar ran pobl eraill yn cynnwys:

  • rhywun sydd â chyfrifoldeb rhiant, neu warcheidiaeth, sy’n gofyn am wybodaeth am blentyn neu berson ifanc (i gael rhagor o wybodaeth, darllenwch ein canllawiau i sefydliadau ar geisiadau am wybodaeth am blant);
  • person a benodir gan lys i reoli materion rhywun arall;
  • cyfreithiwr sy'n gweithredu ar gyfarwyddiadau eu cleient; neu
  • berthynas neu ffrind y mae'r unigolyn yn teimlo'n gyffyrddus yn gofyn am eu help.

Mae angen i sefydliad sy'n cael y cais fod yn fodlon bod yr unigolyn arall yn cael eich cynrychioli chi.

Efallai y byddan nhw’n gofyn am dystiolaeth ategol ffurfiol i ddangos hyn, fel:

  • awdurdodiad ysgrifenedig gennych chi; neu
  • atwrneiaeth fwy cyffredinol.

Cyfrifoldeb y person arall yw darparu hyn pan ofynnir iddyn nhw wneud hynny.

Ddylwn i gadw cofnod o'm cais?

Dylech – lle bynnag y bo modd, rydyn ni’n argymell yn gryf:

  • y dylech chi gadw copi o unrhyw ddogfennau neu ohebiaeth ysgrifenedig ar gyfer eich cofnodion chi’ch hun;
  • y dylech chi gadw unrhyw brawf postio neu brawf danfon (fel rhif cyfeirnod post), os oes un ar gael; ac
  • os ydych chi'n defnyddio ffurflen gyflwyno ar-lein, y dylech chi dynnu sgrinlun cyn ei hanfon.

Pan nad oes dogfennau perthnasol ar gael i chi eu copïo, ystyriwch greu log ysgrifenedig o'ch cais. Dylai hyn gynnwys manylion allweddol, fel:

  • dyddiad ac amser eich cais;
  • y lleoliad (e.e. os cafodd eich cais ei wneud yn bersonol);
  • y rhif cysylltu neu'r ffurflen gais a ddefnyddiwyd gennych;
  • manylion unrhyw gysylltiadau rydych chi wedi rhyngweithio â nhw;
  • nodiadau am unrhyw wybodaeth bersonol y gwnaethoch ofyn amdani;
  • unrhyw wybodaeth bellach y gallai'r sefydliad fod wedi gofyn chi ei darparu;
  • unrhyw gyfeirnod a roddir ichi; ac
  • unrhyw wybodaeth berthnasol arall.

Bydd hyn yn darparu tystiolaeth ddefnyddiol os ydych chi’n dymuno:

  • dilyn eich cais;
  • codi cwyn; neu
  • gwyno am ymateb sefydliad, yn ddiweddarach.

Helpwch ni i wella’n gwefan