Awdurdod annibynnol y Deyrnas Unedig a sefydlwyd i gynnal hawliau gwybodaeth er budd y cyhoedd, annog cyrff cyhoeddus i fod yn agored a hybu preifatrwydd data i unigolion.

Rydym wedi diweddaru'r blog hwn i egluro ac ehangu ar rai pwyntiau allweddol ar gyfer ysgolion bach yng Nghymru, Lloegr a Gogledd Iwerddon, ac ysgolion bach annibynnol yn yr Alban. Efallai y bydd rheolwyr mewn grwpiau a chlybiau bach hefyd yn gweld y cyngor hwn o gymorth. Os ydych yn ysgol sy'n cael ei rhedeg gan yr awdurdod lleol yn yr Alban, siaradwch â'ch Dirprwy Lywydd am gyngor.

Mae blynyddoedd ysgol yn hedfan mor gyflym, a gall llawer ddigwydd o’r naill flwyddyn i'r llall. Mae tynnu lluniau o'ch gwersi, eich digwyddiadau a’ch gweithgareddau yn helpu i gasglu atgofion gwerthfawr i'ch myfyrwyr a dangos sut rydych chi'n gwneud pethau yn eich ysgol chi.

Dyma’r hyn y mae angen ichi ei wneud i sicrhau nad yw’ch arferion diogelu data yn eich dal yn ôl.

Penderfynwch pa sail gyfreithlon sydd gorau i'ch ysgol

Os oes modd i rywun gael ei adnabod ar sail ffotograff, mae’r llun fel arfer yn cael ei ystyried yn ddata personol iddyn nhw. Fel gydag unrhyw ddefnydd ar ddata personol, mae’n hanfodol dewis eich rheswm dilys neu’ch 'sail gyfreithlon'.

Defnyddiwch ein gwiriwr sail gyfreithlon i'ch helpu i benderfynu pa sail sy'n iawn ar gyfer tynnu lluniau yn eich ysgol. Mae dau y byddech yn debygol o'u dewis:

  • Gellir dibynnu ar dasg gyhoeddus os ydych yn gorff cyhoeddus sy'n arfer eich dyletswyddau neu'ch pwerau cyfreithiol, neu gorff sector preifat sydd â thasg benodol er budd y cyhoedd a nodir yn y gyfraith.
  • Mae buddiannau cyfreithlon yn fwy pellgyrhaeddol a gellir dibynnu arnynt pan fyddwch yn gwneud rhywbeth y tu allan i gwmpas unrhyw swyddogaethau cyhoeddus a phrosesu data mewn ffordd y gallai pobl ei disgwyl neu y gallwch ei chyfiawnhau. Gall hyn gynnwys hyrwyddo a marchnata.

Yn y rhan fwyaf o achosion, byddem yn disgwyl i ysgolion a ariennir yn gyhoeddus fod yn edrych ar dasgau cyhoeddus. Gall ysgolion annibynnol ac ysgolion eraill edrych ar naill ai dasg gyhoeddus (os gallant gyfeirio at swyddogaeth neu bŵer cyfreithiol perthnasol) neu fuddiannau cyfreithlon.

Os byddwch yn dewis y naill neu'r llall o'r rhain fel eich sail gyfreithlon, mae hyn yn eich galluogi i gydbwyso buddiannau pawb er mwyn cyflawni'r canlyniad tecaf. Rhaid i chi ddweud wrth bobl ymlaen llaw beth rydych chi'n mynd i'w wneud â'u data personol fel eu bod yn gwybod beth i'w ddisgwyl o'r dechrau. Lle bo'n bosibl, dylech hefyd roi'r cyfle iddynt optio allan. Os ydych am ddefnyddio lluniau myfyrwyr at ddibenion hyrwyddo, byddem yn dal i ddisgwyl i chi gynnig optio allan i rieni (neu'r myfyrwyr eu hunain os ydynt yn ddigon hen i wneud eu penderfyniadau eu hunain).

Nid yw cynnig optio allan yn golygu eich bod yn dibynnu ar 'ganiatâd' fel sail gyfreithlon o dan gyfraith diogelu data.

Mae caniatâd yn golygu rhoi rheolaeth lawn i bobl dros eu data a'r cyfrifoldeb amdanynt gan gynnwys y gallu i newid eu meddwl ynghylch a ellir parhau i'w brosesu. Mae hyn yn golygu, mewn rhai achosion, efallai nad cydsyniad yw'r opsiwn mwyaf priodol.

 

Er enghraifft, mae ysgol Sue am arddangos cyflawniadau Dominic, un o'i myfyrwyr, ym mwrsbectws yr ysgol. Mae'r prosbectws yn darparu gwybodaeth berthnasol i fyfyrwyr a rhieni fel rhan o'r broses derbyn i ysgolion.

