Sut i ysgrifennu cais effeithiol am wybodaeth

Beth mae angen imi ei gynnwys yn fy nghais?

Dylech anfon eich cais drwy'r ebost neu drwy lythyr.

Os ydych chi'n gwneud cais am wybodaeth o dan y Rheoliadau Gwybodaeth Amgylcheddol (EIR) cewch wneud hynny ar lafar, ond rydyn ni'n argymell y dylech chi wneud hynny mewn ysgrifen. Mae'n haws ichi gadw cofnodion o'r hyn y gwnaethoch chi ofyn amdano a pha bryd.

Wrth ichi ysgrifennu'ch cais mae'n rhaid ichi gynnwys:

- eich enw go iawn; a
- chyfeiriad ebost neu gyfeiriad post.

Does dim angen ichi:

- wybod pa gyfraith rydych chi'n gwneud cais odani (e.e. y Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth, y Rheoliadau Gwybodaeth Amgylcheddol neu INSPIRE); na
- dweud pam yr hoffech chi gael yr wybodaeth, er y bydd yr wybodaeth hon yn ei gwneud hi'n llawer haws i'r awdurdod cyhoeddus.

Gallwch ddefnyddio'n templed neges ebost neu lythyr i gyflwyno'ch cais.

[Cyfeiriad ar gyfer gohebiaeth]

[DYDDIAD]

Annwyl Syr/Madam

O dan y [Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth/Rheoliadau Gwybodaeth Amgylcheddol], hoffwn wneud cais am yr wybodaeth a ganlyn:

Wrth ofyn am wybodaeth, byddwch yn benodol ac osgowch ofyn cwestiynau cyffredinol. Cynhwyswch fanylion fel dyddiadau ac enwau os gallwch chi.]

Hoffwn ichi ddarparu'r wybodaeth hon yn y fformat a ganlyn:

[dewisol: dywedwch a oes yna fformat penodol yr hoffech gael yr wybodaeth ynddo]

Mae croeso ichi gysylltu â mi ar [eich rhif ffôn neu'ch cyfeiriad ebost] os oes angen eglurhad ynglŷn ag unrhyw agwedd ar fy nghais.

Yn gywir

[Enw]

Cynghorion ar wneud cais clir

Dywedwch yn glir eich bod yn gwneud cais am wybodaeth.

Mae hyn yn helpu'r awdurdod cyhoeddus i wybod yn syth sut i ddelio â'ch llythyr neu'ch neges ebost.

Gwnewch eich cais mor benodol â phosibl

Lle bo'n bosibl, gofynnwch am wybodaeth benodol neu gofynnwch gwestiynau clir. Osgowch osodiadau annelwig neu gyffredinol.

Ceisiwch gynnwys manylion fel dyddiadau ac enwau, os gallwch chi.

Efallai yr hoffech gynnwys y rheswm pam rydych chi'n gofyn am yr wybodaeth. Efallai y bydd hyn yn eich helpu i gael yr hyn y mae arnoch ei angen.

Peidiwch â chyflwyno ceisiadau sy'n ceisio dal pob dim fel "anfonwch bopeth am x i mi". Gall cyrff cyhoeddus wrthod ceisiadau y maen nhw'n credu eu bod yn rhy eang neu feichus.

Gofynnwch am help

Os ydych chi'n ansicr, dylai'r corff cyhoeddus roi cyngor a chymorth ichi, o fewn terfynau rhesymol.

Rydych chi bob amser yn cael cysylltu â'r corff cyhoeddus cyn ichi gyflwyno cais er mwyn gofyn am gyngor a chymorth. Fe allan nhw eich helpu i leihau rhychwant eich cais neu i gynnwys manylion. Mae hyn yn cynyddu'r tebygolrwydd y byddwch chi'n cael yr hyn rydych chi eisiau ei chael ac yn torri costau cydymffurfio.

Diogelwch arian cyhoeddus

Mae gennych chi hawl i weld gwybodaeth gyhoeddus ac mae'n rhaid i gyrff cyhoeddus barchu hynny.

Er hynny, mae ceisiadau'n costio amser ac arian i gyrff cyhoeddus ymateb iddyn nhw. Arian cyhoeddus yw hwn ac mae angen inni sicrhau ei fod yn cael ei wario mewn ffordd gyfrifol.

Mae'n bwysig na ddylech chi gyflwyno ceisiadau gwamal neu ddibwys.

Ddylech chi ddim gwneud ceisiadau am yr un wybodaeth fwy nag unwaith, oni bai bod yr wybodaeth wedi newid lawer.

Ddylech chi ddim gwneud ceisiadau fel ffordd o 'gosbi' corff cyhoeddus os ydych chi'n credu eu bod nhw wedi gwneud rhywbeth o'i le. Os byddwch chi'n gwneud unrhyw un neu ragor o'r uchod, fe allai'r corff cyhoeddus farnu bod eich cais yn 'flinderus' a gwrthod gweithredu arno.

Gwnewch gais, nid cwyn

Peidiwch â chyfuno cais am wybodaeth â chwyn am y corff cyhoeddus neu sylw am eu gweithredoedd nhw. Gallai hyn ei gwneud hi'n anodd dehongli'r hyn rydych chi'n gofyn amdano ac efallai na fyddwch yn cael ymateb rydych chi'n fodlon arno.

Os oes gennych chi gŵyn ddilys am y corff cyhoeddus, dylech chi ddilyn eu proses gwyno neu gwyno i'r ombwdsmon.

Byddwch yn gwrtais

Peidiwch â defnyddio iaith sy'n bygwth, yn sarhau neu'n cyhuddo.

Peidiwch â bod yn sarhaus am aelodau unigol o'r staff.

Caiff y corff cyhoeddus wrthod eich cais os byddwch chi