Mae'n dweud wrth Dominic a'i rieni ei bod am argraffu ei enw a'i ffotograff yn y prosbectws, ac yn gofyn a yw am optio allan. Nid yw'n optio allan, felly mae'n ystyried ei bod yn rhesymol mynd ymlaen a defnyddio'r llun. Mae'n defnyddio tasg gyhoeddus fel ei sail gyfreithlon.

Yn ddiweddarach, mae Dominic yn penderfynu nad yw'n hoffi'r ffotograff ac yn dweud wrth yr ysgol nad yw am iddo gael ei ddefnyddio. Mae Sue yn ystyried y gwrthwynebiad, ac yn cytuno na fyddant yn defnyddio'r llun mewn deunyddiau yn y dyfodol nac mewn unrhyw gyfryngau digidol.

Er y gallai fod angen i Sue dynnu'r llun i lawr o wefan yr ysgol, nid oes rhaid iddi gofio na dinistrio copïau papur presennol o'r prosbectws o reidrwydd - er y dylai, wrth gwrs, ystyried unrhyw faterion lles plant.

Ewch ati i roi gwybod i bobl beth sydd yn yr arfaeth

Mae'n syniad da darparu eich polisïau ar gyfer cofnodi a defnyddio ffotograffau ar ddechrau'r flwyddyn academaidd, gan gynnwys unrhyw ddigwyddiadau allweddol lle bydd eich ysgol yn tynnu lluniau, a manylion am sut i optio allan. Felly, mae pawb yn gwybod beth i'w ddisgwyl ac yn gallu optio allan os ydynt am wneud hynny. Os oes gennych gyfle arall i dynnu lluniau yn ddiweddarach yn y flwyddyn, gall nodyn atgoffa fod o gymorth bob amser. Mae bod yn rhagweithiol ac yn dryloyw yn dangos eich bod yn poeni am ddata eich myfyrwyr ac yn helpu i feithrin ymddiriedaeth.

Mae'r rhan fwyaf o ysgolion yn rhoi cyfle i brynu ffotograffau unigol neu ddosbarth a dynnwyd gan weithiwr proffesiynol allanol yn ystod y flwyddyn ysgol. Os ydych yn bwriadu cynnig hyn, dylech roi gwybod i rieni, gwarcheidwaid neu fyfyrwyr ymlaen llaw pryd y bydd y ffotograffau'n cael eu tynnu a rhoi'r dewis iddynt optio allan. Cadwch gofnod o ba fyfyrwyr sydd wedi optio allan a gwneud yn siŵr bod y staff yn ymwybodol.

Storio ffeiliau'n ddiogel a hyfforddi’ch staff

O ran data plant – gan gynnwys ffotograffau – mae angen ichi gymryd gofal arbennig eich bod yn ei gadw'n ddiogel ac nad ydych yn ei roi i neb na ddylai gael ei weld. Gwnewch yn siŵr bod yr ysgol yn cadw cofnod o unrhyw weithdrefnau diogelu sydd ar waith i ddiogelu myfyrwyr penodol a hyfforddwch eich staff yn rheolaidd er mwyn osgoi'r risg o dorri'r rheolau. Mae angen hefyd ichi sicrhau y gallwch gael gafael ar eich ffotograffau pan fo’u hangen rhag ofn y bydd rhywun yn gofyn am gopi o'u gwybodaeth.

Os oes gennych arferion diogelu data cryf y mae eich staff yn eu deall a'u dilyn, byddwch nid yn unig yn ennill enw da yn eich cymuned fel ysgol sy'n cymryd ei chyfrifoldebau diogelu data o ddifrif, ond byddwch chi hefyd yn gallu cofnodi a chadw cofnod o'r adegau allweddol hynny.

Nid yw diogelu data yn cynnwys defnydd personol

Gall pobl dynnu lluniau a recordiadau fideo at ddefnydd personol, megis ar gyfer albwm teuluol. Fodd bynnag, efallai bydd eich ysgol yn penderfynu nad yw bob amser yn briodol caniatáu ffotograffau. Er enghraifft, efallai y byddwch yn penderfynu gwahardd ffotograffiaeth yng nghyngor ysgol rhag ofn ei fod yn tarfu ar y perfformiad. Dyma eich dewis chi fel ysgol, ond ni fyddai'r gwaharddiad ar sail diogelu data. Yn yr un modd, mae rhai ysgolion yn gofyn i rieni a gwarcheidwaid beidio â phostio ffotograffau ar gyfryngau cymdeithasol plant pobl eraill. Mae hwn yn bolisi synhwyrol, ond nid yw'n fater diogelu data gan nad yw'r gyfraith yn cynnwys swyddi cyfryngau cymdeithasol preifat a rennir gyda ffrindiau a theulu.

Efallai y byddai'n ddefnyddiol i'ch ysgol gyfeirio myfyrwyr a gwarcheidwaid at ein hyb ar y we Your Data Matters i ddysgu am eu hawliau data.